כיצד לכתוב סדר יום?

קיום סדר יום יכול לחסוך לך זמן ולחץ. זה מאפשר לך לתכנן את הפרטים של פגישה מבעוד מועד כך שכל מה שחשוב ייכלל בדיונים. וכל המעורבים מודים לך על הארגון שסדר היום מביא לפגישה ועוזרים לו לנוע בצורה חלקה ומהירה. ליהנות מהיתרונות של סדר יום על ידי ביצוע מדריך זה כיצד לכתוב סדר יום.

שלב 1

הכן מראש. כל הרעיון שיש סדר יום הוא כך שתהיו מוכנים לפגישה מבעוד מועד. אז קח את הזמן לרשום פריטים שייכללו בפגישה. זה גם רעיון טוב לשלוח דוא"ל לכל הנכללים בפגישה כדי לאסוף נושאים שהם רוצים לדון בהם. עשו זאת לפחות יומיים לפני הפגישה.

שלב 2

שים את הנושאים בסדר הטוב ביותר. סדר יום אמור לעזור לפגישה לזרום בצורה חלקה. תפקידך להבטיח שזה יקרה על ידי הצבת נושאי הדיון בסדר הטוב ביותר האפשרי. אם ניתן לשלב כמה פריטים, עשו זאת. ואז ארגן את הדברים שאתה רוצה לדון בהם לפי סדר חשיבות וזמן. אתה יכול להחליט להרחיק מהנושאים על ידי הצבתם בתחילת סדר היום. לאחר מכן כלול פריטי מפתח שחשוב לדון בהם וככל הנראה ייקח זמן רב ביותר. או להפך. אתה מעדיף אם אתה שם את נושאי הדיון הגדולים ביותר ראשית (כדי שתוכלו להיות בטוחים שהם מטופלים), או בסמוך לסוף סדר היום (כך שתוכלו להיות בטוחים ששום דבר לא נכלל מהפגישה). תוכלו למצוא במהירות איזו שיטה מתאימה ביותר לחברה שלכם.

שלב 3

הקלד את סדר היום. הפק סדר יום מקצועי על ידי הקלדתו במהירות במעבד התמלילים שלך. כלול את שמות כל המשתתפים, את התאריך ולאחר מכן מספר את כל הפריטים שיידונו בפגישה. ייתכן שתרצה להקצות זמן צפוי לכל נושא דיון, כך שתוכל לגבש ניחוש למשך כמה זמן (או צריך) לפגישה. בדוק אם יש סדר יום בסדר היום והעביר אותו לכל אלה שישתתפו בפגישה. (יתכן שתצטרך לבצע כמה שינויים בסדר היום שכתבת ברגע שתקבל משוב על כך מעמיתייך. ודא שלכל אדם תהיה הגרסה האלקטרונית העדכנית ביותר לסדר היום הכתוב לפני תחילת הפגישה.)

שלב 4

העתיקו את סדר היום. מספר דקות לפני תחילת הפגישה, צלם את סדר היום של כל הנוכחים. (אינך רוצה לעשות זאת הרבה יותר זמן משעת הפגישה מכיוון שללא ספק יבוצעו בו שינויים. שמור עץ!) הפץ את סדר היום לעמיתיך עם כניסתם לפגישה. וספק סדר יום לכל מי שרושם עבורך את פרוטוקול הפגישה. זה יעזור לה לארגן את עבודתה.