כיצד לכתוב פיטורים: סיום מכתב העבודה?

תהליך העסקת עובד הוא יותר של קשירת קשר יותר מכל דבר אחר. והמטרה היא לשלב את ההעסקה החדשה בצוות שהוקם כבר. לרוב המערכת עובדת והעובד משולב בחברה. אך ישנם מקרים בהם יש צורך להרפות ממישהו שאינו מתאים לחלוטין לארגונך. אף פעם לא קל לפטר עובד, במיוחד אם זה עובד איתו יש לך מערכת יחסים טובה.

לפעמים, לעומת זאת, אתה יכול להיות במצב שבו העבודה שלך מחייבת אותך ללמוד כיצד לכתוב מכתב פיטורים. אם אתה מוצא את עצמך במצב כזה, הנה כמה טיפים לטיפול בתהליך מכתבי סיום באופן מקצועי ורגיש ככל האפשר. הקפידו לבדוק את המכתב לדוגמא בסוף המאמר.

• קבע את העובדות העומדות מאחורי הפיטורים. ישנן שתי סיבות לכך שעובד יעזוב את החברה. הראשון שבהם הוא התפטרות מרצון. יכולות להיות סיבות שונות לכך שעובד יפסיק את עבודתו בהתנדבות. פעמים אחרות, העסקת הפרט מסתיימת על ידי החברה. כאשר זה קורה יש לקבוע את הסיבה להחלטה זו. זה יאפשר לך לנסח כראוי את מכתב הפיטורים.
• לפי העניין, בדוק עם המפקח שלך כאשר לומדים כיצד לכתוב מכתב סיום. פיטורי עובדים לפעמים מחייבים את הכותב לעקוב אחר פרוטוקולים משפטיים או מקצועיים מסוימים או להשתמש בתבנית מסוימת. לפני שתתחיל את מכתב הסיום שלך, יודע מה עליו, על פי חוק ומדיניות החברה, לכלול ולהשמיט, ובאיזו תבנית עליך לבצע.

  אני מקווה שאתה עובד בחברה (או אפילו יותר טוב, מנהל חברה בעצמך) שמתייחסת לכל העובדים בצורה אתית ומאפשרת לעובדים לעקוב אחר שאלות לאחר שקיבלו מכתב פיטורים. או שאתה נמצא בארגון שמדבר עם העובדים באופן אישי לפני שהם מפוטרים רשמית. זה יכול לעזור להוציא חלק מהעוקץ מהמצב, במיוחד כאשר העובד מתנחם על ידי חבר צוות שאיתו יצר קשר. אם יש לך בעיה באופן שבו החברה שלך מטפלת בפיטורים, עליך לפנות אליה עם המפקח שלך.

• פנה למחלקה המשפטית של החברה שלך. חלק מהפסקות העובדים מביאות לתביעה. בדרך כלל זו אשמתו של המעסיק בגין אי קיום החוק. ניתן לתקן זאת בקלות על ידי התייעצות עם עורך דין לפני פיטורי עובד. אנשי מקצוע אלה יכולים להנחות אותך על החוקים העומדים מאחורי סיום עובד.

  יתכן, למשל, תצטרך לציין במפורש אילו תנאים הובילו לפיטורים, או להפך, ייתכן שתצטרך לנסח את מכתב הפיטורים בשפה כללית שאינה חושפת מידע כגון סיבות פנימיות לצמצום. בשני המקרים אתה צריך לקבל את ההוכחה להצטרף לכל הטענות שהועלו. המפקח שלך יכול לספק כל ניירת כגון הערכות לקויות או כתובות שקיבלו העובד.

• במידת האפשר, הקפד על הסיבות לפיטורים. כשאתה כותב מכתב פיטורים, אתה רוצה להישאר אובייקטיבי ומקצועי. אך אל תשכח את החשיבות האתית של התחשבות ברגשותיו של מקבל מכתב הסיום. אם יתאפשר לך להיות ספציפי לגבי הסיבות לפיטורי העובד, כלול אלה בקצרה במכתב הסיום של העובד שלך. אם אתה מפוטר, לא היית רוצה לדעת את הסיבות לכך? אינך צריך להיכנס לפרטים ספציפיים להפליא, אך לפי הצורך, להצביע על הפרת מדיניות המשרד, הערכת עבודה או מצב אחר שגרם לפיטורים. שוב, לעיתים עשוי להיות חובה שתכלול מידע זה במכתבך.

  תרצה לעיין בתיק העובד כדי לעשות זאת. קרא את כל הפריטים שקיבלת, אשר עשויים לכלול הערכות עובדים, תזכירים פנימיים ודואר אלקטרוני וכן דוחות אירועים. חומרים אלה מסופקים על ידי החברה למצבים מסוג זה. לכן חשוב מאוד לקרוא אותם בעיון על מנת להשיג את העובדות העומדות מאחורי הירי.

• היה תמציתי. מכתב פיטורים, כמו רוב ההתכתבויות העסקיות, הוא הטוב ביותר כאשר הוא תמציתי. כלול את כל המידע הדרוש לך יחד עם הצהרה אישית קצרה. דוגמה לכך היא שורה כגון "אנא יידע אותנו אם ברצונך לקבל מכתב הפניה", אם רלוונטי. ואז לסיים את המכתב.
• הימנע מהערות אישיות גנאי. אם אתה כותב מכתב פיטורים במקרה של עובד או עמית שאיתך או לאחרים במשרדך היה סכסוך אישי ומתמשך, הקפד להשאיר את הנושאים האלה מחוץ למכתב הסיום. שמור על תבנית הפיטורים הרגילה ממשרד ולכלול את המידע הנדרש. אל תגיב הערות אישיות או תערוך את העריכה על רקע הפיטורים. סביר להניח שכבר עודדת את האדם להתפטר בגלל השליליות שנוצרה בתוך הצוות. מכיוון שזה לא צלח, עליך להמשיך בזהירות רבה. הערות אישיות אינן מתקבלות על הדעת, אינן מקצועיות ועשויות לזכות אותך בנזיפה. אם האדם שיש לך בעיה איתו עוזב, שיהיה זה מספיק כדי להצדיק.
• תזמון הוא הכל. בעת ניסוח מכתב הפיטורים, כדאי לשים לב למועד הטוב ביותר לשלוח אותו לעובד. אם מדובר בפיטורים יתכן שתוכלו לתת לעובד זמן להתחיל לחפש תפקיד חדש לפני שתצטרך לעזוב. או שאתה יכול לנטרל מצב מתוח בסביבת העבודה על ידי הודעת העובד שהוא לא צריך לחזור לעבודה למחרת. לפעמים הרגע האמיתי בו ניתן המכתב הוא ההיבט החשוב ביותר לסיום עובד.
• ספק פרטי קשר לשאלות המשך. אם הדבר מותר, דאג לכלול פרטי קשר במכתב כדי שהעובד המפוטר יידע לערער, לבקש הטבות או לחפש תשובות בעקבות אובדן עבודתו. מתן ערוצים רשמיים לאדם שהודח לאחרונה יכול לעזור לאותו אדם להבהיר את מצבה או לנקוט בצעדים הדרושים להמשך הדרך. זה גם מאפשר לך להימנע מטיפול בשאלות שאולי אינך מצויד לענות עליהן באופן אישי.

  לדוגמא, עובדים רבים זכאים לכיסוי רפואי של COBRA, לא משנה הסיבה להפסקה. COBRA הוא ארגון המציע כיסוי רפואי לעובדים שאיבדו את מקום עבודתם. הם משמשים כמתווך בין המבטח לעובד כדי להבטיח שאם ייבחרו, הכיסוי הרפואי שלהם יימשך. ישנם מגוון הטבות אחרות כגון ביטוח אבטלה וכספים סופיים שהעובד יצטרך לקבל מידע אודותיהם.

מכתב הפיטורים הוא דרך לחברה לפטר עובד במקצועיות. המפקח יכול לספק הסבר מפורט להחלטה להפסיק את עבודתו ביושרה ובמעמד. ואם אתה צריך לכתוב מכתב פיטורים כדי להפסיק את עבודתו של מישהו אחר, וודא שאתה מכסה את כל הבסיסים המקצועיים וכותב באופן התואם את הסטנדרטים האתיים שלך.

מכתב סיום לעובד לדוגמא

שמך שם
תפקיד
שם
חברה כתובת חברה
חברה עיר, מדינה ומיקוד

תאריך

שם עובד
שכיר כתובת
עובד עיר, מדינה ומיקוד

יקיר [שם העובד]:

מחובתי ליידע אותך כי [שם החברה] כבר לא יזדקק לשירותיך. זה קרה כתוצאה מ [סיבות לפיטורין].

באפשרותך ליצור קשר עם [שם העובד] במחלקת משאבי אנוש לגבי גישה להטבות רפואיות, חבילת הפיטורים שלך ותלוש המשכורת הסופי שלך.

אם יש לך שאלות, תוכל ליצור איתי קשר [פרטי יצירת הקשר שלך].

בכנות,

[שם פרטי ושם משפחה חתומים שלך]

[שם פרטי ושם משפחה שהקלדת]