זה ייצא בסדר, אם תתכונן לזה ואם תארגן פגישה טובה עם הפרויקט.
אם התמנה לאחרונה כמנהל פרויקט, זה יכול להיות די מלחיץ אם תדרוך אותך לעבוד על פרויקט חדש מאפס. אל תדאג. זה ייצא בסדר, אם תתכונן לזה ואם תארגן פגישה טובה עם הפרויקט. זה נותן את הטון להצלחה הכוללת של הפרויקט. הכנת פגישה פנימית וחיצונית זו תעזור לך להשיג את מטרתך בתדרוך הצוות שלך וארגון ההיבטים הכלליים של הפרויקט. זה גם יספק לך את האפשרות להגדיר יעדים וציפיות, כמו גם לקבוע את כללי היסוד לפרויקט שלך. חשוב שתיישם בהצלחה פגישה שמתחילה בפרויקט, מכיוון שהדבר יגרום או ישבר את ההתלהבות של הצוות שלך בעבודה על הפרויקט. להלן טיפים כיצד להכין פגישה מצליחה עם הפרויקט.
קבעו את סדר היום שלכם. לפני הכל, עליך ליצור מטרות ויעדים לפרויקט שלך. עליכם גם להבין את כל האלמנטים שיש לדון בהם במהלך פגישתכם. בדרך כלל אלה יכללו את לוח הזמנים של הפרויקט, את התקציב שלך, את הסיכונים שאתה עלול להיתקל בהם, ואת הפתרונות עבורם, את הגורמים הראשונים לפנות אליהם ואת כללי היסוד לפרויקט. עליכם לרשום אותם כך שתוודאו שלא תפספסו דבר.
קבעו את הפגישה. כדי להראות לצוות שלך שאתה מכבד את זמנם, קבע את הפגישה עם הצוות שלך כמה ימים לפני תאריך היעד שלך. ודא שיש לך את המקום בשביל זה, וכי הצוות שלך ישתלב בנוחות בתוך מקום הפגישה. הזמנתם מספר ימים מראש תתן להם גם הזדמנות להתכונן לפגישה.
להלן טיפים כיצד להכין פגישה מצליחה עם הפרויקט.
תקצר את הצוות בצורה ברורה. לאחר הפגישה, עליך לתת לצוות שלך מושג מה אתה מקווה להשיג בפגישה שלך. ציינו את סדר היום שלכם ורשמו אותם על גבי לוח לבן או באמצעות מצגת, כדי שיוכלו להתייחס לכך כיצד מתקדמת הפגישה. בקש מהצוות שלך הצעות או רעיונות על סדר היום שהצגת. לאחר שתסיים, עליך להיות מסוגל לתדרך אותם בקצרה אודות הפרויקט. וודאו שהם מבינים את מטרת הפרויקט, כך שתהיו בטוחים שאתם באותו דף.
הפץ את המסמכים הדרושים. עדיף לספק לצוות שלך מסמכים שהם יכולים להפנות אליהם במהלך הפגישה. תן להם עותק של סדר היום, וכן את תמצית הפרויקט. אתה יכול להכין עטים וגיליונות נייר נוספים שיוכלו לכתוב עליהם במהלך הפגישה.
הסוד לפגישה טובה הוא לגרום לצוות שלך להרגיש שהדעה שלהם חשובה. עדיף להודיע להם שהקלט שלהם מועיל ביותר. השג דיון טוב כדי שייצאו רעיונות נוספים ויבוא עם תוכנית שיתופית. למרות שדיון עשיר הוא חשוב, עליכם להיות מסוגלים גם לזהות מתי אתם יוצאים מחוץ למסלול. וודא כי אתה מוליך את הנושאים לעבר המשימות העומדות בפניך, כך שלא תאבד את הזמן.
