תוכנת ניהול מסמכים עושה יותר מאשר לצלם תמונה של מסמך נייר ולאחסן אותה כקובץ אלקטרוני.
ישנם אינספור פתרונות תוכנה הקיימים כיום בשוק ליצירת משרד ללא נייר. עכשיו, זכור את העובדה שיש הרבה מסמכי נייר במשרד, וגם אלה מוגשים ומשמשים בדרכים שונות. ללא נייר במשרד פתרונות תוכנה על השוק היום ניתן לסווג את הפונקציות השונות שהן מבצעות. הנה רק כמה מהם:
הדמיית מסמכים.תוכנת הדמיית מסמכים בעצם מצלמת תמונה של מסמך לאחסון כקובץ אלקטרוני. אתה עשוי לחשוב שאתה יכול לעשות זאת רק על ידי שימוש בסורק בלבד והגשת המסמכים האלקטרוניים שלך על פי הסגנון שלך. עם זאת, תוכנת הדמיית מסמכים עושה הרבה יותר מזה. לעיתים קרובות יש צורך במסמכים אלקטרוניים כדי לגשת לאנשי הצוות השונים. תוכנת הדמיית מסמכים מספקת גישה קלה יותר לשאר חברי הארגון. תוכנות מסוימות, למעשה, מבוססות על דפדפן, כלומר המסמכים האלקטרוניים מועלים ברשת. לכן, אנשי צוות המותרים לגישה לקובץ רשאים להציג את המסמך האלקטרוני בכל מקום ובלבד שיש להם חיבור לאינטרנט.
ניהול מסמכים. תוכנת ניהול מסמכים עושה יותר מאשר לצלם תמונה של מסמך נייר ולאחסן אותה כקובץ אלקטרוני. מסמכים אלקטרוניים מאוחסנים יהיו קיימים כל עוד החברה פועלת. ללא תוכנת ניהול מסמכים, לא ניתן יהיה לבצע ארכיון והוספה נכונה של קבצים אלה. משמעות הדבר היא רק הפסדים גדולים המיוחסים לזמן ולאנרגיה המושקעים באיתור מסמכים אלקטרוניים. תוכנת ניהול מסמכים עונה על בעיות אלה.
פקס ללא נייר. זכור שמכשירי פקס מייצרים גם נייר שלעתים קרובות פשוט מסתיים לפח האשפה. תוכנת פקס ללא נייר מנהלת הודעות פקס נכנסות ויוצאות. התוכנה מסנכרנת את מכשיר הפקס המשרדי למחשב או לשרת שהוקצו. הודעות נכנסות מתקבלות באופן אלקטרוני ממש כמו קבלת אימייל. לאחר מכן זה יהיה תלוי בנמען אם יש צורך להדפיס את ההודעה או בכלל לא.
OCR פירושו זיהוי תווים אופטי
תוכנת הדמיית מסמכים בעצם מצלמת תמונה של מסמך לאחסון כקובץ אלקטרוני.
עבור עסקים קטנים יותר, המשימה של יצירת משרד ללא נייר עשויה להיות כרוכה רק בתוכנה לסריקת המסמך ולהמרתו לקובץ שניתן לקרוא ולערוך על פי דרישה. תוכנת סריקה בדרך כלל מגיעה יחד כאשר אתה קונה סורק. יש צורך בתוכנת OCR כדי להמיר את המסמכים הסרוקים שלך. OCR פירושו זיהוי תווים אופטי. תוכנת OCR ממירה קובץ תמונה לטקסט הניתן לעריכה במכונה. מרבית תוכנות ה- OCR ממירות קבצי תמונה לפורמטים ידידותיים למשתמש כמו Microsoft Word ו- PDF. העלה מסמכים אלקטרוניים אלה לכונן הקשיח של המחשב המשרדי שלך לאחסון וניהול. הקפידו על קבצי גיבוי למקרה שהמחשב שלכם קורס. אתה יכול גם לנסות להעלות אותם באופן מקוון.
משרד ללא נייר נחשב כמשרד העתיד. אנשי איכות הסביבה תומכים בכך מכיוון שצמצום השימוש בנייר פירושו הצלת עצים נוספים. בעלי חברות קונים את הרעיון משום שבסופו של דבר הוא יביא להורדת עלויות תפעול. עם כניסת הטכנולוגיה החדשה, השגת משרד ללא נייר אינה עוד חלום.
