בהתאם למספר העובדים, אם ברצונך לדעת כיצד לארגן את חופשות הצוות ליתרון מקסימאלי ולהפחית את זמן ההשבתה או את ההשפעה על התפוקה, אזי יש צורך בייצוג ברור של עליות זרימת עבודה שנתיות אופייניות, תקופות ייצור גבוהות ופסגות מכירות ושפל.
שימו לב למספר החגים, ימי המחלה והימים האישיים שהוקצו לעובדים באמצעות מדיניות החברה. עם מידע זה, קל יותר להמשיך בארגון בפועל של חופשות הצוות. שמירת המבטא על הארגון היא המנגנון העיקרי לתיאום חופשות צוות שנתיות.
השלבים הבאים מקלים על כך.
- צור לוח שנה המציין את כל חגי העסקים הרגילים.
- לשם כך, הוסף אזורים מוצלים המציגים קפיצות זרימת עבודה שנתיות אופייניות ופסגות ייצור ומכירות. הקפד להשתמש באגדה כדי להסביר אזורים מוצלים.
- לוח השנה מעורר כעת תמונה ברורה יותר מתי מתרחשים זמני חופשת הצוות המשתלמים ביותר בשנה.
הימנע מפערים גדולים
כדי להימנע מפערים גדולים בצוות העובדים, ספק לעובדים עותק של לוח החופשות הזה בתחילת כל שנה. זה מאפשר טווח של 12 חודשים בו עובדים יכולים לתכנן את לוחות הזמנים לחופשה שלהם. בקשו מהעובדים למלא כמה שיותר מימי החופשה שלהם, מה שמאפשר שבועיים לפני זמן החופשה המתוכנן לכל שינוי ביומנים שלהם. אם יש סכסוכים כלשהם, ניתן ליישב אותם לפי ותק או לפי שיטת "כל הקודם זוכה", אם זה עומד במדיניות החברה.
העובדים מתכננים את חופשותיהם לפני סוף כל רבעון, ומציעים להנהלה אפשרות למלא חורים באיוש מראש. זה גם מקל על בעיות במחלקות בהן הצוות וההנהלה עשויים להיות מוגבלים או כאשר הייצור כבד ביותר. לרוב העובדים יש מושג מתי הם רוצים לצאת לחופשות. השתמש בזה כמדריך לעידוד העובדים "לתבוע" את ימי החופשה שלהם ככל שיהיה סביר. לוח השנה משמש גם כמדריך לעובדים מתי ניתן לצאת לחופשות מבלי לשבש את זרימת העבודה או הייצור.
לוחות שנה לחופשות עובדים
לוחות שנה לחופשות עובדים
לאחר שהעובדים מסיימים את לוח החופשות שלהם, יש לשמור עותק בתיק מחלקת כוח אדם לצורך הפניה ויש להעביר עותק לעובד. ניתן לעדכן את העותק של העובד אם נדרשים שינויים וניתן לשלוח את הגרסה המעודכנת להנהלה או לצוות לאישור. מנהלי כוח אדם או מחלקה צריכים לקבל גם עותקים למעקב אחר בעיות. ניתן להעביר לוח שנה זה לגרסה בגודל קיר במידת הצורך. יישום לוח השנה של העובדים הוא דרך פשוטה לארגן חופשות צוות.
