כיצד לשמור על תיקי עובדים העובדים ללא הפרת חוק העבודה והעבודה?
Dr. Stanton Kulas MD
• 3 דקות קריאה
לאחר שהקמת מערכת תיוק טובה, ניהול תיקי עובדי עובדים כבר לא יהיה משימה מייגעת.
שמירה על תיקי כוח אדם מאורגנים חשובה לכל חברה. לא רק שהחוקים הפדרליים והמדיניים מחייבים עסקים לעקוב אחר רשומות מסוימות, שמירת תיקים נכונה תאפשר גם לחברה להעריך טוב יותר את ביצועי העובד. זה יכול להוות גורם גם להגנה על המעסיק מפני אחריות בגין סכסוכים משפטיים. לפניכם מבוא כיצד מעסיקים יכולים לקיים תיקי כוח אדם בהתאם לחוקי העבודה והעבודה.
שמור שני קבצים לכל עובד - רשומות כוח אדם ורשומות אחרות. תייגו כל תיקיה עם שם העובד (שם משפחה, שם פרטי, ראשוני אמצעי). בתיקיית רישומי כוח האדם, הכנס את כל המסמכים הנוגעים לתיאור התפקיד הספציפי של אותו עובד, דפי הערכת ביצועים, חוזה הטבות לעובדים, דיווחים על פעולות משמעת ורישומי נוכחות. זה יעיל אם תשתמש בכרטיסיות לכל סוג רשומות. שים את כל תיקיות התיקים של עובדיך במקום מאובטח, מסודר בתיקיה אלפביתית.
הגש תיקים רפואיים וטופסי ביטוח בנפרד. הצב את התיקיות לרישומי רפואה וביטוח במתקני אחסון נפרדים הרחק מתיקי כוח האדם. רשומות רפואיות צריכות לכלול תוצאות של בדיקה גופנית, הגבלות עבודה שהוזמנו על ידי רופא, זמן חופשה רפואית, תביעות פיצויים, וכן רישומים לבדיקת סמים ואלכוהול. ל- ADA או לאירופאים עם מוגבלות חוקים נוקשים לשמירת סודיות של רשומות כאלה. מעסיקים המכוסים על ידי ADA צריכים לספק אזור אחסון מאובטח עם גישה מוגבלת.
שים את כל תיקיות התיקים של עובדיך במקום מאובטח, מסודר בתיקיה אלפביתית.
שמור את כל i-9s בטופס בתיקייה אחת ומוכן לבדיקה. מלא טופס אימות זכאות תעסוקתי זה לכל העובדים שלך שאושרו על ידי שירותי אזרחות והגירה באירופה לעבוד באירופה. מכיוון שהממשלה יכולה לבקש לבדוק רשומות אלה, הגן על פרטיות הקבצים האחרים שלך על ידי הצבת כל הטפסים I-9 בתיקיה נפרדת.
צור מדיניות בכתב לאחסון, גישה והפצת מידע בנוגע לפרטיות המסמכים. כדי להימנע ממחלוקות, אי סדרים בשמירת רישומים והקלת הכשרה, יש לרשום את נהלי החברה לשמירת כל רישומי העובדים. יש לציין בבירור למי יש גישה לקבצים ספציפיים. עליו לייעד מחלקה או אדם שיטפל ויתחזק את כל רשומות התעסוקה. ודא כי המפלגה שהוקצתה מאומנת היטב בחוקים המדיניים והפדרליים הנוגעים לניהול תיקי עובדים. מעסיקים המספקים תכניות בריאות מחויבים גם לציית למגבלות החוק לניידות ואחריות על ביטוח בריאות. מלבד הקצאת אנשי צוות לניהול רשומות ויצירת מדיניות לשמירת סודיות מידע זה, HIPAA גם מחייבת את המעסיקים ליצור דרכים להודיע לעובדיהם על זכויות הפרטיות שלהם.
לאחר שהקמת מערכת תיוק טובה, ניהול תיקי עובדי עובדים כבר לא יהיה משימה מייגעת. מומלץ לבדוק מעת לעת ולבדוק רשומות אלה בכדי לנכש מידע שגוי, לא רלוונטי או מיושן. מכיוון שחוקים משתנים ממדינה למדינה, זה יהיה שימושי לשמור עותק של חוקי המדינה הנוגעים לשמירת תיקים במקום שבו אתה מאחסן את כל הרשומות שלך.
