כתיבת מכתב ביטול: מכתב עסקי מקצועי

יבוא הזמן שבו תצטרך לבטל שירות כלשהו ושיחת טלפון פשוט לא מספיקה. הטלפון הסלולרי שלך, מנוי למגזינים או שירות עסקי כלשהו עשויים לגרום לך לרצות לתעד את בקשת שירות העצירה שלך מבלי לגרום לבעיות נוספות. בצע את הצעדים הבאים ותוכל ללמוד כיצד לכתוב מכתב ביטול יעיל.

לימוד יצירת מכתב ביטול תמציתי ומקצועי יעזור לך להצליח במטרה שלך.

1. בדוק את המידע הנדרש של החברה. אם אתה מבטל שירות עם תשלום אוטומטי או שהיה לו חוזה במקור, התחל בסקירת הליכי חוזה וביטול זה. יש חברות שדורשות התראה של שישים יום, אחרות שלושים. טלפונים סלולריים למשל עשויים לגבות דמי ביטול אם אתה מבטל לפני תום תקופת השירות שלך. גלה מה החברה דורשת כדי שתוכל לכלול אותה באות אחת.
2. אמת את הכתובת ואיש הקשר. לפני שתוכלו לשלוח את המכתב וודאו שיש לכם את הכתובת והפרטים הנכונים ליצירת קשר. מכתב שאבד או לא מועבר לא יהווה תירוץ לכך שמכתבך מעולם לא יתקבל או שהביטול לא יעיל. כתיבת מכתב לסיום שירות כוללת לא רק את התוכן בעל ערך, אלא גם להיות בטוח שהמכתב מגיע ליעדו.
3. ספק פרטי חשבון ומידע נחוץ מראש. אם יש מספר חשבון, מספר סימוכין או חוזה ספציפי להפניה, הקפד לעשות זאת כשאתה כותב מכתב. המידע שלך יאבד או יתעכב ללא מידע הייחוס. כלול אותו בגוף הטקסט ורשום אותו גם בסוף המכתב, כך שקל לנמען להפנות אותו לפי הצורך.
4. היו כנים אך קצרים. חשוב לדעת לכתוב מכתב מקצועי. ציין סיבות מדוע אתה מבקש לבטל את השירות. זה לא אומר שעליך להמציא סיפור או לנסות לקבל הסבר נרחב יותר. במקום זאת, פשוט ציין שאתה כבר לא זקוק לשירות או שאתה כבר לא מעוניין להמשיך במצב או בחוזה. התקדמות לפתרון הבעיה תבוא בידיעה לכתוב מכתב תמציתי ולשמור עליו כנה מבלי להפוך אותו להערה ארוכה.
5. ציין הודעה ותאריך כניסה לתוקף. גם אם החוזה או ההסכם שהיה בידיכם אינם מציינים סכום התראה נדרש, ראוי למסור הודעה על הביטול. כלול פיסקה במכתב המציינת מתי הביטול ייכנס לתוקף. אם אתה מפסיק הסכם שכרוך בתשלום, עליך להקדיש מספיק זמן לעיבוד ביטול התשלום הזה, או שתצטרך לשלם תשלום נוסף לאחר שליחת המכתב.
6. זכרו להיות מנומסים ומקצועיים. לא משנה מדוע אתה מבטל שירות אתה עדיין צריך לכתוב מכתב מנומס ומקצועי. יתכן שאתה לא מרוצה מהמוצר או משירות הלקוחות, אך במקום להשתמש במכתב זה כמקום להתלונן, תוכל להזכיר בנימוס כי השירות לא ענה על ציפיותיך, לא נעים לך או שמצאת אפשרות מתאימה יותר לצרכיך. הצהרות כאלה יאפשרו להם לדעת שהיית אומלל בלי הביקורת המופרזת שתוביל את הנמען להתעלם ממכתבך. אם אתה משתמש בפורמט הנכון של מכתב עסקי בעת כתיבת מכתב עסקי, הנמען יידע מיד שאתה מנסה לפתור בעיה בצורה מקצועית. התגובה שתקבל צריכה לשקף זאת.

כתיבת מכתב ביטול היא משהו שתצטרך לעשות מתישהו. הפוך את ההודעה שלך למנומסת, מקצועית ומכבדת ותעשה רושם טוב יותר.