כשרוצים לכתוב מייל מקצועי, חשוב להתחיל תחילה בשורת נושא טובה.
אימייל הוא דרך נוחה לתקשר עם אנשים. אך אם אתה שולח מיילים מהעבודה, זכור כי הטון והאיכות של הדוא"ל שלך חשובים מאוד. מדריך זה יעזור לך לכתוב דוא"ל מקצועי.
שלב 1
כלול נושא אינפורמטיבי. כשרוצים לכתוב מייל מקצועי, חשוב להתחיל תחילה בשורת נושא טובה. חשבו על משפט קצר שיעזור לקוראים שלכם להבין במהירות במה מדובר בדוא"ל. זה יעזור להם לשפוט את דחיפות הדוא"ל שלך, וכן יגיד להם כיצד למיין את הדוא"ל מאוחר יותר. משהו כמו 'אנא זכור לרכוש כרטיסי ברביקיו לצוות שלך' הוא נושא הרבה יותר מקצועי מאשר ' מסיבה '. נסה להעביר את תמצית הדוא"ל שלך בנושא תמציתי.
שלב 2
הגע לעניין. כאשר אתה מתחיל לכתוב את הדוא"ל המקצועי שלך, על השורה הראשונה שלך לציין את הסיבה העיקרית להודעת הדוא"ל. לעמיתים שלך אין זמן לנפות את הפטפטונים שלך. הם בעבודה, והם רק רוצים את הדברים החשובים. אז הגע לנקודת הדוא"ל שלך בהקדם האפשרי, היה קצר וקרא מחדש את הדוא"ל שלך כדי להבטיח שלא כללת מידע מיותר. קצר ומתוק זו הדרך ללכת עם מיילים מקצועיים.
שלב 3
חתום על הדוא"ל המקצועי שלך עם שמך וכותרתך, ולאחר מכן שלח אותו לקוראים המיועדים שלך.
תהיה ספציפי. גם אם אתה יודע שכולם מודעים למה אתה מתכוון במייל שלך, מייל מקצועי עדיין משתמש בפרטים. כלול כמה משפטים כדי להזכיר לקוראיך את דיוניך בעבר. ודא שכולם נמצאים באותו הבסיס כתוצאה מהדוא"ל שלך. כלול משפטים כמו 'לפי פגישתנו בשבוע שעבר בו הסכמנו להציע כרטיסים למנגל הצוות בעלות של 3,70 € כל אחד...' וכן הלאה. זה לא רק בעל נימה מקצועית, אלא שהוא אינפורמטיבי ושימושי לכל הקוראים.
שלב 4
ודא שהדוא"ל שלך נראה מקצועי. לעתים קרובות מדי בימינו אנשים שולחים מיילים שהם תאונת דקדוק דקדוקית. השתמש בבדיקת האיות ובשכל הישר שלך כדי לכתוב דוא"ל באמצעות דקדוק ונוסח אנגלי תקין. אל תשתמש בכל הכותרות הגדולות או באותיות קטנות. (אתה לא רוצה להיראות כאילו אתה צועק, נכון?) במקום זאת, תן לדוא"ל שלך להראות מקצועי על ידי שימוש באותיות ראשיות, אותיות קטנות ופיסוק. ודא שהמשפטים שלך תקינים והגיוניים. ואל תשתמש בטפסים קצרים. (OMG.. אני שונא את זה כאשר ppl עושה את זה!) טפסים קצרים וקיצורים הם לא מקצועיים ויכולים להיות יווניים לאלה שלא מתעדכנים בלשון האינטרנט הנוכחית וראשי תיבות. פשוט הקלידו את המילים כמו שצריך, וחסכו לעצמכם את המבוכה של אי הבנות או הסברים עתידיים על כתיבתכם הגרועה.
אל תשכח את הנימוסים שלך. אמא שלך עסקה במשהו כשאמרה לך להשתמש בנימוסים שלך. זוהי דרך מכבדת לתקשר עם אנשים, במיוחד בסביבה מקצועית. אז במקום לפרוש את ההזמנות שלך באופן דיקטטורי במיילים שלך, השליך כמה ' תענוגים ' ו'תודה 'וכן הלאה. תן לטון הדוא"ל שלך להראות שאתה מעריך את הקוראים שלך ואתה לא עמית מרושע ושולט.
שלב 6
קרא מחדש את הדוא"ל שלך לפני שאתה שולח אותו. הודעת הדוא"ל שלך צריכה להיות נטולת שגיאות לפני שתשלח אותה. תן לזה קריאה מהירה מחדש, ואז לחץ על לחצן בדיקת האיות שלך רק כדי לבדוק שוב. הודעות דוא"ל מקצועיות נקראות בקלות מכיוון שהן לא רצופות בטעויות, ראשי תיבות, לשון באינטרנט, דקדוק או ניסוח לא תקין או התעסקות מיותרת. אם לדוא"ל שלך אין בעיות אלה, כתבת דוא"ל נהדר! חתום על הדוא"ל המקצועי שלך עם שמך וכותרתך, ולאחר מכן שלח אותו לקוראים המיועדים שלך.
