התפשטות ואופי עסקי החברה יהיו הגורם הקובע בבחירת מתווך ביטוח מתאים.
כמו בכל יועץ מקצועי אחר, חיוני שחברה תבחר מתווך ביטוח שאיתו הם מרגישים בנוח מבחינת יכולת, התאמה, כימיה ועלות. היעדרו של אחד המרכיבים החיוניים הללו לא יאפשר לחברות לצמוח.
יש להקפיד ביותר לאפשר למתווכים המתחרים להשתחרר בשוק הביטוחים להשיג הצעות מחיר.
יש לראות מתווך כהרחבה של מחלקת החברה ועליך לאפשר זמן מספיק כדי שתרגיל הבחירה יתנהל כהלכה.
בחירת המשתתפים. התפשטות ואופי עסקי החברה יהיו הגורם הקובע בבחירת מתווך ביטוח מתאים. אם החברה נמצאת בעסקים בינלאומיים עם חברות בנות ונכסים בחו"ל, על הנהלת החברה לחפש מתווך עם רשת משרדים בינלאומית שיוכל לשרת את חברות הבנות בחו"ל באופן מקומי. אם החברה מבוססת באופן מקומי, שירות בחו"ל לא יהיה בראש סדר העדיפויות, אלא אם כן מתבוננים בהרחבת חוץ לטווח הקצר או הבינוני.
זה בשום פנים ואופן לא נדיר למצוא עסקים בינלאומיים המשתמשים במתווך אחד או יותר כדי להתמודד עם הסיכונים המקומיים שלהם ומתווך או מתווכים אחרים לגמרי כדי לטפל בסיכון שלהם מעבר לים. אופי הסיכון שחברה מתמודדת איתו או נחשף אליו עשוי גם להפוך את החברה לעבר מתווכים שיכולים להפגין ידע וניסיון בענף מסוים.
הבהרת תפקיד המתווך. לפני שתתחיל בבחירת המתווך, יש לבצע בדיקה של תוכנית הביטוח של החברה. יש להבהיר את התפקיד שהמתווך צפוי למלא. אחריות המתווך תכלול באופן טבעי:
הנחת כיסוי
תיעוד
חשבונית
תחזוקה ודיווח
טיפול בתביעות
הזמנה ובחירה של המתווך או המתווכים. יש להקים ועדת בחירה שתניע את תהליך הבחירה. במיוחד יש לייצג את התחומים הכספיים והתפעוליים של העסק.
בהזמנת חברות תיווך לראיון, יש להזמין מספר לניהול. יש לשלוח מכתב הזמנה לכל מתמודד המציע להם את האפשרות להשתתף ולקבוע במכתב את המידע שהחברה תזדקק לו. מידע כזה עשוי לכלול:
אופי העסק
הביטוחים שייבדקו
מרשם ביטוח נוכחי
לוח זמנים הקובע את התאריך בו יש להגיש את הדוח; המועד בו יוגש לוועדה; ותאריך מינוי המתווך המצליח
מעורבות בשוק הביטוח. יש להקפיד ביותר לאפשר למתווכים המתחרים להשתחרר בשוק הביטוחים להשיג הצעות מחיר. זה יהיה פרודוקטיבי אם יתאפשר להם מספיק מקום להנציח את תיק החברה בשוק; לכן הגיוני לבחור רק גמר אחד או שניים כדי שהגמר הזה ייצא לשוק.
עם זאת, אין להעריך פחות את התחייבות הזמן. המטרה צריכה להיות השגת כיסוי טוב יותר, כיסוי עלויות ושירות משופר.
