כיצד לפתח תוכנית ניהול מסמכים?

לכל העסקים יש מסמכים, בין אם אלקטרוניים ובין אם על נייר. מסמכים אלה נחשבים גם כנכסים לחברה. ממסמכים אלה, דוחות נעשים ומנותחים וישפיעו על החלטות עסקיות חשובות. מכיוון שיש שני סוגים של מסמכים לניהול, יש לפתח תוכנית לניהול מסמכים כדי לארגן אותם ביעילות.

תוכנית ניהול מסמכים כוללת בעצם

פיתוח תוכנית ניהול מסמכים כוללת בעצם את השלבים הבאים:

1. הטלת סטנדרטים ביצירת מסמכים. לעסקים יש מסמכים שונים שממשיכים להצטבר בכל יום עבודה אחד. דוגמאות לכך הן חשבוניות מכר, הודעות תשלום, קבלות, מאזן, גיליונות אלקטרוניים ודוחות מכירה. כדי שמסמכים אלה יהיו מסודרים מאוד, צריך להיות פורמט או תקן קיימים ביצירתם. החלט על הפורמט או התבנית לשימוש בכל מסמך. צור נוהל סטנדרטי לשיתוף או עיון במסמכים. לסיום, וודא כי כל מי שעוסק בהפקת מסמכים עסקיים מכוון לתקנים שהטלת.
2. החלט על נוהל אחסון מסמכים. למסמכי נייר יש סיכוי גדול יותר לנזק, והכי טוב יהיה לבצע סריקת מסמכים והדמיית מסמכים כדי שיהיה גם עותק אלקטרוני של מסמכים אלה. כעת, כאשר יש לכם גם עותקים אלקטרוניים של מסמכי הנייר שלכם, תוכלו להחליט על ההיבט הפיזי של אחסון המסמכים. ניתן לשמור מסמכי נייר בארונות תיוק, ואילו מסמכים אלקטרוניים ניתן לשמור במחשב או בשרת מחשב. כך או כך, מה שחשוב הוא שתהיה לך דרך קבועה מראש להגשת ואחזור המסמכים שלך ביעילות. הרבה כסף והזדמנויות יאבדו כאשר קשה למצוא מסמכים הדרושים, שימו לב. לאחר מכן, החליטו על נוהל כיצד תוכלו לאחסן את המסמכים העסקיים שלכם. לדוגמא, בסוף השנה תוכלו לאסוף כל מיני מסמכים בתיקייה אחת גדולה או קלסר ולתייג אותה בשנה בה נוצר. עבור מסמכים אלקטרוניים, תוכל פשוט ליצור תיקיה במחשב שלך עם התווית השנה ולהעביר את כל המסמכים האלקטרוניים לשם מסווגים לפי סוג.
3. צור מערכת אחזור קבצים. שוב, דע כי זמן וכסף עלולים לאבד כאשר הצוות מתקשה לאחזר קובץ. מערכת אחזור טוב מסמך תושג אם הליך אחסון מסמכים פתחת יעיל. דרך נוספת למנוע בעיות באחזור המסמכים היא ליצור רשימת מיקומי קבצים. זו רשימה שמודפסת ומתפרסמת בכל תחנות עבודה בחברה. ציין הן את הכונן והן את התיקיה במחשב או בארון התיוק שבו ניתן למצוא מסמך ספציפי.
4. חשוב על דרכים לשמור על אבטחת המסמכים שלך. פירוש הדבר של התקנת מערכות אבטחה בהקמתך ואבטחת כל נקודות הכניסה האפשריות. קבע לוח זמנים לגיבוי תקופתי של קבצים, וקבע כונן שבו יאוחסנו קבצי הגיבוי. אל תשמור את קבצי הגיבוי שלך באותו כונן קשיח שבו מאוחסנים הקבצים האלקטרוניים המקוריים.

פיתוח תוכנית ניהול מסמכים חוסך לך את הטרחה שלא למצוא את המסמך הדרוש לך כשאתה זקוק לו.