כיצד לנסח מכתב עסקי משכנע?

בין אם אתם בתחום המכירות, השיווק, ההנדסה או בכל תחום עסקי אחר, כתיבת מכתב עסקי תהיה בהכרח חלק מתפקידכם בשלב זה או אחר. במיוחד זה המקרה אם אתה מנהל עסק משלך או סטארט-אפ משלך. יהיה עליך ליצור קשר עם לקוחות פוטנציאליים, ספקים, ספקים ועסקים אחרים העוסקים איתך באופן קבוע.

מחיר נמוך יותר

במקרים מסוימים תגלה שעליך לשכנע את מקבל המכתב לפעולה כלשהי. לדוגמה, ייתכן שאתה מוכר מוצר, או אולי תרצה לקנות מהם משהו, אך אתה מנהל משא ומתן על מחיר נמוך יותר.

במקרים מסוימים, מכתבים עסקיים יהיו פנימיים לחברה שלך. ייתכן שאתה כותב מישהו ממחלקה אחרת ומבקש מידע או פעולה. כך או כך, הנה כמה דברים שעליך לזכור בעת ניסוח מכתב עסקי משכנע.

מה אתה צריך:

• תמלילן
• שירות מדפסת או דוא"ל

איך לעשות את זה:

• בראש ובראשונה תצטרכו לדעת את הפורמט המתאים לכתיבת מכתבים עסקיים. זה צריך להתחיל בתאריך ואז בשמו, בכותרתו ובכתובת הנמען. לאחר מכן תזדקק לברכה, לגוף ואז לסגירה. בסוף צריך להיות שמך וחתימתך. שים לב שאם אתה כותב מכתב שמישהו אחר יחתום עליו, שמו צריך להיות על המכתב.
• וודאו שלכל משפט יש מטרה. אל תשתמש בשפה מעורפלת, כמו, אולי, או סוג כזה, שייראה כבלתי פורמלי. השתמש בקול הפעיל במקום בקול הפסיבי.
• להיות מנומס. אם אתה כותב מכתב דחייה, תלונה או ביטול, אינך צריך להיות מנומס עם שפתך. עם זאת, עליכם להיות מנומסים אך גם איתנים. השתמש במילים שאינן חד משמעיות, ושלא ניתן לפרש אותן בצורה לא נכונה.
• אם אתה כותב מכתב עסקי להזמנה או שולח ברכות, אתה יכול לכתוב בטון פחות רשמי ושמח יותר. ובכל זאת, אל תגזימו, מכיוון שזה עשוי להיראות בלתי פורמלי.
• השתמש בנייר המכתבים של החברה או המחלקה שלך, אם המכתב דורש זאת. אם אתה כותב על דעת עצמך כאיש עסקים, יועץ, פרילנסר או אולי אפילו מועמד לעבודה, השתמש בנייר נקי ופריך במשקל של לפחות GSM 85.
• הגה את מכתבך לפני שתדפיס או תשלח. כמו כן, הקפד לשמור עותקים משלך לצורך הפניה.