אם אי פעם קיבלת פרס מסוכנות פדרלית ותהית מה המשמעות של כל המספרים והאותיות, אז אתה לא לבד. לכל אות ומספר הכלולים בחוזה פדרלי או הזמנת רכש יש משמעות ספציפית. המכתבים מזהים איזו סוכנות הוציאה את צו הרכישה, איזה סוג מימון שימש (מימון צבאי או אזרחי); שנת הכספים בה הוצא הצו; סוג רכב הרכישה (חוזה, הזמנת רכש, כבקשת הצעת מחיר, בקשה להצעה או הצעה) ולבסוף הזיהוי המספרי שהוא הבא בתור לשימוש.
חוזה מסוג משלוח בלתי מוגבל
אני אראה לך מספר הזמנת רכש היפותטי שהיה מונפק על ידי מחלקת הצבא, חיל המהנדסים, מחוז בולטימור, דוגמה לכך תהיה DACA31-09-P-0001. שתי האותיות הראשונות "DA" מייצגות את מחלקת הצבא, ה- "C" מיועד לחיל המהנדסים, "A" מצביע על מימון צבאי ששימש לרכישת הפריטים בהזמנת הרכש. קבוצת המספרים הבאה היא "31", מספר זה משתנה כך שיתאים למחוז שכתב את הצו, "31" מיועד למחוז בולטימור. המספר הבא בהזמנת הרכש הוא "09", מספר זה מציין את שנת הכספים בה נכתבה ההזמנה. האות הבאה בדוגמה שלי היא "P" . מכתב זה יכול להשתנות בהתאם לאופי הזמנת הרכש, דוגמא תהיה "D" עבור חוזה מסוג משלוח בלתי מוגבל, או "C" עבור חוזה העולה על סף העסקים הקטנים, או "F" אשר יציין הרכישה בוצעה מתוך חוזה GSA קיים. ארבעת המספרים האחרונים בסדר הם המספרים הרציפים שמראים כמה הזמנות נכתבו. בדוגמה שלי, "0001" תהיה ההזמנה הראשונה שנכתבה בשנת הכספים "09".
כל הסוכנויות בממשל הפדרלי משתמשות כמעט באותם מזהים, בין אם אתם עוסקים במחלקת חיל הים, במינהל הביטוח הלאומי או במחלקת הוד. על כולם לזהות היכן הם נמצאים, באיזה סוג פרס הם מעניקים, באיזו שנת כספים הם נמצאים, מה צבע הכסף (צבאי או אזרחי) והמספר הרציף הבא במערכת ההזמנות שלהם.
אז אל תרגישו אבודים כשאתה מסתכל על אותה הזמנת רכש שקיבלת זה עתה מהממשלה הפדרלית. מי שהנפיק את ההזמנה יודע בדיוק על מה כל אות ומספר מייצגים, וכל זה בפענוח הקוד. בהצלחה.
