כיצד לכתוב דוא"ל עסקי כדי לקבוע פגישת צהריים?

ישנם מקרים שבהם אין די בפגישות המתקיימות בשעות המשרד כדי לדבר על תוכניות החברה. כשזה קורה, פגישת צהריים היא אחת האפשרויות הטובות ביותר לקיים פגישה עסקית. מפגש צהריים שנערך כראוי מאפשר לך לטפל בכל העסק גמור במהירות וביעילות.

דוא"ל עסקי

אך קיום פגישת צהריים אינו קל כמו פגישה בשעות המשרד, משום שלצוותים מסוימים או ללקוחות שאתה צריך לפגוש במהלך ארוחת הצהריים יש לוחות זמנים שונים ומנוגדים במהלך אותה תקופה. לפעמים זה יכול להיות קשה מאוד לארגן פגישת צהריים. אבל אם אתה באמת רוצה לקיים פגישת צהריים, אתה יכול לעשות זאת על ידי ביצוע כמה צעדים וכמה טיפים כיצד לארגן אחד כזה על ידי כתיבת דוא"ל עסקי ללקוחות שלך או לצוות שלך.

• ראשית, עליך להעריך את פגישת ארוחת הצהריים המתוכננת שלך. זה הצעד הראשון מכיוון שזה באמת יעזור לך מאוד להזמין את האנשים החשובים לפגישת הצהריים, בין אם הם עובדים ובין אם הם לקוחות. שקול גם את השאלה "מה מטרת הפגישה הזו?"
• שנית, החליטו היכן אתם מתכננים לערוך את פגישת הצהריים. בחירה במסעדה חשובה מאוד גם בפגישת ארוחת הצהריים שלך מכיוון שהיא משפיעה על אופן פגישתך. אז עליכם לבחור במסעדה שתוכל לאכלס את הצוות או הלקוחות שלכם וגם שיש בה חדר פרטי או רעש לא תהיה בעיה.
• שלישית, שלח אימייל עסקי על האנשים שהחלטת להזמין. כתיבת הזמנה בדוא"ל יכולה להיות יעילה מאוד, מכיוון שהצוות או הלקוחות יכולים לקרוא אותה ברגע שאתה שולח אותה, בהשוואה לשלוח להם מכתב בנוגע לפגישת הצהריים האמורה. אך אם החברה מעדיפה הזמנה בכתב או מכתב, עליכם לשלוח אליהם גם מכתב לפורמליות. ניתן גם לשלוח עותק מקדים בדוא"ל. שלח מייל או מכתב יומיים לפני פגישת הצהריים האמורה.

בכתיבת הזמנה בדוא"ל עסקי, עליכם לשים לב לתזכורות המעטות הללו. עליכם לכלול כמה מילים שיכולות להודיע להם שהפגישה חשובה או דחופה. מילים אלה יכולות להיות "חשוב" או "סמן תאריך ושעה זה" או אפילו "אתה באמת זקוק." מילים אלו יכולות להודיע למוזמנים שלך שהם נחוצים באמת ופגישת הצהריים חשובה מאוד. כלול גם את זמן הפגישה האמורה ואיפה תקיים את פגישת הצהריים.

• רביעית, תקן הכל יום לפני פגישת הצהריים האמורה. עליך להתקשר למוזמנים שלך כדי שתדע אם הם יכולים להגיע לפגישת הצהריים האמורה וגם לקבל את האישור שלהם. עליכם לדעת גם אם הם יודעים את המיקום בו המסעדה תקיים את הפגישה.

התקשרות למוזמנים שלך יכולה גם להודיע לך כמה אתה מצפה להגיע לפגישה. עליכם להתקשר למסעדה גם כדי ליידע אותם אם תהיה לכם ירידה או הגדלה של האורחים כדי שגם הם יוכלו להסתגל.

קיום פגישת צהריים הוא מעט מלחיץ מכיוון שעליכם להכין כל כך הרבה דברים אך תוכלו לקיים פגישת צהריים מוצלחת אם יהיה לכם זמן טוב להכין את השעה, התאריך ואפילו את ההזמנה בדוא"ל לעסקים.