כיצד לכתוב מדריך נוהל?

לפני שמתחילים לעבוד על מדריך פרוצדורות, הכן רשימה של הנהלים שיש לתאר ולתעד. אחת השיטות שתסייע להחלטה זו היא להתבונן בכמה משתמשים ידניים, בשילוב עם ראיון המשך, כדי לברר את דעתם על רשימת משימות דומה ואז לשאול אותם אילו נהלים לדעתם זקוקים לבירור נוסף. לחלופין, להכין רשימה של בעיות תפעוליות שאתה יכול לפתור באופן פוטנציאלי, באמצעות מידע הליך כי הוא ברור ותמציתי.

בנוסף, זה עוזר בכתיבת מדריך ההליך שלך להבין את הנושא שאתה כותב עליו ואם אפשר, לראיין או לערוך סקר על כמה שמבצעים את העבודה בפועל. זה יעזור גם לקרוא ולהבין את תיאורי העבודה שלהם. וודא שתקבל תמיד אישור לכתיבת מדריך נוהל.

משימה ספציפית

לאחר מכן, המשך לאסוף את המידע הדרוש לך. ניתן לעשות זאת על ידי התבוננות במי שמבצע את המשימה הספציפית. אם בכל זאת אתה יוצר נהלים מאפס, תצטרך לעשות מחקר. כאשר אתם צופים במישהו שמבצע את המשימה, רשמו הערות וכתבו את כל השלבים המעורבים במשימה ובבקשו מהם אחר כך טיפים או אזהרות בנוגע לעבודתם. זה יעזור למדריך ההליך שלך להיות ברור ותמציתי.

הצעד הבא שלך יהיה ליצור את פריסת המדריך שלך. דוגמה תהיה פורום בן שני עמודות מכיוון שהוא הופך את הוראות ההליך לברורות וקלות לקריאה. הקפד לכותרת על כל דף ולהציב בתוך כל רשימה פיסקה קטנה של עובדות, כגון תדירות ההליך, כמה פעמים הוא מבוצע ומדוע.

הוראות תהליך מובנות בקלות

הקפידו לכתוב בצורה ברורה ותמציתית וכתבו את צעדיכם באופן אישי; תהליך שיהפוך את הוראות התהליך להבנות בקלות. לאחר שהצעדים תועדו והוקלטו, מישהו יעבור את ההליך, יבצע את השלבים שכתבת ואם הוא או היא עוברים את התהליך בצורה חלקה, תדע שעשית עבודה טובה. אם עם זאת, מופיעים חוסר עקביות, יש לבצע תיקונים. אתה רוצה שהתהליך יעבור בצורה חלקה מההתחלה ועד הסוף.

לאחר השלמת התהליך, יהיה עליך לחזור על התהליך עבור כל ה- SOP.

הצעד הבא שלך יהיה לבדוק היטב את כל העבודות הכתובות. לאחר שכל SOPs נוצרו, חשוב להשוות בין תחומי עבודה קשורים ולראות כיצד הם זורמים מתפקיד אחד למשנהו.

לאחר שכל ה- SOPs נבדקו ויצרו, השלב הבא יהיה להכניס אותם למדריכים ולהפוך אותם לזמינים. הקפד למקם את התאריך בו נכתב המדריך שלך, מתי אושר ומי היה אחראי לאישורו.