לעולם אל תשתמש בהודעה ובכתובת קודמים כדי לפתוח דיון חדש, מבלי למחוק תחילה את כל ההודעות הקודמות, במיוחד את שורת הנושא הישנה, ולהוסיף נושא חדש.
מההתחלה לסוף.
התחל תמיד כל הודעה בברכה לבבית, כגון יקירתי או שלום, או לכל הפחות שם האדם .
לעולם אל תסתובב עוד ועוד. היה תמציתי, ספציפי וקצר ככל האפשר.
זכור לחתום על ההודעות שלך גם בשם הפרטי וגם בשם המשפחה שלך ולהגדיר "חתימה" אוטומטית למערכת שלך שתכיל את כל פרטי הקשר החשובים (כולל שמך המלא, כתובתך, מספרי טלפון ופקס וחזרה על כתובת הדוא"ל שלך.).
הודעות הגהה.
תמיד קרא מחדש הודעות לפני השליחה. קרא כדי לחשוף דקדוק לא תקין, שימוש לא נכון במילים, וקרא לפי הצליל והטון של המילים שלך.
לעולם אל תעביר הודעות ברגע שאתה כותב אותן. האם להחזיק הודעות ב"תיבת דואר יוצא "לבדיקה סופית ובדיקת איות לפני לחיצה על כפתור" שלח "הסופי.
זכור להגדיר את תצורת המערכת כך שתפעיל אוטומטית את בדיקת האיות כפעולה הסופית שלך לפני העברת כל ההודעות.
שורת נושא.
אמור תמיד משהו בשורת הנושא. מסנני דואר זבל משתמשים לעיתים קרובות כאינדיקטור למחיקת הודעה לפני כניסה למערכת.
לעולם אל תשאיר אותו ריק.
זכור ששורות הנושא צריכות להיות מילים תופסות תשומת לב מהירה שממסגרות את מה שאתה רוצה להעביר באזור המסר.
מגיבים ומשיבים.
התייחס תמיד לנושא הדיון בהודעה שלך. אין דבר מרגיז יותר מאשר לקבל תשובה מוצפנת, ללא ברכת פתיחה, ללא שם בסוף, וללא הודעה קודמת. כל מה שמראה זה בסדר... אני מסכים... לכו על זה!... וכדומה. קח זמן להוסיף מילה אחת או שתיים שיעזרו לקורא לאפס את נושא הדיון הספציפי.
לעולם אל תשתמש בהודעה ובכתובת קודמים כדי לפתוח דיון חדש, מבלי למחוק תחילה את כל ההודעות הקודמות, במיוחד את שורת הנושא הישנה, ולהוסיף נושא חדש.
זכור לעשות כל מאמץ להשיב לכל ההודעות תוך 24 עד 48 שעות, לא שונה משיחות טלפון.
קרא כדי לחשוף דקדוק לא תקין, שימוש לא נכון במילים, וקרא לפי הצליל והטון של המילים שלך.
העברת הודעות.
השתמש תמיד בפונקציות ההעתקה וההדבקה בעת העברת הודעות לאוסף חדש של אנשים שלא כולם מכירים זה את זה.
לעולם אל תשאיר כתובות קודמות ומידע המצורף להודעה החדשה שלך. האם מחק אותם לפני העברתם.
זכור שלא מתאים להעביר כתובות ומידע לאנשים שאולי לא רוצים שכתובותיהם ישותפו ללא ידיעתם ואישורם.
הודעות אצווה.
תמיד תהיה רגיש לאופן שבו אתה בוחר לשלוח את הודעות האצווה שלך. השימוש בתכונה "אל" לא אמור להיות השיטה הראשונה והיחידה שלך. המחשבה הראשונה שלך צריכה להיות להשתמש בתכונה "עותק מוסתר", אלא אם כן אתה בטוח שכולם ברשימת התפוצה שלך מכירים אחד את השני ועליהם לראות את כל השמות אליהם היא נשלחה.
לעולם אל תציג את כתובת הדוא"ל של כולם, אלא אם כן כולם ברשימה מכירים זה את זה, ללא יוצא מן הכלל.
זכור כשאתה מגיב להודעות אצווה להגיב רק לאותם אנשים שבאמת צריכים לראות את תגובתך.
פורמטים וגופנים.
זכור תמיד את כל הגופנים והפורמטים המיוחדים המשמשים בכל הודעה. זה גורם לעיתים קרובות למקבל לראות שורות של קודים לא רצויים וריצופים אחרים.
לעולם אל תשתמש בכל האותיות, כי נראה כאילו אתה צועק, ואל תשתמש בכל האותיות הקטנות. זה מראה על חוסר הטיפול והעניין שלך להקליד כראוי.
זכור להכיר את חברים אלקטרוניים שלך. ככל שהטכנולוגיה התקדמה, מחשבי מקינטוש ומחשבים אישיים עדיין לא מתקשרים 100% מהזמן.
צליל דוא"ל.
השתמש תמיד בשפה ודקדוק ראויים ואדיבים, במשפטים שלמים ומלאים. הימנע משימוש בקיצורים, בסלנג ובז'רגון.
לעולם אל תשתמש בדוא"ל בכדי להעביר מידע אישי המשתלם ביותר לשיתוף אישי או טלפוני.
זכור שדואר אלקטרוני הוא דרך נהדרת, מהירה וקלה לתקשר. עם זאת, לעולם אסור לנו לשכוח להשתמש באותה זהירות ובאדיבות בכתבינו כפי שהיינו עושים כאשר אנו מדברים עם מישהו באופן אישי.
