כיצד ליצור מדריך לעובדים?

אין חברה בעולם כיום, לא ציבורית או פרטית, שאין לה סטנדרט פעילות מורכב. לא משנה במה החברה מעורבת, יהיו אלה מוצרים, ייצור או שירות, כל עוד ישנם בני אדם העובדים בהם, קיים מדריך או ספר ידני. מטרת המדריך היא לשמור על אחידות מסוימת של דפוס במדיניות ובנהלים. מביטחון אישי ועד אבטחת חברה ועד קוד לבוש ושעות עבודה ושעות נוספות, על החברה להיות בעלת תקן כתוב שכולם ממנהל ועד פקיד חייבים לעמוד בו או לדבוק בו.

לחברה שהוקמה זה עתה אומנם לא יהיו תקנים קיימים, אך הם יצטרכו שיהיה להם לפני שתתחיל לפעול. ואת זה ניתן להשיג על ידי הלוואה ממשרד אחר באמצעות מחלקת משאבי אנוש שלהם, במיוחד אם אנשי HRD אלה שייכים לאגודה של מנהלי כוח אדם וכדומה. מנהל משאבי אנוש ממולח יכול לעשות את החלק שלו או שלה על ידי ביצוע כמה ראיונות ובדיקת מדריכים מחברות אחרות עם פעולות דומות לשלהם.

נוהל עבודה רגיל

גורם חשוב אחד שמאלץ חברות להכין ספר ידני מעוצב היטב או פעולות ונהלים קשור לחוק. באירופה קיים נוהל הפעלה סטנדרטי לחברות ייצור ויש מחלקה נוספת המכונה מינהל הבטיחות והבריאות התעסוקתית (OSHA) תחת מחלקת העבודה. מחלקה זו מפקחת על סוג העבודה שבוצעו על ידי חברות שונות, במיוחד ביחס לעובדיהן ולעובדיהן. כאשר OSHA עוקב אחר האופן שבו חברות אירופה מתייחסות לבטיחות עובדיהם, האנשים מרגישים בטוחים יותר במקום עבודתם בידיעה שמנהליהם מודעים להבטחת אזורי העבודה. עבורם לעבוד. OSHA גיבש מערכת מדיניות ונהלים ביחס לחברות המורשות לפעול במדינה מסוימת של האיחוד.

במדריך OSHA ההתחייבויות והעונשים מפורטים בבירור לכל המנהלים לראות ולהבין. פקידי HRM של כל משרד, בפרט, אפילו מוזמנים להשתתף בסמינרים על ידי OSHA בכל פעם שמדיניות חדשה הקשורה לבריאות העובדים ובטיחותם מאושרת על ידי הקונגרס והופכת לחוקים. באופן זה, פעילות החברות תהיה פחות מסוכנת ונעימה יותר לעבודה, וכך תיהנה ממוניטין טוב מצד הקהילה והעמותות שהמשרד משתייך אליהן.

תקן ביצועי ממשל

מלבד התייעצות עם ראשי משאבי אנוש של חברות אחרות, האדם המבקש לייצר את המדריך של החברה שלו צריך לעשות את הצעד הבא שהוא לדבר עם מפקחים וראשי מחלקות לגבי יעדי המחלקה שלהם וציפיותיהם מעובדיהם. ציפיות אלה הופכות לחלק מהמדריך או המדריך אשר ישלוט בסטנדרטים של ביצועים, נורמות איכות הניתנות להערכה וכן הלאה. ברגע שמבינים תקן הן על ידי המנהל והן על ידי העובדים כאחד, קל יחסית לשפוט אם העבודה נעשית בצורה נכונה או לא. יהיה בסיס לפעולה של מנהלים כלפי האדם שאינו מבצע על פי תקנים כמוסבר במדריך.

לאחר שראיינו פקידים בודדים, ראשים ואנשים אחרים המעורבים בפעולות, השלב הבא הוא שהאדם יתרגם את הראיון למדיניות ונהלים שיהוו חלק מדריך ההתנהגות שיודפס ויופץ לכל רמות הניהול - ממנהלים בכירים ועד רמות פקידותיות. יש להבין כי המנהלים הנוגעים בדבר צריכים לנקות ולבדוק את המדיניות והנהלים הכתובים כפי שציינו המנהלים לפני ביצוע ההדפסה הסופית. בדרך זו כל אחד, כולל מנהיגי איגודי העובדים, עשוי לדעת מה הציון ומה לעשות ואסור לעשות שהעובדים האינטראקטיביים צריכים להיות מודעים להם.

לא ניתן להדגיש את חשיבותם של מדריכים ומדריכים לעובדים, במיוחד בימים אלה, כאשר ציוד ומכונות חדשות רבות נכנסות לפעולה. הדרך היחידה שבה כל הנוגעים בדבר יכולים לפעול באופן מקצועי היא לדעת מה צריך להיות המדריך למדיניות, נהלים והתנהגות של החברה.