בחנות שלך, אתה תמיד צריך להוציא הזמנת רכש או PO. כך תוכל לכתוב את הזמנת הרכש הזו.
כאשר אתה מנהל חנות או אם אתה קונה מחנות, תמיד ניתנת לך הזמנת רכש או שניתן לתאר אותה בבירור כמעין חוזה כתוב בין הספק לקונה. הוא יכיל את המידע החיוני ביותר הדרוש לך כדי לאתר ולתעד את הרכישות שלך. אם אתה הספק, אתה יכול לשמור אותו כתיעוד של המכירות שלך. מכיוון שניתן לתאר אותו גם כמעין חוזה, הוא שונה מהחוזה בפועל בין הספק לקונה מכיוון שזמנת הרכישה מיועדת אך ורק למוצרים או לחומרים בלבד. הוא אינו מכיל את המידע או המחירים על עבודה ופריטים אחרים פרט לחומר שנרכש בפועל. בחנות שלך, אתה תמיד צריך להוציא הזמנת רכש או PO. כך תוכל לכתוב את הזמנת הרכש הזו:
הדבר הראשון שצריך להזמין את הרכישה הוא נייר המכתבים של החברה שלך. אם עדיין אין לך נייר מכתבים, תוכל להתחיל לכתוב את הזמנת הרכש שלך על ידי רישום שם החברה שלך, הלוגו שלך אם יש לך. עליך לכלול את כל המידע אודות החברה שלך, כמו מספרי קשר, מספרי פקס, כתובת דוא"ל והכי חשוב, כתובת החברה שלך.
אם נראה שלא מצליחה לבצע הזמנת רכש משלך, ישנם אתרים המציעים תבניות להזמנת רכש בהן תוכל להשתמש באופן מיידי. יש גרסת ניסיון שתוכלו לקנות בהמשך אם תהיו מרוצים מהמוצר שלהם. לאחר הזמנת רכש תבנית תעשה את העבודה קלה יותר בהפיכה אחד. אך היזהר מאוד בבחירת התבנית הכי ידידותית למשתמש והתבנית המלאה ביותר, אחרת אתה עלול לקבל עסקאות שלמות של הזמנת רכש.
בכתיבת הזמנת הרכש שלך, עליך לציין בפירוט מלא את הפריט שאתה רוכש. רשום את הסגנון, הדוגמא, הצבע, הדגם ומספר המניות אם יש כאלה. הפרטים המלאים שלך יעזרו לך לזהות את הפריט במקרה שלקוח יביא לשינוי או אם יש תלונות על אי קבלת המוצר הנכון או תיאור המוצר. הדבר החשוב ביותר שיש לזכור הוא לציין את המחיר כפריט בודד ואת הכמות. עליכם לציין גם את סך הפריטים שנרכשו.
הדבר הראשון שצריך להזמין את הרכישה הוא נייר המכתבים של החברה שלך.
דבר נוסף שכדאי לרשום על הזמנת רכש הוא תנאי התשלום. ציין אם הלקוח שילם עבור הפריטים במזומן, חיוב או כרטיס אשראי. חשוב לעשות זאת כדי לעקוב אחר קווי האשראי ותזרים המזומנים של החנות שלך. על התנאים לציין גם אם מדובר בתנאי תשלום או תשלום מלא.
על מועד הרכישה יש לכתוב תמיד על הזמנת הרכש. אם יש לך שיטת משלוח נחוצה, ציין אותה גם כן.
החשיבות של הזמנת רכש היא לתת לכל ספק שאתה מבצע עסק עם שליטה מסוימת בעסקאות שלך. לפעמים כשאתה מנהל חנות מרובת מוצרים, או אם אתה רוכש מספקים שונים, עליך לתת פירוט ספציפי עבור כל אחד מהם. הזמנות הרכש כנראה המסמך הנמצא בהישג יד הצרכים שלכם העסקות.
