כדי לפתור כל סכסוך, הערך את היתרונות והחסרונות של הצבת פריט אחד על השני.
בהירות החזון לנפות אינספור משימות רק לדברים הרלוונטיים והדחופים ביותר היא איכות של אדם יעיל ביותר. ללמוד כיצד להקצות סדרי עדיפויות לא רק יעזור לך לנהל את העסק שלך ולהתמודד עם עבודתך בצורה יעילה יותר, אלא גם יעזור לך להשיג חיים אישיים מסודרים יותר.
רכיבים בסיסיים
עם זאת, אם הרשימה שלך מורכבת ממשימות או מטרות כלליות יותר, קבע סדרי עדיפויות, ואז מבוסס על ערך או רווח.
תעדוף הוא למעשה דרך רציונלית לתכנן כיצד לחלק את זמנך ואת האנרגיה שלך בין יעדים שונים ואף מתחרים. מאמר זה ידריך אתכם במרכיבים הבסיסיים של תהליך זה, אותם תוכלו ליישם בקביעת סדרי העדיפויות עבור עצמכם, צוות או ארגון.
צור רשימה מקיפה של כל המשימות שלך. קח את הזמן לשבת כמה שעות כדי לעשות את הרשימה שלך. שים את כל השאר בצד ופשוט רשום כל משימה שאתה יכול לחשוב עליה. אתה בוחר לרשום את הרשימה שלך או לעשות שימוש במחשב. הקלט את כל הדברים שאתה רוצה להשיג ללא כל שיקול אחר. זה ישמש כרשימת המאסטר שלך במהלך כל התהליך.
הבהירו את הסטנדרטים שלכם. העריך את אופי המשימות שלך. ישנם שני סטנדרטים שאתה צריך להיות מודע אליהם. עבור פריטים שהם פעולות ספציפיות או מונע מועד, עדיף להשתמש בזמן כסטנדרט שלך. עם זאת, אם הרשימה שלך מורכבת ממשימות או מטרות כלליות יותר, קבע סדרי עדיפויות, ואז מבוסס על ערך או רווח. אתה יכול גם להשתמש בשניהם, אם אתה רוצה להיות מקיף יותר.
בדוק את הדחיפות של כל משימה. וודא שיש לך פרק זמן ברור של מועדיך לפני שאתה מתייג. עיין ברשימה שלך ותייג כל פריט "דחוף" או "לא דחוף". אל תדלג על שום דבר וודא שכל הפריטים מתויגים כהלכה.
החלט על הערך של כל משימה. קבע אם הפריטים הם "חשוב" או "לא חשוב". פריטים שעלולים לגרום לתוצאות שליליות חמורות על הביצועים שלך אם הם לא הושגו, צריכים להיות מסומנים כ"חשוב ". מצד שני, יש לסמן פריטים שאתה רוצה אך לא צריך לבצע כ"לא חשוב ".
הכינו מטריצה לארגון הפריטים. בשלב זה, על כל אחד מהפריטים ברשימת המאסטר שלך לכלול אחת מהתוויות הבאות: "דחוף / חשוב", "דחוף / לא חשוב", "לא דחוף / חשוב" ו"לא דחוף / לא חשוב ". צור טבלה עם שתי שורות ושתי עמודות. תייג את העמודות "דחוף" ו"לא דחוף "והשורות" חשוב "ולא חשוב." מקם כל פריט בצומת העמודות והשורות התואמות לתווית שלו.
הערך תוצאות. עם מטריצה זו, אתה אמור כבר לקבל מושג ברור אילו פריטים יש לתעדף ואילו לשחרר. עם זאת, בדוק אם קיימת סכסוך שעלול להיווצר בביצוע כל משימה שעדיפה. כדי לפתור כל סכסוך, הערך את היתרונות והחסרונות של הצבת פריט אחד על השני. שאל את עצמך איזו תוצאה מזיקה יותר והשתמש בבסיס זה כדי להחליט.
אל תצפה ליצור את הרשימה היעילה ביותר במהלך ניסיונותיך הראשונים. לשלוט באמנות התעדוף לוקח זמן אז אתה צריך להיות סבלני. עם הזמן תגלה שהיתרונות בחיים נטולי דאגות מפצים על משך הזמן והתרגול שהשקעת בלמידה.
