המומחים הכריזו זה מכבר על הגעתו הממשמשת ובאה של המשרד ללא נייר, במיוחד לאור ההתקדמות הטכנולוגית האחרונה בעשורים האחרונים, כולל האינטרנט. עם זאת, כחברה אנו מדפיסים, משתמשים ומבזבזים נייר יותר מתמיד, במיוחד בהגדרות ארגוניות. במאמץ להפחית עלויות הקשורות לנייר ולהפעיל שיטות ידידותיות לסביבה, חברות ברחבי הארץ ניסו להפוך את משרדיהן ללא נייר. למד דרכים יעילות ויעילות להפחתה דרסטית של נפח מסמכי הנייר במשרדך ולהשיג את המשרד ללא נייר.
- תוכנת ניהול מסמכים - אמנם ישנם כמה מסמכים ורשומות שלא ניתן לשמור בפורמט דיגיטלי (למשל רשומות עובדים וכו '), אך תוכנות לניהול מסמכים יכולות להפחית משמעותית את נפח מסמכי הנייר שנוצרו ומנוהלים במשרד. יתר על כן, מערכת משרד ללא נייר יכולה גם למזער הוצאות אופייניות הקשורות לעותקים קשיחים, כגון ציוד הדפסה ועלויות אחסון.
- תחשוב לפני שאתה מדפיס - באמת ניתן להשיג משרד ללא נייר רק אם כולם במשרד נמצאים על הסיפון. בשילוב עם תוכנת ניהול מסמכים, עודדו את העובדים לחשוב לפני שהם מדפיסים. אם יש להם עותק אלקטרוני של מסמך, האם הם באמת זקוקים גם למסמך מודפס? האם ניתן להפיץ פרוטוקולים, הודעות ותזכירים של החברה באמצעות דוא"ל? עודד את העובדים להדפיס רק במידת הצורך ולקדם מסמכים דו צדדיים.
- נצל תצוגה לפני הדפסה - The המשרד הממוצע מייצר אלפי של הדפסים מבוזבזים מדי שנה פשוט כי העובדים אינם מצליחים להציג את מה שהם מדפיסים. בחר באפשרות "תצוגה מקדימה של ההדפסה" כדי לראות בדיוק כיצד יודפס המסמך.
- קבצי PDF - PDF, אשר מתייחס Portable Document Format, הוא פשוט דרך שתוכל לשלוח מסמכים מעוצבים בצורה אלקטרונית, ובין המקבל יכול לפתוח ולהציג אותם על שלו או שלה במחשב.
- מציעים חשבונית ללא נייר - אם אתם שולחים חשבוניות באופן קבוע ללקוחות, תנו להם אפשרות לחשבונית ללא נייר. באפשרותך לשלוח להם חשבוניות PDF באמצעות דוא"ל או במידת האפשר להציע חיוב מקוון.
- עותקים אלקטרוניים לגיבוי - לעיתים קרובות עובדים ידפיסו עותק של מסמך אלקטרוני כשיטת גיבוי במקרה שהעותק האלקטרוני נמחק או נהרס. השתמש בפתרון גיבוי נתונים מקוון כדי להבטיח שניתן יהיה לשחזר במהירות מסמכים אלקטרוניים אם אי פעם נמחקו, נהרסו או ניזוקו.
