כיצד לארגן מסמכים עסקיים?

מסמכים עסקיים הם חלק מפיסות הנייר החשובות ביותר שתיתקל אי פעם, ואפילו עבור עסק קטן, מספר המסמכים העסקיים יכול להצטבר. מכיוון שאתה לא יכול פשוט לזרוק אותם, הנה כמה מהדרכים הטובות ביותר לשמור על העומס ולארגן את המסמכים העסקיים שלך.

החזרי מס הכנסה

תיקיות קבצים. אחד הכלים החשובים ביותר שתשתמש בהם הוא תיקיית הקבצים, אם אתה מתכוון לארגן את המסמכים העסקיים באמצעות ארון התיוק הקלאסי. תיקיות הקבצים מגיעות בגדלים קצרים וארוכים, תלוי בסוג המסמכים שאתה מטפל בהם. את אלה ניתן לרכוש גם בצבעים שונים. זכור כי בעת בחירת תיקיות תיוק בצבעים שונים, יש להשתמש בצבעים כדי לייעל את אופן הארגון של המסמכים העסקיים. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בתיקיות לבנות להחזר מס הכנסה, בתיקיות כחולות לאחריות וכו '.

כותרות. הקפד ליצור כותרות לסוגי המסמכים השונים. את הכותרות או את התוויות ניתן לכתוב בכרטיסייה בתיקיות, אם כי ניתן לכתוב אותן גם בחלק הקדמי של התיקיה. הכרטיסיות בתיקיות, לעומת זאת, הן מהמקומות הטובים ביותר לכתוב את הכותרת מכיוון שהדבר יאפשר לך להגיע לשיא בקלות לכותרת מבלי שתצטרך לשלוף את כל התיקיה.

יצירת עותקים. עם זאת, ניתן לשמור מספר מסמכים באופן דיגיטלי. אם יש לך מסמכים עסקיים מסוימים שאתה יכול להרשות לעצמך לבצע דיגיטציה, עשה זאת. זה ימנע מכם לצבור יותר מדי מסמכים עסקיים. לשם כך תזדקק לסורק. חבר את הסורק למחשב והשתמש בו ליצירת סריקות של המסמך שלך. בדרך כלל, המסמכים הסרוקים יישמרו כקבצי תמונה, כגון JPEG.

המרת קבצי התמונה. אתה יכול, עם זאת, להפוך את קבצי התמונה ל- PDF על ידי הדפסת אותם באמצעות מדפסת Adobe, שתמיר את הקבצים לקבצי PDF. לאחר הפיכתם לקבצי PDF, תוכלו להשתמש בכלי ניתוח טקסט לסריקת הטקסט בקבצי PDF. זה יאפשר לך להעתיק ולהדביק במהירות את הטקסט ממסמך ה- PDF למסמך מילים, כך שלא תצטרך עוד להקליד את כל הטקסט בעצמך.

תוכנות הצפנת קבצים בחינם

התארגנות. בדיוק כשאתם מארגנים את המסמכים העסקיים של העותק הקשיח בארון התיוק, עליכם לארגן את העותק הרך של המסמכים בתיקיות. אם ברצונך להוסיף הגנה, במיוחד אם אתה מתמודד עם מידע רגיש אודות החברה שלך או העסק שלך, עליך גם להצפין את הקבצים. אחת מתוכניות הצפנת הקבצים החינמיות בהן תוכלו להשתמש היא True Crypt, המספקת רמת הגנה טובה בחינם.

לבסוף, תוכלו גם לשקול צריבת עותקי CD או DVD של הקבצים והמסמכים החשובים, כגיבויים. עם זאת, זכור כי יש לאחסן את תקליטורי ה- DVD הרחק מאור השמש ולהרחק מסביבות חומציות העלולות להרוס את הדיסק. עם צעדים אלה בחשבון, אתה אמור להיות מסוגל לארגן את המסמכים העסקיים שלך ולשמור עליהם נגישים ובטוחים.