טיפים לכתיבת ספרי עבודה לעובדים: הטבות וזכויות עובדים

רובנו מבינים את הערך של קיום מדריך לעובדים. בין כריכות המדריך הכתוב היטב יופיע כל המידע שהעובדים וההנהלה זקוקים לו בכדי לוודא שיש קו תקשורת ברור. לכל הצדדים הנוגעים בדבר תהיה גישה למדיניות ונהלי החברה, כך שזכויות עובדים חשובות ונושאים כמו צבירת חופשה, דמי שכול, הטבות וחגים שנצפו לעולם אינם מוטלים בספק. ספר זה עשוי גם לספק מידע בסיסי על מקום העבודה והמתקן.

אם הוטל עליכם לכתוב מדריך לעובדים עבור החברה שלכם, יש לקחת בחשבון כמה נקודות מפתח. לפני שתתחיל, ודא שיש לך את כל המידע ואת המדיניות והנהלים של החברה. ואז הגיע הזמן להתחיל לכתוב.

1. ראשית, יש את עניין התוכן. אתה רוצה לוודא שמה שאתה כולל יישאר הסטנדרט עבור החברה שלך. ברור שתרצה לכלול את הצהרת המשימה של החברה, היסטוריה מרוכזת ולכסות נושאים מהיום להיום כמו קוד לבוש, שעות פעילות, חגים והפרשות לסוגי חופש אחרים מהעבודה, וסקירה כללית של ביטוח והטבות אחרות המוצעות. בימינו, מומלץ לכלול הוראות בדבר מה שנחשב לשימוש נכון בציוד אלקטרוני של החברה, כולל מחשבים וגישה לאינטרנט.
2. לצד תוכן בסיסי זה, יועיל לך לכלול מדור הכולל מדיניות החברה בנושא אפלייה. אם לחברתך אין מדיניות אי-אפליה, ערוך מיד אותה. כמו כן, וודא שאתה מציין בטקסט כי ספר היד אינו גובר על כל החוזים הנמצאים בתוקף ולמעשה אין להתפרש כחוזה עצמו. אתה רוצה שספר היד יהיה מסמך שיהיה הוגן גם כלפי החברה וגם כלפי העובד.
3. כשאתה מכין את הטיוטה הראשונה שלך, אל תזרוק דברים רק בגלל שאתה חושב שהם עשויים להיות רעיון טוב. כל מה שבמדריך צריך להיות ישים על כל עובד, ללא יוצאים מן הכלל. כדוגמה, אם המדריך אומר שסקירת ביצועים תיעשה אחת לשלושה חודשים, פירוש הדבר שהביקורות ייעשו בכל רמות הפעילות של החברה. תאר לעצמך מה עובד לשעבר כועס יכול לעשות אם הוא או היא לא קיבלו את הביקורות הרבעוניות האלה כאשר המדריך מציין בבירור שהם אמורים להתקיים.
4. לאחר מכן, בדוק את הטיוטה הראשונה שלך לבהירות. אין טעם שיהיה לך ספר ידני אם המילה מדברת לעובדים שלך או שהיא כל כך מלאה בביטויים שאף אחד לא מבין שזה בעצם חסר תועלת. אתה רוצה שהתוכן יובן בקלות רבה ביותר. ייתכן שתרצה לבקש מוועדה נבחרת לקרוא את הטקסט ולבקש מהם לרשום את כל הסעיפים שלדעתם יש להבהיר יותר. יחד עם זאת, האם מישהו שאינו קשור לחברתך יוכיח את הטיוטה. יתכן שתקבל משוב בונה משני המקורות.
5. הפעל את הטיוטה על ידי הצוות המשפטי שלך. אחת הבעיות הנפוצות ביותר בספרי הדרכה לעובדים היא שקיימת הצהרה בעמוד אחד שנראה שסותרת אמירה בעמוד אחר. יש לזכור שהם עשויים להפוך למסמך המשמש בבית המשפט במקרה שעובד לשעבר מגיש תביעה נגד החברה. אתה רוצה לוודא שספר היד שלך לא נושך בזנב משלו בשום מקום בטקסט, ושהטקסט תואם את כל החוקים הפדרליים והממלכתיים בנוגע להפעלת עסק. זכור לבצע את המשימה הפשוטה היחידה הזו יכולה להיות חיסכון של החברה שלך במאות אלפי דולרים בהמשך.
6. נושאי המשרה בחברה יהיו האחרונים לראות את הגיוס שלך. עם קצת מזל הם יסכימו עם ממצאי הצוות המשפטי ולא ירצו להוסיף חומר נוסף. הקפד לשמור הערות לאורך כל התהליך, כך שתוכל לייעץ לקצינים בכל הסיבות שבגללן בחרת להשמיט משהו מהטקסט, או מדוע הצוות המשפטי המליץ מפני הכללתו.

לקבלת השראה, ישנם מספר ספרי הדרכה בסיסיים לעובדים באינטרנט. בנוסף, חברות מסוימות יספקו תבנית שתוכלו להתאים אישית כך שתתאים לצרכים שלכם. לפני שתתחיל, ודא שאתה מדבר עם הממונים על זכויות עובדים ומדיניות החברה. זכרו שהתוצאה הסופית צריכה להיות משהו שכולם יכולים לחיות איתו לעוד הרבה שנים.