כשכותבים כל סוג של מכתב עסקי, חובה להשתמש בחברה שלך נייחת עם לוגו העסק או נייר המכתבים שלך.
יש להשתמש בכמות רבה של מקצועיות ואדיבות בתשובה למכתב עסקי. בין אם מדובר בחקירה ובין אם בתלונה מצד אחד הלקוחות או שותפיך העסקיים חשוב להגיש את תגובתך באופן רשמי ובזמן.
השתמש בנייר מכתבים של החברה או במכתבים. כאשר כותבים כל סוג של מכתב עסקי, הוא חייב להשתמש נייח החברה עם שלך לוגו של העסק או מכתבים. פתח את המכתב שלך עם ההצדעה המתאימה ושם השולח. אם אתה עונה לאדם בעל סמכות גבוהה יותר, בוס או מנהל, סגנון פורמלי הוא הדרך הטובה והבטוחה ביותר להתחיל. השתמש בגברת, מר או גברת, ואחריו שם המשפחה של האדם. אל תשתמש בשם הפרטי של האדם אלא אם כן אתה מכיר היטב זה את זה.
מכתב תשובה עסקי
מטרת מכתב התשובה העסקית שלך היא לספק תשובות לפניות ו / או פתרונות והבהרות לגבי תלונות מסוימות. אל תשכח להזכיר כמה משפטי מפתח מהמכתב המקורי כדי להעניק ליצירתך רושם שקראת והבנת את המסר שהאדם מנסה להעביר. התחל שלך נאום הפתיחה עם קווים ואדיבים כגון "תודה על מכתבך על" או "בהתייחס מכתבך (תאריך)."
זכור כי מכתבך חייב להיות מסוגל לתת מענה לפניותיו או דאגותיו של השולח. אם אין לך את המידע לענות לפניות, עליך להפנות או להעביר את הבקשה או הבקשה לאדם הנכון. אם אתה במקרה האדם הנכון, אז תגיב במהירות. אל תתמהמה.
יש להשתמש בכמות רבה של מקצועיות ואדיבות בתשובה למכתב עסקי.
הימנע מלהיות הגנתי, גס רוח או שיפוטי במיוחד, כאשר אתה מגיב לתלונות. תלונה מתעוררת בדרך כלל כאשר הלקוח שלך או עמיתך איכשהו אינם מבינים או מפרשים לא נכון חלק מהמדיניות או השירותים שלך. השיב והצהיר את עניינך בנימוס. חשוב גם להגיב בצורה פשוטה וישירה לנקודה שניתן להבין בקלות על ידי הלקוחות שלך. השתמש בביטויים צנועים כגון "אני מצטער עמוקות על אי הנוחות שזה עלול לגרום לך" או "אני אשמח לדבר איתך לקבלת הבהרות נוספות בעניין זה." הראה ללקוחותיך את נכונותך לפעול ובצע התאמות בכדי לספק את בקשותיהם.
יכולות הבנה
היו ברורים ותמציתיים. אם אתה מגיב לפניות או בקשות מרובות, עדיף להשתמש ברשימה עם תבליטים כדי לספק מידע ברור או ברור או תשובות לכל אחד מהדאגות של איש הקשר שלך. קחו בחשבון שרוב הלקוחות שלכם עשויים להיות עסוקים מאוד או שחלקם עשויים לחסר יכולות הבנה מסוימות ולכן עדיף לשמור על כך פשוט אך תמציתי. הימנע משימוש במילים מורכבות ואמירות משוכללות מדי.
סגור את מכתבך בביטוי המציין את התנצלותך הסופית או התייחסות לאירוע עתידי הקשור לעסק שלך. כמה שורות סגירה יעילות הן "אני מצפה לשמוע ממך" או "אם אתה זקוק למידע נוסף, אל תהסס לפנות אלי." אל תשכח לחתום על הסגירה המלאה שלך כ- "שלך בנאמנות", למקבלים שאינם ידועים לך או "בכבוד רב", אם אתה מכיר את האדם.
שגיאות פיסוק
וודא שקראת היטב את מכתבך לפני שאתה מדפיס אותו או שולח אותו ללקוח שלך. עדכן וערוך עבור שגיאות כתיב, דקדוק ופיסוק.
זכור כי האמינות והיכולת שלך לטפל ולטפל בצרכי הלקוחות שלך, בין אם מדובר על בירור פשוט ובין אם מדובר בתלונה גדולה, הם חיוניים בכדי לשמור על עסק טוב. הציע סיוע נוסף בסוף מכתבך ואל תשכח לכלול את פרטי ההתקשרות והמידע שלך.
