כתוב מכתב תזכורת קצר בן עמוד אחד המציין את העובדות הבסיסיות אודות החוב שברצונך לגבות וזיהוי מועד התשלום.
לדבריהם, אין התכתבויות עסקיות הדורשות תפיסה גדולה יותר של הפסיכולוגיה האנושית או מידה גדולה יותר של דיפלומטיה מאשר כתיבת מכתב איסוף. זו הסיבה שאדם שעובד בעסקי האיסוף צריך להיות בעל כישורי תקשורת מצוינים כמו כתיבה על מנת להיות יעיל באיסוף. מכתב גבייה נקרא גם מכתב ערימה, הוא כלי הגבייה הבסיסי ביותר של חשבונות חייבים או איש מקצוע אשר נעשה שימוש בכל פעם שלקוח או לקוח אינם מצליחים לבצע תשלומים כפי שסוכם. אופן כתיבת המכתב שלך יכול להיות חיוני לא פחות ממה שאתה אומר.
מכתב איסוף תזכורות
להלן מספר הנחיות כיצד לכתוב מכתב לגביית תזכורות.
אמת את כל העובדות. כדי למזער בלבול ועיכובים אפשריים, זה יעזור להתוות את כל הפרטים הקשורים לחוב. אסוף את כל הנתונים החשובים אודות החשבון והלקוח שממנו אתה מנסה לאסוף. בין המידע הבסיסי שיהיה עליכם, ניתן למנות את מועדי השירות או הרכישה, המוצר או השירות שנרכש, קבלת המסירה, הסכום הכולל המגיע, תשלומים חלקיים כלשהם, הסכום העומד במועד בו היה אמור לתשלום החשבון ותנאי התשלום המוסכמים.
כתוב מכתב תזכורת קצר. כתוב מכתב תזכורת קצר בן עמוד אחד המציין את העובדות הבסיסיות אודות החוב שברצונך לגבות וזיהוי מועד התשלום. הפזר מתח והימנע מהאשמות על ידי הכרה או התנצלות ובקש מהנמען להתעלם מהמכתב אם התשלום כבר נשלח. עדיף גם לצרף את השטר המקורי למכתב כך שלקורא תהיה התייחסות לאיזה שטר אתה מתייחס ואיזה תאריך פירעון בשטר המקורי.
שלח הודעה ברורה של הפעולה הרצויה. הבהיר אילו דרכי פעולה צפויות מהמקבל, כלומר להסדיר את החשבון. ציין בבירור את כל הפרטים כגון כמה צריך לשלם וכן תאריך פירעון. כמו כן, כדי להפוך את התשלום לנוח ככל האפשר, שקול לספק אפשרויות תשלום. תאר את התוצאה של אי תשלום בשפה ברורה ולא חוקית כדי לוודא שהקורא מקבל את המסר.
קווים פתוחים לתקשורת. מלבד מיקום שגוי של החשבונית או קשיים כלכליים, קח בחשבון שסיבה אפשרית שבגללה הלקוח שלך לא שילם, יכולה להיות שהם לא מסכימים או שיש להם בעיות בחשבונית שלך או באיכות הסחורה או השירות שהתקבל. לכן חשוב שתשים את פרטי הקשר שלך ויהיה נגיש באופן עקבי אם הלקוח יצטרך להתקשר, לשלוח דוא"ל או לבקר אותך לבירורים.
קבעו ציפיות ברורות וסבירות. סיים את מכתבך על ידי תודה מראש ללקוח על כך שהשתתף בנושא זה במהירות. זה עשוי גם לעזור להזכיר יתרון של הסדרת החשבון כמו שמירה על קשר עסקי טוב או ניהול חשבון פתוח עם העסק שלך. בדרך זו, אתה מדגיש את ציפייתך לתשלום תוך הבעת רצונך לשמור על יחסים טובים.
להלן מספר הנחיות כיצד לכתוב מכתב לגביית תזכורות.
בכתיבת מכתב איסוף תזכורות, השתמש בטון מוצק, דחוף ולא מתנצל. השתדל להעביר אמון וסמכות להבטיח שהמקבל יתייחס לכך ברצינות. עם זאת, זכור כי אתה שולח מכתב תזכורת, אל תנדנד לאדם. שקול להציע לסייע לאדם אם יש לו בעיה לעמוד בהסכם.
אם אינך מקבל תגובה עד לתאריך שצוין, שלח מכתב שני המתייחס למכתב הקודם ששלחת ואתחל מחדש את עובדות החשבון והתשלום. היו איתנים וסמכותיים יותר והשתמשו בטון דחוף. הקפד לתעד את סדרת המכתבים שאתה שולח ולשמור תיעוד של כל מאמצי הגבייה או התשלומים החלקיים. עדיף יהיה לשלוח את המכתב באמצעות דואר מאושר מכיוון שכדי לחייב חתימת קבלה.
