בחברה, מידע על נוכחות העובדים הוא חיוני. זה המקום בו מתקבלים שכר רשומות מותאמות אישית אחרות. לכן, הצורך בסטטיסטיקה מדויקת הוא משמעותי. לצורך איסוף נתונים קל יותר, רוב החברות מסתמכות על תוכנת מעקב נוכחות. לכל עובד בודד מקבלים מזהים ייחודיים עבור כניסה וניקוב יומיומי, בדרך כלל כרטיס בעל פס מגנטי או ברקוד, הנקרא כרטיס קירבה. ניתן להחליק כרטיס זה על פני מכשיר קורא כדי לעקוב אחר הנוכחות. ישנם שלושה סוגים של תוכנות נוכחות. מדובר בתוכנות מבוססות טלפון, מבוסס אינטרנט ומחשב.
תוכנת נוכחות מתקדמת יותר משתמשת במכשירי קלט ביומטריים. הם מקליטים את טביעות האצבעות או את טביעות היד של אדם כדי לוודא שזה האדם הנכון שנכנס או מתנתק. זה משמש בדרך כלל מטעמי אבטחה וגם כדי להימנע מעובדים שנכנסים זה לזה.
משווקים מקומיים מטפלים במכירות
כאשר אתה שוקל להשיג תוכנת מעקב נוכחות, עדיף לדעת היכן למצוא אפשרויות אמינות. מרבית מערכות הנוכחות נמכרות ישירות מספקים או דרך משווקים. אם אתה מטפל בחשבונות גדולים, תוכל לפנות ישירות לספקים. משווקים מקומיים מטפלים במכירות, התקנות והדרכות עבור חברות קטנות יותר.
בחיפוש אחר תוכנת נוכחות, תוכל לטפל בשיקולים הבאים:
בדקו את היצרנים. ודא שאפשר לסמוך על החברה שאתה שוקל ויש לה את המשאבים לתמוך בעסק שלהם.
בחר משווק תוכנה נוכח אמין. משווקים טובים הם אלה שיש להם ניסיון רב ביישום שאתה שוקל.
דע את התכונות הספציפיות של התוכנה. דע את הצרכים הספציפיים של החברה שלך, וחפש את התוכנה שתתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים שלך.
מערכת מעקב נוכחות
יש לציין שלכל אחת מהחברות צרכים מסוגים שונים למערכת מעקב נוכחות. הצרכים יהיו תלויים בסוג החברה.
דע את הצרכים הספציפיים של החברה שלך, וחפש את התוכנה שתתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים שלך.
תוכנת הנוכחות הבסיסית ביותר עוקבת אחר סטטיסטיקות הכניסה וההתנתקות של עובד עבור שכר ודוחות. חלקם עוסקים בניהול לוח זמנים המאפשר למפקחים ליצור ולפקח על לוח הזמנים של כל עובד בנפרד. כמו כן, ניתן להשתמש בהם לקביעת כללים לתזמון עובדים כולל חגים, זמני הפסקה ושעות נוספות. מערכות מסוימות יכולות לעקוב אחר איחורים ודפוסי היעדרות של עובדים.
כשאתה מחפש תוכנה, עליך להכיר את הכלים הבסיסיים לחשבונאות, דיווח וביקורת המוצעים על ידי הספק. לקבלת תוכנה יעילה יותר, תהיה לך גישה נוחה לנתוני עובדים וכלים אחרים לביקורת דיוק. כמו כן, היכולת של הכלי לייצר חישובים באופן רטרואקטיבי היא תכונה טובה, מכיוון שהיא הופכת שימושית לתיקון שגיאות ובדיקת שינויים בשכר או בהטבות.
תוכנת מעקב נוכחות טובה תלויה
תוכנת מעקב נוכחות טובה תלויה בצרכי החברה. עם זאת, מציאת מערכת טובה אינה קשה מכיוון שרוב הספקים מייצרים מוצרים המיועדים לתעשיות ספציפיות כמו בתי חולים או בתי ספר. לענפים ספציפיים יש שגרות עבודה ודרישות מידע שונות שיקבעו את תזמון שלהם וגם את צרכי הדיווח שלהם. עם זאת, עליכם להיזהר בבחירת התוכנה. זה לא אומר שכאשר תוויות התיבות תואמות את הענף שלך, עליך לבחור בה.
בחירה נכונה נקבעת על פי האופן שבו היא תועיל לרשומות היומיומיות של החברה. יש להצדיק את עלויות המערכת על ידי פונקציונליות שלה.
