איך לכתוב הודעות דוא"ל עסקיות: פורמט דוא"ל עסקי נכון?

כניסת האינטרנט הפכה את התקשורת העסקית לקלה, מהירה ויעילה יותר. אך ההזדמנות לשימוש לרעה בדואר אלקטרוני ולהתעללות בה היא בשפע. תקשורת אלקטרונית עסקית צריכה להכיל את המרכיבים הסטנדרטיים של מכתב עסקי מודפס: ברכה, גוף וסגירה.

שקול את כללי נימוסי הדוא"ל הבאים לפני כתיבת דוא"ל מקצועי.

1. היה מקצועי. זה שאתה כותב הודעה אלקטרונית ולא מכתב במכונת הקלדה לא אומר שהתקשורת שלך לא צריכה להיות מקצועית באותה מידה. התנגד לדחף להיות מזדמן מדי. אם אינך מכיר את הכתב שלך, פנה אליהם כאל מר או גב '(או ד"ר). השתמש באותה שפה בה אתה משתמש במכתב עסקי רגיל. השתמש בפורמט דוא"ל עסקי נכון. זה יכול להיות דומה לאלה המשמשים באותיות עסקיות. הימנע מסלנג או ממשפטים בנויים כלאחר יד.
2. היה תמציתי. זכור כי לקורא שלך יש ככל הנראה עשרות הודעות אחרות לקרוא ומשימות אחרות שמתחרות על תשומת ליבו. אל תמשיך ותמשיך. ניתן לכסות את מרבית הנקודות בשלוש עד חמש פסקאות. אם הקורא שלך נאנח לאורך ההודעה שלך כאשר הוא פותח אותה, סביר יותר שהוא ימחק אותה שלא נקראה.
3. השתמש תמיד בשורת הנושא. ריבוי דואר הזבל ווירוסי המחשב שנשלחו באמצעות דוא"ל גרם לעסקים להיות זהירים בפתיחת דוא"ל מאנשים שאינם מכירים. ספר לקורא שלך מדוע אתה כותב בשורת הנושא של הדוא"ל. בדרך זו הוא פחות נוטה לטעות בהודעה שלך בזבל. זה חלק מנימוסי מקצוע דוא"ל מקצועיים. שורת נושא מתאימה צריכה להיות רק כמה מילים; יותר מדי מילים ייחתמו כאשר השורה מופיעה בתיבת הדוא"ל של הנמען שלך. דוגמאות לשורות נושא טובות כוללות:
   • נושא: בקשת ראיון
   • נושא: שאילתה: "שם המאמר לעתיד"
   • נושא: תגובה למודעה ב"עולם הסופרים "
4. אל תשלח קבצים מצורפים אלא אם כן הם מתבקשים. קבצים מצורפים עשויים להיות נשאים של וירוסים המשביתים את המחשב. חברות מסוימות אף חוסמות עובדים מלפתוח קבצים מצורפים במחשבי החברה. בנוסף, העלאת קבצים מצורפים - במיוחד קבצי תמונה - ממחשב ישן יותר או באמצעות חיבור חיוג יכולה לארוך זמן רב. אם ברצונך לשלוח מסמך טקסט (כגון שנוצר באמצעות Microsoft Word), הדבק אותו בתחתית הדוא"ל במקום לצרפו.
5. הגה את המסר שלך. זה צריך להיות מובן מאליו, אבל קל מאוד ללחוץ על כפתור "שלח" לפני שאתה מוכן באמת לשלוח את ההודעה שלך. שוב התייחס להתכתבויות שלך כמו במכתב שהוקלד. ודא שהוא נקי משגיאות כתיב, הקלדה ודקדוק לפני שתשגר אותו למרחב הסייבר. זכור: במקרים רבים, הדוא"ל שלך הוא הרושם הראשוני שיש לחבר עסקי ממך. הפוך את זה לחיובי.

עכשיו אתה יודע לכתוב מייל מקצועי. לשלוח מייל במקום מכתב בכתב יש יתרון של מהירות, קלות וגמישות. הקפד להשתמש בטכנולוגיה זו לטובתך הטובה ביותר על ידי היותך מקצועי, תמציתי ושקול; אם אתה צריך לדעת יותר כיצד שימוש נכון במיילים יכול לעזור לעסק שלך, שקול להירשם למספר שיעורי עסקים מקוונים.