שאל את עצמך איזו אווירה תרצה ליצור בפגישה שלך ותכנן בהתאם.
הפגישות כאן כדי להישאר, ובמוקדם או במאוחר, ככל הנראה תתבקש להוביל פגישה. הבן את היסודות כיצד לנהל פגישה אפקטיבית ותהיה ידוע כמי שמסיים את הדברים; הזניח את היסודות האלה ותבזבז רק את הזמן של כולם.
נפגש מהסיבה הנכונה. כשאתה מתקשר לפגישה, דע מה הסיבה. דלג על הפגישה אם אין לך שום דבר מיוחד לדון בהם, אם אינך זקוק לקלט של אחרים, אם כבר החלטת על דרך פעולה, או אם מעורבים אחרים רק יסבך את התוכנית שלך. האם להתקשר לפגישה אם אתה צריך להציג מידע להרבה אנשים במהירות ואתה לא רוצה לכתוב את זה, אם אתה רוצה קלט מאחרים על הרעיון שלך, אם אתה רוצה להשיג "קנה" מהצוות, או אם אתה רוצה להניע את הצוות לגבי רעיון. פגישות ייעודיות פותרות בעיות, מגלגלות תמיכה ומכינות אחרות לפעולה.
קבעו סדר יום. יש אנשים שחושבים שאג'נדות מעניקות יותר מדי מבנה לפגישה, שאנשים לא יכולים להיות ספונטניים או שהאווירה תהיה רשמית מדי. זה כמו לומר אם אתה מתכנן חופשה על ידי אריזת הבגדים הנכונים, התארגנות להסעות, והחלטה על יעד שלא תוכל להירגע ולהיות ספונטני בדרך. סדר היום הוא רק מפת דרכים שמובילה ליעד שלך. השתמש בהם או תלך לאיבוד. כשאתה מוביל פגישה, קבע סדר יום ויצמד אליו. השתמש בפעלים פעילים, סכם במשפט את הנושא העומד על הפרק, ויידע את הקבוצה למה אתה מצפה בכל נושא - "לדיון בלבד", "לאיסוף נתונים" או "להחלטה". בין אם אתה עוקב אחר סדר היום או עוקף מדי פעם,קיום סדר יום ייתן לאחרים את השקט הנפשי שהפגישה הולכת לאנשהו.
הישאר בחוץ אם אתה מתכוון להוביל. שום דבר לא מתסכל ולא מכבה את משתתפי הפגישה יותר מאשר מנהיג שלא לוקח שליטה. ציין את תפקידך בהתחלה ואיזו סמכות תהיה לקבוצה. האם אתה מתכוון פשוט להקל על הדיון או לספר להם כיצד תדון בכל רעיון ותגיע להחלטות? האם אתה מתכוון להניע את הדיון או לבטל את האחריות הזו לאחרים באופן אקראי? האם אתה מתכוון להיות צופה אילם או שאתה מתכנן להשליך את שני הסנט שלך? אתה לא צריך לקבל את כל התשובות, לעשות את כל הדיבורים או לקבל את כל ההחלטות, אבל אתה צריך להיות בחזית. או להוביל או לתת את האחריות למישהו אחר ולצאת מהדרך. מישהו תמיד אחראי על פגישה. אם זו הפגישה שלך, ודא שזה אתה.
הפגישות כאן כדי להישאר, ובמוקדם או במאוחר, ככל הנראה תתבקש להוביל פגישה.
בחר בקפידה משתתפים. בחירת רשימת המשתתפים חשובה לא פחות מהנושאים עליהם אתה דן. שאל את האנשים הנכונים ויש לך סיכוי טוב להחלפת רעיונות ערה ומושכלת. שאל את האנשים הלא נכונים ותקים אזור מלחמה. השתמש ברשימת הבדיקה הבאה: מי יכול לספק ייעוץ מומחה נחוץ? למי יש ניסיון בנושא זה? מי יתמוך בעניין שלך? מי יתנגד לעניינך? את המחויבות של מי אתה צריך "לגרום לזה לקרות?" אל תחפש אנשים פופולריים, אנשים משכנעים או אנשים ממוקמים - חפש את האנשים הנכונים למטרתך.
בבעלות ההגדרה. כמו שלספורטאי יש יתרון מובהק כאשר הוא מתחרה במגרש הביתי שלו, כך יכול מנחה מפגשים. דע את הדשא ואתה שולט בפגישה. אם אתה רוצה סמכות ואווירה לא קשקשת, קבע את חדר הישיבות. אם אתה רוצה קבוצה נמרצת, עבור לחדר ישיבות מואר היטב. לקבלת מושב פטפוטים פורמלי, לנסות במשרד של מישהו. אם אתה רוצה לשחק מארח, ספק קפה או חטיפים בטרקלין או קבע את הפגישה למסעדה נחמדה. האורחים שלך ירגישו מחויבים להיות אזרחיים ואף תואמים. שאל את עצמך איזו אווירה תרצה ליצור בפגישה שלך ותכנן בהתאם. לא משנה מה תבחרו, תהיו נוחים עם זה ו"החזיקו "בסביבה.
פגישות לא צריכות להיות עוד "רע הכרחי". הם יכולים להיות הדרך היעילה והיעילה ביותר לבצע עבודה איכותית במהירות, לחלוטין ובזמן - מבלי לתת רק לכולם עבודה נוספת.
