תיאור תפקיד טוב גורם לעובדים להרגיש בטוחים יותר ובטוחים יותר, והוא יכול גם להבהיר את תפקודו של מישהו במשרד.
כתיבת תיאור משרה טוב אינה מהווה אתגר מרכזי - אך חשוב, ורצוי לעדכן את תיאורי המשרה כאשר הם משתנים בהתאם לאופי המשתנה של העסק שלך.
שימושי לתיאורי משרות שיש לך במהלך הראיונות, והם תמיד צריכים להיות מצורפים למדריכי עובדים, כך שלעובדים יהיה מושג ברור מה מצופה מהם. ייתכן שתמצא תיאורי תפקידים שימושיים במהלך ביקורות תקופתיות, מכיוון שהם יכולים לשמש לקביעת אמת מידה להשוואה וקרש קפיצה לדיון.
כדי לכתוב תיאור משרה חזק:
שלב 1
שוחח עם האדם שעושה את העבודה. אם אפשר, שוחח עם האדם שכבר מבצע את העבודה. בקש ממנו להציע רשימת משימות המתבצעות באופן קבוע במסגרת העבודה. יתכן ותרצה להתייעץ עם המפקח על העובד, אם יש בכך רלוונטי, ולוודא לשאול מה אינו חלק מהתפקיד לדעתו של העובד.
יתכן שתועיל פשוט לבקש מהעובד לכתוב תיאור תפקיד קצר; אתה יכול להשתמש בזה כנקודת מוצא לתיאור התפקיד הרשמי שלך.
שלב 2
חשוב מה אתה מצפה מאדם המשרת בתפקיד שאתה מנסה לתאר. גם אחרי שגרם למישהו לדבר על מה שהוא או הוא עושים בעבודה, כנראה שיש לך כמה רעיונות משלך. רשום רשימה של דברים שאתה משייך לתפקיד, ואם קיבלת תיאור תפקיד מהעובד פעיל בתפקיד, השווה את הרעיונות שלו לגבי מה תפקידו כרוך עם שלך.
כשאתה מעלה רשימת משימות, חשוב על כל דבר וכלשהו שמישהו בעמדה הזו יתבקש לעשות. אתה יכול גם לבוא עם רשימה של דברים שאינם מתחום תפקיד זה בחברה.
שלב 3
לכתוב תיאור תפקיד חזק.
ארגן את הרעיונות שלך לפי חשיבות. ברור שלא לכל משימה יש חשיבות שווה. אתה אמור להיות מסוגל להמציא שלושה עד שישה דברים שהם חיוניים; אם אתה כותב תיאור תפקיד למזכירה, למשל, אתה יכול לכלול מענה לטלפונים, הכנת התכתבות עסקית, הכנת עותקים וסיוע למבקרים בעסק שלך ברשימת משימות מכריעות הקשורות לתפקיד.
חלק את הרשימה שלך למשימות שהן אינטגרליות, משימות שמבוצעות בדרך כלל ומשימות מקריות. אם העובד שכבר נמצא בתפקיד כתב תיאור תפקיד או רשימת חובות, כדאי שתבקש ממנו לציין אילו משימות הן החשובות ביותר או מבוצעות בתדירות הגבוהה ביותר.
שלב 4
כתוב את תיאור התפקיד בפועל. ברשימות המאורגנות שלך, זה אמור להיות מצמד. אתה רוצה לשמור על תיאור התפקיד קצר, כדי לא להיות מכריע, אבל גם מדויק. עבודות מסוימות דורשות תיאורים מפורטים יותר מאחרות, אך באופן אידיאלי תיאור המשרה לא יעלה על עמוד. עמדות מסוימות עשויות לדרוש הסבר קצר בלבד; לפקיד בחנות גלידה, למשל, יש תפקיד הרבה פחות מורכב מאשר ראש משאבי אנוש.
אם ישנם נושאים משפטיים ספציפיים הקשורים לתפקיד, דאג לאיית את אלה בתיאור התפקיד, עם הערה כי ניתן למצוא דיון מלא בזכויותיו ובאחריותו החוקית של העובד בספר היד.
שלב 5
שמור על תיאורי התפקידים שלך עדכניים. שמור את כל תפקידי התפקידים של החברה שלך במיקום אחד, מה שמקל על עדכונם במהירות. כאשר עובד עוזב את החברה שלך, בקש ממנו לעיין בגרסה האחרונה של תיאור המשרה שלו במסגרת ראיון היציאה, כדי לראות אם יש שינויים שיש לבצע. במהלך ראיון היציאה, הקפד גם לשאול אם יש משהו בתפקיד שהמשאלה של העובד הובהר לו כשהוא התחיל.
תיאור עבודה טובה עושה העובדים מרגישים בטוחים יותר ובטוחים, וזה גם יכול להבהיר פונקציה של מישהו במשרד. וודא שלכל העובדים יש תיאורי תפקיד עדכניים, וכי למפקחים יש עותקים של תיאורי התפקיד לאנשים עליהם הם מפקחים, כדי שהם יבינו למה אתה מצפה מכל העובדים שלך. תוכלו לקבל טיפים כיצד לכתוב וליישם תוכניות עסקיות באמצעות קורס ניהול עסקי מקוון טוב.
סמית 'הוא מומחה בספרות, הרפתקאות ואוכל משובח שאוהב לחלוק ידע עם אחרים ולהשתמש בה טוב יותר בתואר באמנות חופשית.
