אם אתה עדיין רוצה לשמור על קשר עם לקוח זה, תוכל לבחור לשלוח מכתב איסוף פניות במקום זאת.
ישנם מקרים בהם הלקוחות אינם משלמים כפי שסוכם. הדרך המקצועית לבקש כסף מלקוחות אלה היא באמצעות מכתב גבייה. להלן מספר טיפים כיצד לכתוב כזה מבלי לפגוע בלקוחות היקרים שלך.
דאג לאסוף את כל המידע הדרוש אודות לקוחך וחשבונו. ציין פרטים רלוונטיים במכתבך, כגון תאריך הרכישה, הכסף המגיע, מתי היה התשלום וכל תשלום חלקי שבוצע. היה ספציפי לגבי כמה ומתי אתה מצפה לקבל תשלום כדי למנוע אי הבנות. אתה יכול לצרף צילום של השטר המקורי ולהדגיש את הסכום שהוא עדיין חייב. זה יוסיף לגיטימציה לתביעה שלך.
כשאתה כותב את המכתב שלך, אתה צריך להישמע חביב אך רציני. שמור את זה מתחת לעמוד אחד והיה אדיב. עליכם פשוט להזכיר ללקוחות שלכם כי יתרתם באיחור. קבע מועד אחרון להסדרת התשלום.
עליך גם לבקש מהלקוח שלך ליצור איתך קשר אם יש לו בעיות כלשהן. אתה יכול לדבר על אמצעי תשלום אחר שיבטיח שתקבל תשלום מבלי שתצטרך לכפות כסף מהלקוח שלך. טיפול לא נכון במצב עלול להוביל לסיבוכים נוספים.
אם הלקוח שלך לא מגיב, שלח מכתב נוסף, בטון מוצק יותר מזה הראשון. ציין כי אתה שולח מכתב המשך על התשלומים באיחור וכי אתה מצפה לתגובה מהירה מהלקוח. אם הלקוח שלך עדיין לא מגיב, הפוך את המכתבים הבאים לתובעניים עוד יותר. הזהיר אותם מפני השלכות אם הם עדיין לא משלמים. עם זאת, אל תשכח לשמור על אדיבות לאורך המכתב.
ספק הכרה. אם הלקוח שלך משלם את החשבון, או מבצע תשלום חלקי בתגובה למכתב הגבייה שלך, אל תשכח לאשר זאת במכתב הבא שלך עם היתרה המעודכנת והאשראי המגיע.
עליכם לשמור על נימוס בעת בקשת הלקוח לשלם עבור החשבון שאיחר.
זכור לעקוב אחר המכתבים שאתה שולח. אלה מסמכים חשובים מאחר שהם מראים שניסית לנהל משא ומתן עם הלקוח שלך. אם הם לא מצליחים להגיב, הם צריכים לשים לב להשלכות. יתכן שתצטרך להשתמש בהם כראיה בבוא העת.
במכתבך האחרון ציין את מספר הפעמים שניסית להתכתב איתן אך לא הצלחת לעשות זאת. תן להם הזדמנות אחרונה לערער וקבע מועד אחרון לפני שתמשיך בסנקציות הדרושות.
אתה יכול לשלוח להם מכתב התראה על ביטול חשבונם, או שתביא את התיק הזה לעורך הדין שלך. לא משנה מה הקנס, עליכם בכל זאת ליידע את הלקוח על דרך הפעולה הבאה שלכם ולהסביר מדוע החלטתם כך. זאת כדי לשמור על מקצועיות מול הלקוח שלך.
אם אתה עדיין רוצה לשמור על קשר עם לקוח זה, תוכל לבחור לשלוח מכתב איסוף פניות במקום זאת. הכירו בכך שהמצב חייב להיות קשה עבורו וכי אתם מוכנים להציע תנאים חדשים כל עוד הם יפנו אליכם.
כתיבת מכתב איסוף היא אתגר לא קטן. עליכם לשמור על נימוס בעת בקשת הלקוח לשלם עבור החשבון שאיחר. קשה עוד יותר לגרום לו לשלם את החשבון, במיוחד אם הוא נתון בבעיות כלכליות הדוקות נכון להיום. אל תשכח שאתה מחזיק בשם החברה שלך ועליך להימנע משימוש בשפה פוגענית כלשהי כאשר אתה פונה ללקוח שלך.
