גישה מקודדת לאספקה, מכונות העתקה ומחשבים עשויה להיות גם דרך נהדרת לצמצם את גניבת העובדים.
אין זה סוד כי פעולות גניבה מעטות ולא מעטות מתרחשות מדי יום בחברות רבות. בעוד שכמעט כולם הכניסו עט לכיסו רק כדי לגלותו בבית מאוחר יותר, יש מי שמחפש הזדמנויות להוציא ציוד משרדי וחפצים אחרים, לשימושם או לצורך מכירתם. כיצד יכולה חברה להגן על עצמה מפני גניבת עובדים מסוג זה? יש למעשה כמה דרכים בהן תוכלו להגן על העסק שלכם מפני מאמרים הקשורים לעבודה שיוצאים מהדלת.
גורם מרתיע חזק לגניבת עובדים הוא שמירה על שליטה הדוקה על האספקה והמלאי שלך. כל פריט שנרכש נרשם, וכאשר כל מחלקה זקוקה לעטים, נייר העתקה או כל פריט אחר, הוא מועבר מייעוד אחסון כללי לרישום המלאי של אותה מחלקה. אמנם נכון שאתה מצפה שכל מחלקה תקבע שימוש חודשי ממוצע בדברים כמו נייר העתק, אך היכולת לראות באיזו תדירות נעשה שימוש במצרכים כאלה יכולה להודיע לך אם משהו לא בסדר. כדוגמה יש לך מחלקה שמקבלת שתי קופסאות נייר העתקה. אתה יודע מניסיון העבר ששני הקופסאות הללו מספיקות כדי להמשיך בהן במשך שישה שבועות. עם זאת, הם זקוקים ליותר בעוד חודש. אם מסתכלים הלאה, אתה לא למצוא כל עדות לנסיבות מקלות שישמשו את השימוש המואץ בעיתון. רוב הסיכויים שמישהו לוקח הביתה רימד פה ושם. עכשיו אתה יודע איפה יש בעיה ויכול להיות בחיפוש אחר העובד שמרגיע את נייר ההעתקה.
דרך נהדרת נוספת למנוע מחומרים לצוף מחוץ לדלת היא שאנשים יחתמו על פריטים שיש לשתף. כדוגמה, יש לך תצוגת שולחן שיכולה לשמש בתערוכות, יחד עם קצת גרפיקה. איש מכירות זקוק לתצוגה ולגרפיקה לצורך הצגה הקרובה. בקשו ממנו לבדוק אותם, כולל כל אחד מהגרפיקה. זה יעזור להבטיח שהם יוחזרו בזמן ויסיר את העברת החומרים למישהו אחר, שבתורו מעביר אותם לצד שלישי. יש להחזיר את משאבי החברה המשותפים למאגר מרכזי, ולבדוק אותם על פי הצורך.
גישה מקודדת לאספקה, מכונות העתקה ומחשבים עשויה להיות גם דרך נהדרת לצמצם את גניבת העובדים. לדוגמא, אם עובד צריך להזין קוד אישי לפני שהוא מסוגל להדפיס עותקים, הוא יהיה מודע לכך שמישהו עשוי לבקש ממנו להתחשב במאה העותקים שהריץ, כאשר היה צריך להכין רק חמישה עותקים של משהו עבור הפגישה הקרובה. גישה עם סיסמה לאזור האספקה עשויה גם לגרום לכך שמישהו יבין שאם עשרים וחמישה קלסרים בעלי שלוש טבעות ייעלמו אתמול, כי בעלי קוד המפתח שנכנסו לחדר האספקה יצטרכו לתת דין וחשבון על מה שהסירו.
כיצד יכולה חברה להגן על עצמה מפני גניבת עובדים מסוג זה?
שיתוף העובדים שלך בדרכים להפסקת גניבה יכול להיות יעיל מאוד. הראה לכוח העובד שלך כמה כסף החברה הפסידה בשנה שעברה בגלל שוד. שים זאת במונחים שמראים כמה ניתן היה להשיג בונוסים, הטבות נוספות לעובדים וסוגים אחרים של שירותים שהיו מועילים ישירות לכולם עם אותם הפסדים. הגדר אמצעי לעובדים לדיווח פרטי על כל מעשי גניבה שהם עשויים להיות עדים להם, כך שניתן יהיה לנקוט בצעדים נאותים כדי לברר אם אכן התרחשה גניבה וגם לתפוס את האדם במעשה בפעם הבאה.
מעל לכל, אל תעבירו את הגישה שכולם חשודים. אין ספק שיש לכם עובדים שלעולם לא יחשבו להוציא משהו מהמשרד שלא היה רכושם האישי. כבדו וחגגו את זה. במקביל, היעזרו בכוח העובדים שלכם בזיהוי ותפיסת מי שפוגע בכולם, כולל החברה, תוך כדי נוצות של הקנים שלהם.
ניתן למזער את גניבת העובדים, ובמקרים מסוימים לסלקם ממקום העבודה. בכך שתוודא שיש חשבונאות על כל מה שמשתמשים בו, בנוסף להוכיח לעובדים שלך כיצד הגניבה משפיעה על היתרונות שלהם, אתה תהיה במצב נהדר להפוך את גניבת העובדים לנחלת העבר.
