כיצד לכתוב RFP?

RFP (בקשה להצעה) או RFQ (בקשה להצעת מחיר) הוא מסמך שנשלח על ידי חברה המעוניינת לרכוש מוצר או שירות מחברה אחרת. כמה חברות יציעו על עבודה כתוצאה מקבלת RFP, מה שיוביל לתמחור תחרותי לבחירת הרוכש. חשוב להשלים הצעת מחיר נכונה כדי שההצעה תיחשב על ידי הרוכש ולא תושלך בגלל אי דיוק או הגשה לא שלמה. כדי להיות בטוח שאתה כותב RFP כהלכה, בצע את השלבים הבאים.

שלב 1

עשה קצת מחקר. הצעד הראשון בכתיבת RFP הוא לקבוע מה החברה שלך תבקש מחברות אחרות או נותני שירותים אחרים. קבע בדיוק מה החברה שלך זקוקה (כלומר: תנור לחם בנפח 100 כיכרות), כך שהמתמודדים על העבודה יוכלו לספק את הצעת המחיר המדויקת ביותר. ציון יתר של הצרכים שלך כחברה יביא הצעות מחיר גדולות יותר עבור פריטים העולים על צרכיך ותקציבך. על ידי קביעה מדויקת מה הצרכים שלך, תוכל לספק את הפרטים הטובים ביותר ב- RFP שלך ולקבל את הצעות המחיר החסכוניות ביותר. (כמובן, קחו בחשבון כל התרחבות צפויה או עלייה צפויה בצרכים שלכם בעת כתיבת בקשתכם להצעה).

שלב 2

ודא שלא התבלבלת בין צרכים לבין רצונות. החליטו אם כל הפעמונים והשריקות נחוצים בעת כתיבת ה- RFP או ה- RFQ שלכם. היית צריך כבר לקבוע בדיוק מה אתה צריך (ולא יותר), אך חשוב לבחון את ה- RFP שלך כדי לוודא שהוא לא כולל שום דבר שאתה יכול להסתדר בלעדיו (רוצה). אם תרצה לשקול אפשרויות לדברים שאתה רוצה אך לא בהכרח צריך ב- RFP, השתמש במילים כמו 'may', 'can' ו- 'optional' כדי להבדיל בין הפריטים הדרושים ב- RFP שלך (כפי שנקבע במילים. כמו 'ירצה', 'יהיה' ו'חייב '). אוצר מילים זה עוזר למציעים להפריד בין הצורך לצטט לבין מה שהם יכולים לצטט.(הכללת מספר רצונות אופציונליים ב- RFP שלך עשויה להוביל לכך שקבלנים ישלחו מספר הצעות מחיר או אופציות.)

שלב 3

ארגן RFP באופן מקצועי. כל תיעוד כתוב שזמין באופן ציבורי על ידי החברה שלך, כגון RFP, צריך להיות כתוב באופן מקצועי. ייתכן שתרצה להתחיל במתווה אם החברה שלך כותבת מעט RFP. או השתמש בתבנית של RFP קודם שיצרת. תזדקק למדור לכל אחד מהבאים: מבוא, דרישות, קריטריונים לבחירה, לוחות זמנים ותהליך. כמובן, סביר להניח שיהיו לך קטעי משנה בכל אחד מהסעיפים האלה וייתכן שתרצה לכלול חלקים אחרים. הכל ישתנה בהתאם למוצר או לשירות שה- RFP שלך מיועד. באופן כללי, כל קטע צריך להכיל את הדברים הבאים:

מבוא

• מטרת ה- RFP
• סיכום נקודות מפתח מסעיפים אחרים
• משפט כולל תאריך יעד: "הצעות זכאיות חייבות להתקבל על ידי החברה שלנו לא יאוחר 04:00 אחר הצהריים ביום ראשון, 3 בינואר ^rd, 2009". (כלול את אזור הזמן במידת הצורך.)
• משפט כולל התנאים " החברה שלנו מבקשת הצעות ל _____".

דרישות

• ציין את הצרכים הספציפיים למוצר (גודל, קיבולת או פונקציות אחרות)

קריטריונים לבחירה

• תן למציעים לדעת כיצד תבחר את המציע הזוכה (וציין שההחלטה היא של החברה שלך בלבד).
• אם תבחר, תוכל לכלול גם את קריטריוני הניקוד שלך לגבי אופן ציון כל RFP

צירי זמן

• הודיעו לקבלנים מתי הצעות או הצעות מחיר מתבקשות (הקפידו לקבוע מועד אחרון סביר בהתחשב בצרכים של בקשותיכם, כמו שרטוטים טכניים, אישור וכן הלאה)
• תן למציעים לדעת כמה זמן ייקח לחברה שלך להעריך כל הצעה, ואז תן תאריך צפוי שבו הם יכולים לצפות ללמוד את הזוכה בתפקיד.
• כלול משפט שמזכיר את לוחות הזמנים למסירה, אם ייבחר בהסכם הנייד שלהם

תהליך

• תאר כיצד התהליך יעבוד כולו, החל משליחת ה- RFP ועד לקביעת המציע הזוכה וכמה זמן העבודה צריכה להסתיים

לאחר שכתבת בהצלחה את ה- RFP או בקשתך להצעה, הגיע הזמן לשלוח אותו לקבלנים פוטנציאליים. ארגן הכל למסמך מקצועי ושלח אותו בדואר רשום אם תרצה בכך. מצא ספקים מרשימות מקצועיות או עבוד עם קבלנים קודמים. שלח את ה- RFP שלך וההצעות יגיעו לפני שתדע.