כיצד לתכנן ולארגן את עבודת הצוות?

עבודת צוות יכולה להיות טובה כמו החוליה החלשה ביותר בשרשרת. לכן בכל פעילות יש צורך בתכנון טוב והשתתפות נאותה של כל חבר בכדי לוודא שאתה מצליח. בעולם לא מושלם, שום דבר אינו חייב להיות מושלם, אך עם תכנון טוב ועבודת צוות, קבוצה יכולה להשיג הישגים גדולים.

להלן מספר טיפים לתכנון וארגון פעילויות הצוות שלך.

• בחר מנהיג טוב. מנהיג לא צריך לדעת הכל ולעשות הכל. המאפיין החשוב ביותר של מנהיג הוא הכרת נקודות החוזק והחולשה של כל אחד מחברי הצוות ושימוש בכוחות לטובת הקבוצה.
• רשום משימות ואבני דרך. לפני שמתחילים בפעילות, הקפידו לתכנן את הפרטים. זה כולל כל משימה קטנה ואבני דרך גדולות יותר. רשום אותם, וודא שלכל אדם יש רשימה של המשימות שעל הקבוצה לבצע. המנהיג אמור להיות מסוגל לקבל פרספקטיבה טובה של תמונה גדולה, כך שהוא יודע אם הוא צריך להקצות משימות ספציפיות מסוימות לאדם מסוים.
• הקצה משימות ספציפיות. לאחר זיהוי המשימות, על המנהיג להיות מסוגל להאציל אותן על פי יכולותיו וכישוריו של כל חבר. המשימות לא בהכרח מופצות באופן שווה, אלא באופן שוויוני, כאשר כל אדם עושה את מה שהוא יכול לעשות הכי טוב.
• המשך לתקשר. אחריות גדולה נוספת של המנהיג היא לדעת מה קורה ואיפה, בכל זמן נתון. הוא אמור להיות מסוגל לדבר עם כולם, או לפחות להצביע על אנשים מכל תת-קבוצה, אם הקבוצה גדולה. כל חבר צריך גם לתקשר עם אחרים, במיוחד כאשר הוא זקוק לסיוע במשימה מסוימת אחת.
• השתמש ביישומים שיתופיים. זה שימושי במיוחד אם אתה מקים קבוצה של אנשים מקוונים בעיקר. אתה יכול להשתמש בתוכנה שיתופית כמו ויקי, גיליונות אלקטרוניים באינטרנט, רשימות משימות באינטרנט ואת יישומי מסרים מיידיים לשתף פעולה באופן מקוון. כלי שיתוף פעולה לא מקוונים כוללים מתכנני פרויקטים, רשימות משימות ורשימות מטלות. המכנה המשותף כאן הוא שאתה מסוגל להשתמש בכל המשאבים שיש לך בכדי לתקשר כראוי ולבצע דברים.
• הגדירו יעדים והגדירו אותם לפני המועד האחרון. תן אפשרות להתאמות, לעיכובים ולאירועים בלתי צפויים אחרים העלולים להוביל לבעיות במהלך הפעילות. זהו רעיון טוב כדי השלמת תוכנית של פעילות לפחות 20% לפני המועד המתוכנן, כך יש לך הקצבה טוב לעבוד עם, במקרה יחיד או תת-קבוצה אינו מסוגל לספק תוצאות תוך המועד שנקבע להם.
• יש תוכנית גיבוי. אנחנו בכל זאת לא גרים במקום מושלם. אז משהו חייב להשתבש בין אם תתנו לזה ובין אם לאו. ולכן מומלץ להחזיק תוכנית גיבוי, למקרה שמשהו ישתבש. יש אמצעים ומתודולוגיות חלופיות כדי להגיע למטרה שלך.

חלק גדול מתכנון וארגון הוא תקשורת. קבוצה צריכה גם להיות מוכנה לכל אירוע, בין אם צפוי ובין אם לא צפוי. לכן עליכם לקבל תוכנית פעולה מוגדרת, אך גם להיות מוכנים לסטות מכך, בעת הצורך, אך עדיין להגיע לאותה תוצאה סופית.