לבסוף, הקפידו לערב את הצוות שבאמת יבצע את הפרויקט בעת יצירת מסמך אמנת הפרויקט.
מסמך אמנת הפרויקט הוא כלי שימושי להדרכת קבוצות המתמקדות בהשגת מטרה מסוימת או ביצירה והפעלת פרויקט נתון. לפני שתתחיל בפרויקט, כך תוכל ליצור מסמך שכר משלך.
מטרה ויעדים. התחל בזיהוי המטרה והיעדים לפרויקט. זה צריך לכלול את היתרונות שהפרויקט יעניק הן לחברה והן לצרכנים. יש לזכור שקיים קשר אינטימי בין החברה לצרכנים - הצרכנים צריכים להיות מסוגלים ליהנות מהמוצרים והשירותים שהחברה מציעה, בעוד שהחברה צריכה ליהנות מההכנסות ממכירת הסחורות והשירותים. היתרונות ששני הצדדים צריכים לקבל צריכים להיות מתוארים במטרה וביעדים של מסמך האמנה.
היבט ארגוני. לאחר מכן, בדוק את האנשים שאתה צריך לשתף בפרויקט. אם אתה עובד עם פרויקט בקנה מידה גדול, יתכן שתצטרך לקבל מחלקות שונות בחברה המעורבות. מחלקת הכספים, למשל, יכול לעזור ליצור את התקציב כך שהעובדים הראשי בפרויקט יהיה עוד צורך לעבד את הפרטים על תקציב התוכנית. אם מטרת הפרויקט היא ליצור מוצר חדש, מחלקת השיווק יכולה ליצור את הפרסומות והודעות לעיתונות לפרויקט החדש, כך שהחוקרים לא יצטרכו לדאוג לפרסום.
מטרות. זהה את היעדים המוחשיים שאתה מנסה להשיג בפרויקט. זה כולל את הרווח שאתה מצפה להרוויח מהפרויקט, את הטכנולוגיות החדשות שאתה מקווה לקבל מהמחקר ואת ציר הזמן שאתה מצפה לעקוב אחריו במהלך הקורס. היעדים יהיו הרשימה שבה תוכלו להשתמש כדי להעריך אם אתם משתפרים או לא.
לפני שתתחיל בפרויקט, כך תוכל ליצור מסמך שכר משלך.
סיכונים. לא פחות חשוב הוא זיהוי הסיכונים שתעמוד בפניך בעת ביצוע הפרויקט. זיהוי הסיכון מוקדם ככל האפשר יאפשר לצוות ליצור מנגנוני בטיחות למניעת סיכונים אפשריים. ככל האפשר, על הצוות גם ליצור תוכניות גיבוי למקרה שהפרויקט העיקרי נכשל, או אמצעי מגירה במקרה שמרכיבים מסוימים בפרויקט אינם עומדים בציפיות.
אמצעי. זהה את המשאבים הדרושים לך לצורך ביצוע הפרויקט. זה כולל את המימון לו יזדקק הפרויקט, סוג העובדים ואנשי המקצוע שצריכים לעבוד על הפרויקט, הכלים והטכנולוגיות שיידרשו וכל דרישות אחרות שיש לעמוד בהן לסיום הפרויקט.
מאמץ קבוצתי. לבסוף, הקפידו לערב את הצוות שבאמת יבצע את הפרויקט בעת יצירת מסמך אמנת הפרויקט. זה יבטיח שכל חלק בצוות ידע מה יקרה. כמו כן, חברים נוספים יאפשרו לך לאסוף רעיונות שיכולים לעזור ללטש את מסמך האמנה מכל פגמים ואי התאמות.
עם מסמך אמנת פרויקט, חקיקת תוכניות לא תהיה מסוכנת או מקרית באותה מידה מכיוון שאתה מקבל הכנה שתעזור לך להשלים את התוכנית.
