כיצד לקבל קבלת פנים לעובד חדש?

לרוב, אנו פשוט לוקחים עובדים מובנים מאליהם שנכנסים למשרדינו בפעם הראשונה. אנו מחייכים חיוך רחוק, אומרים ברוך הבא, ואז מקווים שהם יבינו זאת בעצמם. אנו שוכחים שהקמנו תרבות משרדית שעשויה פשוט להציף רבים מהחדשים שנכנסים להצטרף אלינו.

מתן הנחיות חזקות

יש לקחת בחשבון שלושה דברים: העבודה שצריך לעשות, התרבות במשרד והמחויבות שלנו כבני אדם להגיע לחדשים ולגרום להם להרגיש רצויים. כמנהלים, לעיתים קרובות אנו חשים שעובדים צריכים להיות מסוגלים פשוט לקפוץ פנימה - או שאולי לא נרצה לנהל אותם במיקרו - אך מתן הנחיות חזקות מלכתחילה יסייע במניעת תקשורת לא נכונה בעתיד.

להלן מספר צעדים כדי להבטיח שהם ירגישו רצויים למשרדך:

1. תודיע. ניתן לעשות זאת בלוח המודעות או בתזכיר המשרדי המודיע לעובדים על האדם החדש ועל התפקיד אותו אדם עתיד להיות במשרד. אם במשרד יש מספר רב של עובדים, הודיעו לפחות לאנשי המחלקה כי האדם יצטרף.
2. בקשו מאחת מפקידות הקבלה לקבל את פני העובד החדש. אנשי הקבלה בדרך כלל נעימים כיוון שמצופה מעבודתם. זה כולל הבאת העובד החדש לסיור היכרות במשרד והיכרות עם העובדים האחרים שבמקרה הם נמצאים בזמן שהם מסתובבים - לא בהכרח כולם, מכיוון שזה יכול להיות מכריע. כמו כן, זה יכלול הצגתה בפני המנכ"ל והעברת האדם למפקח המיידי.
3. בקש מהמנכ"ל שלך לפנות זמן לעובד החדש. בארגון קטן, שיחה של חמש דקות למנכ"ל, הצ'יף, תהיה חוויה חיובית ותגיד לעובד החדש את הערך שהארגון נותן לכל אדם. בארגון גדול, ראש המחלקה יספיק.
4. מכוון את האדם לעבודה שיש לבצע. המפקח המיידי של עובד חדש זה יהיה האדם הטוב ביותר שיראה כיצד העבודה מתבצעת, כיצד היא קשורה לעבודתם של אחרים במחלקה, מהם תקני הביצוע המצופים מהעובדים בארגון ומה הנהלים הלך במשרד למשימות שגרתיות כמו הדפסה, משלוח, שיחות טלפון ואחרים.
5. תן לעובד החדש מספיק מידע כדי לשרוד את היום הראשון. את השאר ניתן ללמוד מהמדריכים. אם אין מדריך, המפקח המיידי יכול לתזמן זמן קבוע בכל יום בשבוע הראשון להמשך ההתמצאות. אדם יכול לקלוט כל כך הרבה בזמן מסוים, ולוח הזמנים יאפשר למפקח להרגיש כיצד העובד מסתגל לעבודה ולסביבת המשרד.
6. תנו לאדם זמן לספוג את החדשות בתפקיד ובמשרד. לפעמים זה יכול להיות מכריע כאשר כל כך הרבה עמיתים למשרד מדברים עם עובד חדש, בעוד שכל מה שהוא רוצה זה להגיע לעבודה.
7. היו רגישים במיוחד לצרכי העובד החדש בשבוע הראשון. בזמן שאתה נותן לאדם מקום להתחיל, היזהר מתי הוא נראה אבוד וזקוק לעזרה. לעתים קרובות, הוא עלול להיות נבוך לשאול זאת, כאשר אתה רואה את המצוקה, היעזר בך.
8. שוחח עם העובד החדש בהפסקות הצהריים או הקפה. באיזו תדירות אתה רואה עובדים חדשים אוכלים לבד? לאף אחד לא ממש אכפת. "במשרד שלנו, אכפת לנו." זה המסר שאתה רוצה להעביר.
9. היו מוכנים להקשיב. להיות שם כדי לענות על שאלות של עובד חדש או להקשיב מתי היא פשוט צריכה לעבד את החוויה.
10. הסתובב איתה במשרד והציג אותה בפני חבריך כמי שאתה מעריך.

כאשר כל עובד מנסה לעשות זאת, לעובדים החדשים יהיה קל להיכנס לעבודתם ובקרוב יעשו זאת גם לעובדים החדשים האחרים. ואז, המעבר כבר לא יהיה קשה אלא אפילו יהיה מהנה. ונחש מה? בטח תרכוש גם חברים חדשים!