כיצד לטפל בשיחות עסקיות במהירות וביעילות?

הטלפון הוא כלי חזק מאוד לעסקים. זהו אמצעי תקשורת שיכול לבצע או לשבור עסקאות עסקיות ללא קשר למקום בו אתה והלקוח שלך נמצאים. כל איש עסקים מצליח יגיד לך שטיפול כל מיני של שיחות עסקיות בצורה נכונה ואדיבה בצורה יעילה הוא הצעד הראשון להביא את העסק שלך לאן שהוא רוצה להיות. ישנם מקרים שבהם לקוחות או שותפים עסקיים יתקשרו אליך בזמן הגרוע ביותר. זה יכול להיות בזמן שבו נקבעה פגישה חשובה או שזה יכול להיות זמן שבו אתה עומד ללכת לשירותים כדי להקל על עצמך. ללא קשר למצב, הידיעה כיצד להכיל שיחות אלה ולעטוף אותן במהירות היא היבט קריטי מאוד של הצלחה עסקית. להלן מספר עצות כיצד להתמודד עם עסקים במהירות וביעילות.

1. תכנן את לוח הזמנים שלך. דרך נהדרת להימנע מקבלת שיחות עסקיות בתקופות הגרועות ביותר היא לתכנן את לוח הזמנים היומי שלך מבעוד מועד ולשקול להעביר פגישות, משימות ואירועים אישיים חשובים לשעות היום בהן הטלפון לא מצלצל כל כך. פעולה זו יכולה להפחית במידה ניכרת את העיתוי הגרוע של שיחות עסקיות מסוימות.
2. התקשר לשיחה במהלך פגישה. במקרים שבהם חיוני לך לענות לשיחת טלפון עסקית חשובה במהלך פגישה עסקית חשובה לא פחות, תסלח לעצמך מהפגישה בצורה מכובדת לפני שאתה יוצא מהחדר כדי להתאים לשיחה. כשאתה חוזר לפגישה לאחר השיחה, דאג להתנצל על ההפרעה.
3. היה מנומס אך ישר. כאשר אתה עונה לשיחת הטלפון, ציין את שמך בקלות. זו הדרך המהירה ביותר להודיע לאדם בקו השני האם הגיע לאדם הנכון. אם אתה עדיין לא יודע מי האדם בקו השני, דאג לשאול אותו גם בצורה ידידותית.
4. תמיד יש עט וכרית מוכנים. זה תמיד מעשי להחזיק עט וכרית או פיסת נייר מוכנים בכל פעם שאתה מתקשר. זה יאפשר לך לרשום הערות חשובות מהשיחה. תרגול זה לעיתים קרובות יקל עליכם מהצורך להתעסק במשהו לכתוב עליו ולכתוב איתו במהלך השיחה. דאג להודיע לאדם בשורה השנייה שאתה מקשיב על ידי הפקת תגובה כלשהי כמו "כן", "אה הא" ו"אני רואה "בזמן שאתה רושם הערות.

   

5. שלוט לאורך השיחה שלך. בדרך כלל לוקח דקה למתקשר לציין את שמו, את החברה שהוא מייצג ואת מטרת השיחה שלו. לפעמים הוא עלול להסתובב עם דברים שאינם רלוונטיים לך או לעסק שלך. אם הוא לוקח יותר מדי זמן, שקול לשאול ישירות מה הוא רוצה או מה אתה יכול לעשות בשבילו. זה צריך להיעשות בתוקף אך בנימוס. אם השיחה מתקבלת במהלך פגישה או משימה חשובה ואתה חושב שייקח זמן מה עד שהאדם יגיע ישר לעניין, שקול לומר לו שתתקשר אליו בחזרה כדי לטפל בצרכיו. הגדר זמן ספציפי לשיחה חזרה ובדוק אם הוא זמין. אל תשכח להוריד את פרטי הקשר שלו אם תבחר לעשות זאת.
6. היו אדיבים כאשר מעמידים אדם בהמתנה. אם עליך להשהות את האדם, בקש תחילה אישור לפני שתעשה זאת. ייתכן שאנשים אחרים לא יספיקו להחזיק מקום ובמקום זאת הם היו דואגים להתקשרות חוזרת.
7. קבע סידורים אם אתה מחוץ למשרד או שאינך זמין. במידה ויש מקרים שבהם אתה מחוץ למשרד או שאינך זמין, דאג לתאם מישהו או משהו שינהל את שיחותיך. אתה יכול לבחור שיהיה לך אדם אחר בכיסוי המשרד עבורך בזמן שאתה אינך על ידי שיחות שיועדו עבורך או שאתה יכול לבחור להשתמש במשיבון כך שכל מתקשר יוכל רק להקליט הודעה עבורך. זה ייתן למתקשר דימוי שאתה מקצועי ושדואג ללקוחותיך או לשותפים העסקיים שלך.

שיחות עסקיות מטופלות באותה נגיעה של מקצועיות המאפיינת פגישה עסקית אישית. אתה אמור להיות מסוגל לענות לטלפון שלך במהירות וביעילות על מנת להשיג את רמת ההצלחה שאתה רוצה. זו כל הפילוסופיה של שירות לקוחות אמיתי.