עם זאת, עובד, תלוי בכישוריו ובהכשרתו, יכול להתמודד עם שני תורים או יותר או להקצותם.
אם אתה מתכנן לעבוד במוקד טלפוני, כמפקח או כמנהל, תזמון העובדים שלך יהיה אחת המשימות המייגעות ביותר שלך לבצע. ככלל, מוקד טלפוני פועל בשתי סביבות, תור יחיד ורב-תור. להלן מספר טיפים שיעשו לך הרבה יותר קל לנהל את לוחות הזמנים של העובדים שלך:
דע את המיומנויות הספציפיות של כל אחד מהעובדים שלך. כן, כל אחד מהם. למה? בעוד מוקד טלפוני, כל תור נוגע עובד. עם זאת, עובד, תלוי בכישוריו ובהכשרתו, יכול להתמודד עם שני תורים או יותר או להקצותם. לכן עליכם להכיר את העובדים שלכם ולראות מי מהם מאומן. הם אלה שיכולים להיחשב לכיסוי עבור שני תורים או יותר. אל תשכח שהמשימה העיקרית שלך היא להקצות את העובדים שלך לתור ולא להיפך.
בריכת כוח אדם
תכנן את לוח הזמנים שלך. התחל בזיהוי מספר השעות שאתה צריך בכל תור. לאחר מכן, קבעו כמה עובדים אתם מתכוונים לכסות בצורה נוחה את התורים שזיהיתם זה עתה. לאחר מכן, גלה כיצד תוכל למקסם את מאגר כוח האדם שלך. מי לדעתך יכול להיות מתוזמן לקחת שני תורים או יותר כנדרש בתכנית העבודה שלנו?
בשינה במקרים מיוחדים, תורים כמה הם מבודדים. זה נובע ממפרט ההתקשרות שלך עם הלקוחות שלך. עם זאת, אם המוקד הטלפוני שלך מאפשר לעובדים שהוכשרו צולבים לקחת שני תורים או יותר, כל עוד הם זמינים לכך, תוכל לעשות זאת.
להלן מספר טיפים שיעשו לך הרבה יותר קל לפקח או לנהל את לוחות הזמנים של העובדים שלך.
דע את שעות השיא שלך. אתה יכול לעשות זאת בתור. לדוגמה, גיליתם שהשיחות הופכות כבדות סביב שעת ארוחת הצהריים, נניח בין השעות 12 עד 14 אחר הצהריים, ואז התאימו את ארוחות הצהריים לפני כן. אם יש לך עובד שמדווח בשעה 5 בבוקר, ארוחת הצהריים שלו צריכה להיות עד השעה 10:00. הוא בעצם יכול לעזור לכסות את שעות השיא לפני שיסיים את היום בשעה 14:00.
תקופות שיחות שיא
קבעו את מרבית העובדים שלכם בתקופות שיחות שיא. אתה צריך לשרת את הלקוחות שלך, לא את העובדים שלך או את עצמך. אתה לא רוצה שהלקוחות שלך יישארו או יחזיקו את התור לנצח כי העובדים שלך עדיין בחוץ ונהנים מארוחת צהריים נחמדה ונינוחה. זו דרך קלה לאבד את העסק שלך.
עצב את פרטי לוח הזמנים שלך. הכי קל לעשות זה Microsoft Excel. כל שעליך לעשות הוא לפתוח גיליון אלקטרוני.
הראה שאתה מנהל לוח הזמנים. העובדים שלך עשויים להציף אותך בבקשות אישיות, ולהתאים את לוחות הזמנים שלהם כך שיתאימו לשגרה שלהם. נהל זאת כראוי. הסבירו בטקטיקה כי לוחות הזמנים נועדו לתת מענה לצרכי הפעילות היומיומית של החברה, ולא שלהם. אמור בתקיפות שאתה פשוט עושה את העבודה שלך וודא שהם נמצאים כששיחות החשובות האלה באות.
אם אתה צריך להמשיך וללטש את כישורי התזמון שלך, קבל עזרה ממחלקת הטלקומוניקציה שלך. יש להם דוחות סטטיסטיים שיכולים לעזור לך להבין כמה דרכים לשיפור תוכנית האישור שלך. השימוש בתוכנה עשוי להיות יקר מאוד.
