כיצד להקפיד על נימוסים בשיחת ועידה?

"שיחת ועידה בחדר המשפחה בעוד 5 אנשים." האם אי פעם קראת אימייל כזה וגלגלת את עינייך, חוששת מאינספור הטרדות שקשורות ביחד לשיחות ועידה? "מדוע אנו קוראים לזה חדר משפחה כשאיננו יכולים לסבול זה את זה?" אתה יכול לתהות. בעולם המשרדים, רבים מהתסכולים היומיומיים שלנו, מחבלי חיות המחמד והרגעים המחרידים שלנו סובבים סביב תקשורת. על מנת שהמשרד שלך יהיה דומה יותר למשפחה, עליכם לשים לב לכללי התנהגות נאותים בתקשורת שלכם, בין אם המצב שלכם הוא הודעות מיידיות, דוא"ל, שיחת טלפון או שיחת ועידה. לעת עתה, בואו נתמקד בשיחת הוועידה.

1. כשמדובר בטלפונים לרמקולים, כפתור ההשתקה הוא חבר שלך. לכולנו יש אהדה למישהו עם הצטננות קשה, אך בכנות, השיחות נעשות מעצבנות כשמפסיקים אותן כל הזמן על ידי עיטוש, שיעול ונשיפת אף. למרבה הצער, אנו לא יצורים חסרי רעש מטבענו, ונדרש הרבה פחות משיעול כדי לשבש שיחת ועידה. לעתים קרובות טכנולוגיית שיחות ועידה הופכת את הבלתי אפשרי להעברת או קבלת קול בו זמנית על ידי שני הצדדים. מה שקורה לעתים קרובות הוא דיאלוג שמתנתק לחלוטין בכל פעם שמישהו מתעטש או מכחכח בגרונו.

   שיחות ועידה רבות כוללות חלק של "השלכת מידע", בה אדם אחד מדבר במשך תקופה ארוכה. במהלך תקופה זו, הקצה המקבל צריך ללחוץ על כפתור ההשתקה. כשמגיע הזמן שאחד מהם ידבר, הם פשוט צריכים ללחוץ על כפתור ההשתקה פעם נוספת.

2. שיעול והתעטשות מתאימים. אם אתה נתקל באחד הפרקים האמורים, עדיף להשתיק את האוזניות שלך (אם אתה משתתף בנפרד) או לעזוב את חדר הישיבות עד להתאמה שלך.
3. השתתף בשיחת הוועידה שלך ממיקום שקט. אם יש לך דלת, סגור אותה במהלך השיחה. כלל נימוס זה מועיל לא רק למשתתפים האחרים בשיחת הוועידה, אלא גם לסובבים אותך שאינם רוצים לשמוע שיחה חלקית או שלמה שאינה מערבת אותם.
4. הציגו את המסיבות בהתחלה. יש להציג את כל המשתתפים על ידי מנהיגי השיחה בתחילת שיחת הוועידה.
5. הציעו הקדמה קצרה של עצמכם לפני שאתם מדברים בשיחת ועידה. אל תניח שאתה ישות ידועה כשאתה מתקשר, גם אם הוצגה לך בתחילת השיחה.
6. אם במחשב, השקיעו באוזניות. מספר הולך וגדל של שיחות ועידה מתרחשות באמצעות מחשבים. לרוע המזל, השימוש במיקרופון וברמקול של המחשב יכול ליצור הדים וחוסר קוהרנטיות. אוזניות טובות מבטלות את המכשולים הללו ומספקות חוויית שיחת ועידה חלקה.
7. תן לציוד שלך ניסוי לפני שיחת ועידה חשובה. עדיף להבחין בבעיות טכניות לפני שיחה מאשר לגלות אותן במהלך האירוע.

   

8. תתרחק מטלפונים סלולריים. למרות שניתן להשתמש בטלפונים סלולריים בשיחות ועידה, השימוש בהם מייצר לרוב הפרעה סטטית ושמיעתית. אם יש לך ברירה, אל תשתמש בטלפון נייד.
9. למפות סדר יום לשיחה. אם אתה מוביל את שיחת הוועידה, באחריותך לתכנן ולציית לסדר יום. תן לכולם לדעת מראש כמה זמן הם יכולים לצפות ששיחת הוועידה תימשך. בצע את ההבטחה על ידי חלוק בזהירות בין הנושאים הרלוונטיים.
10. היה תמציתי. כמו בכל פגישה, מונולוגים ארוכים שלא לצורך יכולים לגרום לקהל שלך להתעסק, להסתכל בכפייה בשעונים ואולי להירדם (ואם הם היו לוחצים "אילם", לעולם לא תדע). מתוך כבוד לזמנם של כולם (שתמיד דל), אמץ את קוצר היריעה.
11. עמידה בזמנים. גם אם אינכם מתכננים להשתתף באופן פעיל בשיחת ועידה, עליכם להיות בזמן כדי לא להפריע בגסות לזרימת השיחה. ודייקנות חשובה עוד יותר עבור האדם המוביל שיחת ועידה. אם אתה האדם ההוא, עליך להגיע כמה דקות לפני כולם; כמארגן, כללי התנהגות נאותים מכתיבים שאתה מבטיח שכל הצדדים מצידך הוצגו ומוכנים להתחלת השיחה.
12. אל תפריע. בשיחת ועידה כל אחד מאיתנו מרגיש לפעמים את הלחץ להפריע. כשיש לנו נקודה טובה להשמיע, אבל מרגישים שהשיחה גולשת לעבר מוקד אחר, אנחנו לפעמים מחליטים שהפרעה היא הדרך היחידה להעביר את הנקודה שלנו מבלי שהיא נראית לא רלוונטית. אבל כשאנחנו מפריעים לאחרים, אנחנו לא פועלים על פי כללי הנימוס. הפרעה יכולה להעביר ללא כוונה חוסר כבוד בכל שיחה, ויש להימנע ממנה.

השגת נימוסים הולמים

התחשבות בזולת היא המדריך הבסיסי להשגת נימוסים הולמים בשיחת ועידה. כולם רוצים לדעת מי מדבר בכל רגע נתון. כולם רוצים שהשיחה תסתיים בזמן (או כך לפחות היינו מקווים). כולנו רוצים להיות מסוגלים לשמוע את הנאמר ולהישמע כאשר אנו מצידנו מדברים. עשה את חלקך כדי לקדם רוח של ידידות וכבוד במשרד, ושיחות הוועידה האלה בחדר המשפחה יהיו פחות חששות בתוך זמן קצר.