כיצד לכתוב תיאור משרה המתאים לעובדיכם?

בחברה גדולה עובדים לעיתים קרובות מסתמכים על תיאורי המשרה שלהם כדי לקבוע על מה הם אחראים ומה נמצא מחוץ לתפקיד. זה נכון במיוחד בסביבות מאוגדות, בהן גם הפרות קלות עלולות לגרום לבעיות בין ההנהלה לעובדים. לעיתים, תיאורי תפקידים מעורפלים ולא ברורים גורמים לכך שעובדים, מנהלים ומחלקות מתקשים בתיאום זה עם זה. תיאורי תפקידים מעורפלים עשויים לגרום גם לחלק משכר יתר, בעוד שאחרים מקבלים תמורה נמוכה. לכן, תיאורי התפקידים צריכים להיות ברורים.

ניסוח תיאורי תפקידים נחשב בדרך כלל כמשרה ראשית של מנהלי משאבי אנוש, אך למעשה זה מצריך שיתוף פעולה של החברה כולה, או לפחות שיתוף פעולה של כל ראשי המחלקות השונות.

תיאורי משרות

מדוע שיהיו לנו תיאורי תפקידים?

• הם עוזרים לעובדים לדעת את אחריותם בעבודה.
• הם דרך להבהיר איזה סוג הכשרה עובד צריך כדי למלא את התפקיד.
• הם מקלים על גיוס אנשים שיתאימו לתפקיד.
• הם מקלים על המנהלים להעריך את ביצועי העובד.

איך נראה תיאור תפקיד נכון?

• זה מתקשר באופן תמציתי וברור אילו משימות ותחומי אחריות כוללת העבודה.
• הוא מספק את הכישורים הבסיסיים לתפקיד.
• זה מראה מה צפוי מהאדם שממלא את העבודה.

מהם החלקים המהותיים בתיאור התפקיד?

1. הגדרת תפקיד. זהו שם קצר המתאר את המשימות העיקריות של אדם הממלא את התפקיד.
2. סיכום עבודה. זהו מתווה קצר של מה העבודה. זה כולל את הדברים הבאים:
   1. הגדרת תפקיד
   2. מפקח
   3. מחלקה
3. אזור תוצאות מפתח. זה מתאר את החובות והאחריות של אדם המועסק במסגרת תיאור תפקיד זה.
4. מפרט עבודה. אלה דרישות המינימום לתפקיד.

תיאורי תפקיד בהתאמה אישית

להלן השלבים הבסיסיים כיצד להתאים תיאורי תפקידים מתאימים לעובדים שלך. זה שימושי במיוחד אם מחלקת משאבי אנוש שלך מבצעת שיפוץ בתיאורי התפקידים שלה.

1. שימו לב לעובד שתיאר את תפקידו. זה יכול להיעשות באמצעות קלטות וידאו או סרט של העובד בזמן שהוא מבצע את עבודתו, או באמצעות תצפית במקום.
2. ערוך שאלון. יש להכין אותו בקפידה כך שהעובדים יוכלו לבצע בקלות את ההוראות ולענות על השאלות בצורה נכונה.
3. שלח את השאלון לעובד הנצפה. זה יהיה הבסיס לשאלות בראיון.
4. ראיינו את העובד הנצפה יחד עם הממונה המיידי שלו. ברזל את כל השאלות או הפריטים המעורפלים בשאלון.
5. שרטט את העותק הראשוני של תיאור התפקיד, ושוחח עליו עם העובד והממונה. ערוך במקום במידת הצורך.
6. שלח את העותק הסופי למנהל לאישור סופי. אם ישנן עריכות נוספות שיש לבצע, יש להציג זאת גם לעובד.
7. הצב את תיאור המשרה שאושר בקובץ שבו הוא יכול להיות נגיש לכל מי שעשוי להזדקק לו. עדיף שהקובץ יישמר במקום מאובטח ונגיש רק למנהל משאבי האנוש או לצוותו.
8. בדוק ועדכן את הקובץ מדי שנה. יתכנו מקרים שבהם חלק מהעבודה או התפקיד עצמו השתנו במהלך השנה.

זה יהיה תהליך ארוך שבו יוצר תיאור התפקיד יעבור הלוך ושוב. עם זאת, היתרונות גוברים מאוד על העלויות, מכיוון שכך תוכלו לנצל כל עובד בצורה יעילה יותר. העובדים שלך יכולים גם להיות פרודוקטיביים יותר מכיוון שהם מסוגלים לעבוד בסביבה הקוראת למיומנויות והיכולות הטובות ביותר שלהם.