הכן תוכנית נוספת כגיבוי כדי לשמש כבדק ואיזון לתוכנת ספר החשבונות הראשי שאתה מתכנן לבחור.
עסקאות פיננסיות דורשות דין וחשבון ושקיפות. יהיה עליך להיות מסוגל לעקוב אחר כמה אתה מוציא לעומת כמה שאתה מרוויח. ללא ספר כללי זה, אינך יכול לקבוע אם אתה מרוויח או לא. זה ישמש בסיס למצב הכספי של החברה שלך. זה יעקוב אחר הרווחים, ההפסדים, הנכסים, ההתחייבויות שלך וכל שאר העסקאות הכספיות שהוזנו על ידי החברה שלך. אמנם ניתן לעשות זאת עם כל תוכנית גיליונות אלקטרוניים פשוטים כמו MS Excel, אך ישנן תוכנות רבות שניתן להוריד או לקנות, שנוצרו במיוחד לבניית ספר חשבונות כללי.
יהיה עליך למקם את נתוני החברה שלך בתוכנה. זה יבטיח שהחברה שלך תהיה היחידה עם גישה לתוכנה מסוימת ושהנתונים בתוכה יוחסו לחברה שלך בלבד. זה יהיה חשוב במיוחד בהתמודדות עם בנקים או חברות אחרות.
לאחר שתעשה זאת, יהיה עליך ליצור תרשים המדגיש את החשבונות השונים של החברה שלך. בשלב זה, ודא שאתה מסווג הכל כראוי. יהיה עליך לקבוע מהם הנכסים וההתחייבויות של החברה שלך, להבדיל בין מקורות ההכנסות שלך מההוצאות שלך, ולהגדיר רווחים והפסדים של החברה שלך. אמנם זו עשויה להיראות כמשימה מרתיעה בתחילה, אך רוב התוכנות מגיעות עם נתוני דוגמה שבהם תוכלו להשתמש כדי להבין טוב יותר את התוכנה.
אם ברצונך להחזיק רשומות מפורטות ומדויקות יותר, בדרך כלל תוכל להוסיף חשבונות משנה לתוכנה של ספר החשבונות הכללי. זה יאפשר לך לקבוע באילו דברים תוכל לשפר עוד יותר. לדוגמה, במקום שיהיה רק פריט אחד ל"תחזוקת רכב ", תוכל לפרק אותו לרכיבים בודדים כגון" דלק "," קצבת צוות "," דמי אגרה "וכו '. זה יעזור לך בתכנון הכספי שלך. וישיבות תקציב בהמשך.
יהיה עליך להיות מסוגל לעקוב אחר כמה אתה מוציא לעומת כמה שאתה מרוויח.
שמור על אבטחת המידע שלך על ידי הוספת קודי חשבון. החברה שלך תוכל לעקוב אחר העסקאות באמצעות גישה לקודי חשבון אלה. מחק כל קודי חשבון מוגדרים מראש מהתוכנה המותקנת מראש: אתה רוצה שדברים יהיו מאובטחים ככל האפשר בעת ביצוע פעולה זו.
התחל בהזנת יתרת הפתיחה לשנת הכספים. זהו צעד בסיסי שאי אפשר לשכוח. תצטרך את יתרת הפתיחה שלך כעוגן כדי לקבוע אם החברה שלך מפרסמת רווח משמעותי או מפסידה כסף או סתם שוויון. דיוק התחזיות הכספיות לגבי החברה שלך יהיה תלוי ביתרת הפתיחה שלך.
הכן תוכנית נוספת כגיבוי כדי לשמש כבדק ואיזון לתוכנת ספר החשבונות הראשי שאתה מתכנן לבחור. עדיף להקפיד על שיטה ידנית תחילה (אם אפשר) בזמן שאתה בודק את התוכנה. לאחר וידוא הדיוק והאמינות שלה, ולאחר שנתנו לעובדים מספיק זמן להתרגל לתוכנה החדשה, תרצו ליישם אותה מוקדם ככל שתוכלו.
בעוד שמעקב אחר הספרים והחשבונות עשוי להיראות כמו הרבה עבודה משעממת, תצטרך לדבוק בזה. בלי זה, אין שום דרך שתוכל לעקוב אחר שולי הרווח של החברה שלך, וגם לא תוכל לבצע ניתוח פיננסי מדויק או תחזיות לגבי מצב החברה שלך.
