יתר על כן, חברות המקפידות על כללים לגבי שירות לקוחות יכולות ליישם אותן בקלות על ידי מתן מדריכי שירות לקוחות של הצוות.
הכנסת מטלות ואסור לעשות במדריך שירות לקוחות חיונית בכדי לשמור על קשר הרמוני בין לקוחות לצוות השירות, שלא לדבר על בין צוות השירות למנהל. חלק מהטעויות שנעשו על ידי הצוות נגרמות מחוסר הדרכה והדרכה. אחרים פונים לתפקידם הנוכחי את מה שלמדו מעבודות קודמות, דבר שעלול להיות בלתי הולם. מדריכי שירות לקוחות הם עזרה גדולה למנוע אי הבנות והנחות. יתר על כן, חברות המקפידות על כללים לגבי שירות לקוחות יכולות ליישם אותן בקלות על ידי מתן מדריכי שירות לקוחות של הצוות.
מדריך שירות לקוחות
קרא דוגמאות של מדריך שירות לקוחות.
אם מוקצה לך לכתוב או לפחות להשתתף ביצירת מדריך שירות לקוחות, הנה כמה טיפים שתמצאו שימושי:
קרא דוגמאות של מדריך שירות לקוחות. דוגמאות לכך הן מורים טובים. אל תשכח לשים לב לפריסה ולתוכן. מדריכי שירות בדרך כלל משעממים. ועליך לדעת ששעמום משפיע על תהליך הלמידה של אדם. נסה להתאים חלק מהדוגמאות שלדעתך יכולות לתפוס את העניין של הקורא שהוא או היא יבינו את התוכן בקלות.
ערוך טיוטה גסה לגבי מה התוכן צריך להיות. התוכן של מדריך השירות צריך להיות מורכב ממטרות, סטנדרטים, ברכת לקוחות, דרך מכירה נכונה, אופן מענה לשאלות אודות מוצרים או שירותים שניתנים, וכן התמודדות עם החזרות, טיפול בתגובות או תלונות, מענה לפניות מוצרים או שירותים. וקבלת עזרה כאשר הצוות אינו יכול לענות על דרישות הלקוח.
קבל את אישור המנהל על התוכן והפריסה. הקפד לדון כיצד צריך להיראות המדריך ומה תוכנו. מנהל המערכת יכול לבצע תשומות על סמך חוויות. יתר על כן, דיון בנושא עם מנהל המערכת יכול למנוע בעיות וסיבוכים בעתיד.
פנה לייעוץ של עורך דין. עורכי דין יכולים לראות ולתקן פרצות בקלות במדריך. עדיף שעורך דין יבדוק את ההוראות, הכללים והסטנדרטים שלך, במיוחד לגבי החזרות ותלונות, כדי לוודא שיש לך את הנוסח הנכון כדי להגן על החברה מפני אחריות פוטנציאלית.
ציין אילו מילים או ביטויים הצוות לא צריך לומר. בחלק מהחברות אסור לדבר ללקוחות מילים המבטיחות משהו כמו "בטוח" או "אני מבטיח" מכיוון שהחברה לא תוכל לעמוד בהבטחת הצוות.
כלול במדריך מילון מונחים או הערות שוליים. יש מילים או ביטויים שיכולים להיות רשמיים מדי או עמוקים מכדי שניתן יהיה להבין אותם על ידי הצוות. יהיה להם קל להבין את התוכן אם יש הערות שוליים לעיון והסברים נוספים, ומילון מונחים להגדרות מונחים.
עדיף לכתוב בצורה ברורה ותמציתית. כשמדובר בהוראות, הקוראים רוצים שיאמרו להם בצורה פשוטה ויש להם לעשות ואל תעשה. שים את עצמך בנעלי הקורא. אתה מבין מה בנית? אם לא, שקול לשנות את עבודתך.
