אם במשרד שלכם יש אולם כנסים או חדר ישיבות, תוכלו להזמין זאת ולהשתמש בהם לפגישה העסקית.
פגישות עסקיות הן חלק מהחיים בעבודה. בסופו של דבר תצטרך להתחיל לקיים פגישות עסקיות משלך, במיוחד כאשר תרכוש תפקידים מנהליים. כך תוכל לארח פגישה עסקית מוצלחת.
מיקום. קודם כל, קבע את המיקום. המיקום צריך להיות נגיש לכל האנשים שישתתפו בפגישה, והוא צריך להיות נקי, מואר היטב, שקט ומסייע לפגישה. יש אנשים שבוחרים להיפגש במסעדות, אך אלה יכולים להיות רועשים למדי. אם במשרד שלכם יש אולם כנסים או חדר ישיבות, תוכלו להזמין זאת ולהשתמש בהם לפגישה העסקית. וודא כי אתה מתכונן לכל החומרים הדרושים לך לפגישה, כגון לוח לבן, סמנים, חלוקות יד ואפילו מקרן LCD אם אתה או מישהו מהמשתתפים ישתמש בכך.
נוכחות. לאחר מכן, קבעו מי ישתתף בפגישה העסקית. ודא שאתה מתחשב בכל האנשים, מכיוון שחלק מהשותפים העסקיים עלולים להרגיש נעלבים אם הם לא הוזמנו לפגישה עסקית חשובה. שאל גם את כל האנשים שנכחו אם יש להם בקשות מיוחדות, למשל אם הם זקוקים למקרנים לצורך הצגתם. אם תציעו ארוחת צהריים או קצת חטיפים במהלך ההפסקה, כדאי לשאול אם יש להם הסתייגויות מהאוכל. יש אנשים, למשל, סובלים מאלרגיות שאתה צריך להיות מודע אליהן.
זמן. דאג שתזמן את מועד הפגישה מבעוד מועד. עבור אנשים עסוקים מאוד, יתכן שתצטרך להכין את לוח הזמנים כבר מספר חודשים מראש. ככלל, עם זאת, יש לקבוע את הפגישות לפחות שבוע-שבועיים לפני כן. זה ייתן לכולכם מספיק זמן להתכונן ומספיק זמן לנקות את לוחות השנה ולפנות מקום לפגישה העסקית. עליכם לציין גם את השעה המדויקת בה תחל הפגישה העסקית. זכור שלעולם לא כדאי שתאחר לפגישות עסקיות, במיוחד אם אתה האדם המארח את הפגישה.
לאחר הפגישה העסקית, כדאי לכם להציע ארוחת ערב עבור השותפים בפגישה העסקית.
מקלה. במהלך הפגישה העסקית בפועל, עליכם לקחת אחריות ולהקל. עשו זאת על ידי קביעת סדר יום והצגת האנשים זה לזה אם הם עדיין לא מכירים זה את זה. בתור המנחה תציג את מטרת הפגישה ותעמוד בראש הדיונים. אם אתה חייב לומר נאום, ודא שאתה אומר נאום קצר ותמציתי, אך אינפורמטיבי ככל האפשר. וודאו גם שיש מישהו שמוריד הערות ויוצר את פרוטוקול הפגישה.
ארוחת ערב. לאחר הפגישה העסקית, כדאי לכם להציע ארוחת ערב עבור השותפים בפגישה העסקית. ארוחת הערב עשויה לעלות מעט, במיוחד מכיוון שסביר להניח שתסעדו במסעדה טובה, אך זו תהיה דרך נהדרת עבורכם להכיר מקרוב את השותפים העסקיים, ולטפח קשרים מצוינים בינכם לבין האחרים בעסק.
בשלבים אלה, אתה אמור להיות מסוגל לארח את הפגישה העסקית שלך בהצלחה.
