כיצד לבצע ביקורת פנימית?

הציבור לעולם לא יהיה מודע לתהליכים הפנימיים של העסק אם לא לשערוריות הפיננסיות המפורסמות הכוללות את WorldCom ו- Enron. שערורייה זו פינתה מקום לדרישה לדיווח כספי טוב יותר. זה היה הזמן בו נחקק חוק סרבנס-אוקסלי משנת 2002. באמצעות חוק זה, הביקורת הפנימית של חברות הפכה מחמירה בדרישה לחברות לעמוד בתקנים מסוימים.

תהליך ביקורת פנימית

אך תהליך הביקורת הפנימית עוקב בעיקר אחר תהליכים ידניים ומסורתיים, רק שכולם מיושמים בקפדנות. מדובר בארבעה שלבים כלליים: תכנון, עבודת שטח, דוחות ביקורת ומעקב. כל אחד מהשלבים הללו מחולק לפי השלבים שלהם.

תכנון

1. שליחת מכתב. המבקר יודיע ללקוח או לעמותה המעורבת על הביקורת ומטרותיה באמצעות מכתב.
2. הפגישה הראשונית לקראת ביקורת פנימית. הלקוחות, המבקר ואנשים מודאגים אחרים יקיימו פגישת כנס פתיחה. כאן יתאר הלקוח את האזורים הזקוקים לבדיקה. הם גם יציינו את המשאבים הזמינים, את תהליכי הארגון ומידע חשוב אחר.
3. סקר ראשוני. בשלב זה, המבקר יאסוף את כל הנתונים הדרושים כדי שיהיה לו סקירה טובה על הביקורת.
4. סקירת מבנה הבקרה הפנימית. שלב זה יכול להיות זמן רב אך ניתן לעשות זאת היטב בעזרת כלים וטכניקות מיוחדות. במהלך תהליך זה יקבע המבקר את תחומי העדיפות.
5. הכנת תכנית ביקורת. זה ישמש כמדריך התהליך. תוכניות הביקורת יתוותו את עבודת השטח הנדרשת כמו ביקורת מס.

עבודת שטח

1. בודקים את הבקרות הפנימיות העיקריות. תהליך זה וביקורת המס עשויים להיכלל בתוכנית המבקר. תהליך זה בודק אם העסקאות שנבחרו באופן אקראי מדויקות.
2. עדכונים שוטפים על תהליך הביקורת עבור הלקוח. מעת לעת יבקר המבקר דיווח כספי, בעיקר בתקשורת בעל פה, עם הלקוח. הלקוח, לעומת זאת, עשוי לסייע בפתרון חלק מהנושאים שהועלו.
3. עבודה על סיכום הביקורת. כאשר כל עבודת השטח תסתיים, יצטרך המבקר לסכם את ממצאיו. יחד עם זאת, הוא יציין את מסקנותיו וכמה המלצות לפתרון בעיות.
4. יצירת ניירות העבודה. זה בין כלי הביקורת החשובים שיתמכו בחוות דעתו של המבקר ויספרו על רישומי הכספים והחשבונות של הלקוח.

דוח ביקורת

1. ניסוח דוח ביקורת. הדו"ח ייבדק ביסודיות על ידי צוות הביקורת לפני הצגתו בפני הלקוח. לפעמים הטיוטה מוצגת ללקוח לבדיקה.
2. יצירת טיוטת הביקורת הרשמית. הערות והצעות מהטיוטה הראשונה מוחלות על הטיוטה הרשמית.
3. הפצת הדוחות הסופיים לביקורת לאנשים מעורבים.

מעקב ביקורת

1. סקירת מעקב הביקורת. תגובת הלקוח תיבחן. הממצאים ניתנים לבדיקה ולפתרון.
2. דיווח על מעקב הביקורת. ההשפעות של ממצאים החליטו תסוכמנה. בינתיים, הממצאים הלא פתורים ייכללו גם במעקב הדיווח.

תקני מעשה אוקסלי

חשוב שביקורת פנימית תבצע נהלים אלה. אך מה שחשוב יותר הוא שביקורת פנימית תואמת את תקני חוק סרבנס-אוקסלי, כך שלא ייווצר מחלוקת בין הצד המבקר לבין המשקיעים.