האם זו תהיה פגישה טלפונית או ועידת שיחות, פגישת ועידת וידאו או פגישת דלת סגורה?
אם יש לך ארגון, חשוב שכולם יישארו מחוברים כך שכולם יעבדו באותו דף. כלי יעיל אחד לגעת בבסיס עם עמך הוא ניהול פגישות. עם זאת, פגישות עשויות להיות זמן רב למדי וזה יכול להיות קשה להכניס אנשים. אם אתה מתכנן את הפגישה שלך כמו שצריך, אתה יכול לארגן את כולם ולקיים את מה שאתה צריך לעשות.
אם אתה הולך לדבר עם קבוצה גדולה של אנשים, תזדקק לאיזה סוג של חדר ישיבות.
כך תכנן את הפגישה שלך.
החליטו מדוע אתם זקוקים לפגישה. פגישות נחוצות. עם זאת, חייבת להיות לך סיבה ספציפית מדוע אתה רוצה לקרוא לקבוצת אנשים יחד. האם אתה פשוט רוצה להישאר מחובר לצוות שלך? האם יש מצב חירום או נקודה ספציפית שעליך לטפל בה באופן מיידי? האם זה משהו שאפשר לפתור באמצעות שיחת טלפון או אולי תקשורת במייל? האם פגישה באמת נחוצה או שיש דרכים אחרות בהן ניתן לדון ולהפיץ אותה? האם זו תהיה פגישה טלפונית או ועידת שיחות, פגישת ועידת וידאו או פגישת דלת סגורה? הידיעה מדוע עליך לקיים פגישה תעזור לך לקבוע איזה סוג פגישה תתקיים.
הכן את סדר היום שלך. לאחר שהחלטת מדוע ואיזה סוג פגישה תהיה לך, עליך לרשום את סדר היום שלך. על איזה פריטים ספציפיים אתה צריך לדבר בפגישה שלך? אם אתה דן בדוחות מכירות וכיצד להגביר אותו, עליך שיהיה לך עותקים של הדוח לבדיקה. ציין נקודות ציון של פריטים שאתה רוצה לדון בהם.
קבע לוח זמנים. קבע איזה תאריך ושעה ברצונך לקיים פגישה. הגדר אותו כך שיהיה לך הכי הרבה משתתפים. אם תהיה לך פגישה ארוכה, כדאי לקבוע אותה בבוקר כשאנשים טריים. אם זו פגישה פרטית, יתכן שתרצה שהיא תתבצע בשעות אחר הצהריים המאוחרות. בקש מאנשים להודיע לך אם הם לא מצליחים להגיע. אם פחות ממחצית מצליחים להגיע, ייתכן שתצטרך לתזמן מחדש.
קבע את המקום שלך. איפה תקיים את הפגישה שלך? אם אתה הולך לדבר עם קבוצה גדולה של אנשים, תזדקק לאיזה סוג של חדר ישיבות. כשאתה בוחר מקום, ודא שיש בו את הציוד הדרוש שאתה צריך, כמו לוח לבן, מקרן, גישה לאינטרנט אלחוטי וכלים אחרים שאתה צריך לפגישה שלך.
הודיעו לכל מי שצריך להיות שם. ברגע שאתה יודע היכן, מתי ולמה בפגישה שלך, עליך להודיע לאנשים על כך. אם זו פגישה חובה, ציין בתזכיר כי נדרשת השתתפות. תן לאנשים התראה מרובה כדי שיוכלו לנקות לוחות זמנים כדי להיות מסוגלים להשתתף. התראה של שבוע לפחות מספיקה מספיק, אם כי במקרים מסוימים ייתכן שתידרש פגישת חירום.
תשמור את זה קצר. כשיש לך פגישה, היצמד לסדר היום שלך. אל תתנו לפגישות להימשך ולהתארך כי כולם עסוקים והזמן חשוב. הפגישות הטובות ביותר הן אלה שהולכות ישר לעניין ומגיעות להחלטות לפי הצורך.
פגישה שבועית קבועה מראש
חשוב שהפגישות שלך יהיו דייקניות ופרודוקטיביות. אחרת, אנשים לא יהיו נוטים להשתתף ועשויים לחוש שזה בזבוז זמנם. אם אתה חייב, אתה יכול לקבוע פגישה שבועית קבועה מראש כך שהצוות שלך יידע לצפות לה באופן קבוע מבלי שתצטרך להנפיק תזכורות. לבסוף, לאחר תחילת הפגישה, חשוב להישאר על המסלול, לקבל את הקלט הדרוש לך ולהפיץ את המידע לפי הצורך. בדרך זו תוכלו למקסם את הפגישות.
