כיצד לבחור מערכות שכר: ידני, תוכנה, חיצוני

עיבוד שכר יכול להיות אחת המשימות המורכבות ביותר העומדות בפני ארגון. מלבד פשוט לשלם לעובדים שלך, תצטרך להגיש מיסים, להגיש דוחות ולעבד נתונים מסוף השנה למטרות דיווח מס. הבחירה בכל סוג של מערכת עסקית יכולה להיות קשה. כדי לקבוע את מערכת השכר הטובה ביותר עבור החברה שלך, שקול את הנקודות הבאות:

1. אילו סוגים של מערכות שכר זמינים? ישנם שלושה סוגים בסיסיים של מערכות שכר.
   • משכורת ידנית פירושה שאתה, או עובד אחר בחברה שלך, מחשב את שכר כל תקופת שכר לחלוטין על הנייר. יהיה עליך לחשב מיסים, ביטוחים, 401K וכל ניכויים חלים אחרים בנוסף לרווחים של כל עובד בפועל. היתרון בשימוש במערכת ידנית הוא בכך שהיא מאוד זולה, ולמעשה ללא עלויות הפעלה. החיסרון הוא שמה שתחסוך בעלויות ההפעלה, ככל הנראה ייאכל בכמות הזמן שלוקח לעיבוד שכר עבודה. בנוסף, קל מאוד לטעות בעת עיבוד שכר באופן ידני, והקנס על טעויות, במיוחד טעויות במיסוי, יכול להיות יקר מאוד. יש לפחות תבניות שכר בחינם, אך עדיין קשה לבצע עיבוד שכר ידני.
   • הסוג השני של מערכת השכר ממוחשב. חברות רבות מציעות תוכנת מחשב שתסייע לכם בעיבוד שכר עבודה. יהיה עליך להזין מידע עבור כל עובד כאשר הוא מתקבל לעבודה, אך לאחר מכן התוכנה תחשב אוטומטית מיסי שכר וניכויים אחרים. רוב התוכניות יעבדו גם טפסים מסוג W-2 לכל עובד בסוף השנה, מה שיכול לחסוך בזמן אמת. היתרונות של מערכת שכר מסוג זה הם רבים - פחות טעויות פוטנציאליות ופחות זמן לעיבוד שכר. בנוסף, ניתן להכשיר עובדים להפעלת התוכנית ביתר קלות, כך שלא תצטרך להיות תלוי באדם אחד בלבד שיעבד את שכר העבודה. החסרונות הם שאתה עדיין צריך להזין את השעות של כל עובד באופן ידני, ואת התוכנה יש לעדכן מדי שנה או בכל פעם שחוקי המס החדשים נכנסים לתוקף. יכולות להיות גם חיובים נוספים אם יש להגדיר את התוכנה במיוחד עבור העסק שלך.
   • הסוג הסופי של מערכת השכר הוא שימוש בשירות שכר חיצוני. חברות כמו ADP ו- Paychex יעבד עבורך את שכר העבודה שלך, כולל הגשת כל תשלומי המס הדרושים והפקת דוחות סוף השנה. למרות שמדובר בסוג היקר ביותר של מערכת השכר, היא יכולה לשלם על עצמה בחברות גדולות יותר, שאולי אחרת יצטרכו להעסיק עובד במשרה מלאה המוקדש לעיבוד שכר עבודה. שירות שכר עשוי גם להציע אפשרות להפקדה ישירה לעובדים שלך, שהיא מאוד פופולרית. כאשר אתה חוקר שירותי שכר, בדוק אילו שירותים הם מציעים, ואם הדוחות שהם מספקים לך מועילים. אם לא, בדקו אם הם יכולים להתאים את שירותיהם כך שיתאימו יותר לצרכים שלכם. שיקול חשוב נוסף הוא למצוא שירות שכר שמוטל עליו איגרות חוב. זה מגן עליך מפני אחריות במקרה של כספים שגויים.בדוק עם כל שירותי השכר הפוטנציאליים כדי להיות בטוח שהם ישלמו כל העונשים החלים אם הם עושים טעויות בהעברת תשלומי המס, ושהם יכולים לעבד מחדש את שכר העבודה במהירות אם יש טעויות. החיסרון העיקרי במערכת זו, מלבד העלות הגבוהה יותר, הוא שאבטחה יכולה להיות בעיה אם מחשב השכר שלך נמצא באותה רשת כמו כל המחשבים האחרים בחברה שלך. כדי להימנע מכך, צריך שיהיה לך מחשב המשמש רק לשכר עבודה שיכול להיכנס לאינטרנט מבלי להשתמש באותו חיבור כמו המחשבים האחרים שלך. כמו כן, זכור כי עדיין תצטרךהוא שאבטחה יכולה להיות בעיה אם מחשב השכר שלך נמצא באותה רשת כמו כל שאר המחשבים בחברה שלך. כדי להימנע מכך, צריך שיהיה לך מחשב המשמש רק לשכר עבודה שיכול להיכנס לאינטרנט מבלי להשתמש באותו חיבור כמו המחשבים האחרים שלך. כמו כן, זכור כי עדיין תצטרךהוא שאבטחה יכולה להיות בעיה אם מחשב השכר שלך נמצא באותה רשת כמו כל שאר המחשבים בחברה שלך. כדי להימנע מכך, צריך שיהיה לך מחשב המשמש רק לשכר עבודה שיכול להיכנס לאינטרנט מבלי להשתמש באותו חיבור כמו המחשבים האחרים שלך. כמו כן, זכור כי עדיין תצטרךפרטי התשלום לעובד השידור אל שירות שכר בכל תקופת תשלום.
2. כמה עובדים יש לך? אם יש לך פחות מעשרה עובדים והשעות שלהם נשארות זהות בתקופת שכר אחת לשנייה, או שהם בשכר, זה יכול להיות קל יחסית לעבד שכר ידנית. אם לחברה שלך עובדים בין עשרה לחמישים עובדים, חבילת תוכנת שכר עשויה לעבוד טוב עבורך, כל עוד מדובר במעט נושאים מורכבים יחסית. אם החברה שלך גדולה - חמישים עובדים ומעלה - תרצה לשכור שירות שכר חיצוני או לשכור עובד אך ורק כדי לעבד שכר. חברות השכר משתנות בשירותים שהם מציעים ובסכום העלות - עשה את המחקר שלך כדי למצוא החברה המתאימה לך.

   

3. באיזה תוכנת הנהלת חשבונות אתה משתמש? אם תוכנת החשבונאות הנוכחית שלך כוללת מערכת לעיבוד שכר, ייתכן שתרצה להשתמש בה מכיוון שתוכל לשלב את כל המידע הכספי שלך בחבילה אחת. כאשר אתה שוקל זאת, חשוב עד כמה התוכנית עונה על צרכיך, ואם ניתן להתאים אותה לצרכים העתידיים שלך.
4. כמה מורכב שכר העבודה שלך? אם שכר העבודה שלכם מורכב למדי - למשל, אם יש לכם עובדים רבים בשיעורי שכר שונים, ובתקני שכר שונים, אולי אפילו עם חבילות ביטוח שונות לבחירה, תוכלו להקדיש זמן רב לעיבוד שכר, ולניסיון. כדי לעמוד בקצב השינויים. משימה כזו עשויה להתאים יותר לשירות שכר חיצוני. עם זאת, ודא שאתה מבין מה כלול בתשלום הבסיסי שלך, ומה נחשב לתוספת. חברות מסוימות כוללות רק את הצעדים הנדרשים במינימום בעיבוד שכר העבודה, וכל היתר כרוך בתשלום נוסף. הדרך הטובה ביותר להימנע מבעיה זו היא להרכיב שכר אופייני לחברה שלך, ואז לבקש משירותי שכר פוטנציאליים לצטט את העבודה.

המפתח לקביעת פתרון שכר אידיאלי עבור העסק שלך הוא להיות מציאותי לגבי כמה זמן וכסף שאתה יכול להקדיש למשימה זו. כמו כן, שקול אם יש לך עובד במחלקת הנהלת חשבונות או משאבי אנוש שלך עם הידע והזמן להקדיש לשכר. אם מערכת שכר אינה עובדת עבורך, אל תרגיש קשור אליה רק משום שכך תמיד נעשה. זה עשוי לקחת כמה ניסיונות כדי למצוא התאמה מצוינת! בהצלחה במציאת מערכת השכר הטובה ביותר עבור החברה שלך!