כשאתה כותב מכתב דחייה, חשוב שתשתמש בנייר המכתבים הרשמי של החברה או המוסד שלך.
אם הגשתם אי פעם בקולג 'או אוניברסיטה או למשרה, תדעו איך זה מרגיש שיש לכם עצבני דחייה. ובמקרה שאתה לא עובר, או לא מתקבל, יש תחושה של אימה כשאתה מקבל את מכתב הדחייה. גם אם הוא מנוסח באופן אובייקטיבי ונימוס ככל האפשר, אתה יודע שזו לא חדשות טובות.
חשוב גם שמכתב דחייה ייחתם על ידי רשות מוסמכת בתוך החברה או המוסד.
כתיבת מכתב דחייה היא לא תמיד המשימות הנעימות ביותר, במיוחד בידיעה שהמקבל לא יכול לקחת את זה טוב, לכן חשוב להיות כמה שיותר ענייני ולהציג את הסיבות העומדות מאחורי הדחייה. אם אתה במצב של שליחת סוג זה של מכתב, הנה כמה הצעות להפחתת המכה למקבל.
השתמש בנייר מכתבים ותיעוד רשמיים. כשאתה כותב מכתב דחייה, חשוב שתשתמש בנייר המכתבים הרשמי של החברה או המוסד שלך. זה נותן את הרושם שגם אם אתה דוחה מישהו מהתפקיד או מהגשת הבקשה, אתה עדיין נותן מספיק כבוד בכדי להעניק לו רשמיות זו. אל תתן הודעות דחייה בכתב יד.
חשוב גם שמכתב דחייה ייחתם על ידי רשות מוסמכת בתוך החברה או המוסד. אם מנהל הגיוס או אפילו הבעלים נחתם על מכתב, אז למבקש תהיה הערכה טובה יותר לחברה.
תודה למבקש על הזמן והמאמץ. מועמדים לפתיחות עבודה עוברים בדרך כלל מאמצים רבים בהכנת עצמם. יש את המבחנים בכתב, הגשת קורות החיים ואפילו ראיונות אישיים. הם עשויים לחוש שהם בזבזו את זמנם אם לא תביעו את הערכתכם למאמציהם.
כתוב על איכויות המועמד. כמו כן, כלול במכתבך הערכה של כישוריו, תכונותיו וניסיונו של המועמד. שתף את התוצאות של מבחנים בכתב, ראיונות ומידע רלוונטי אחר, שיכולים להועיל לקידום ציד העבודה שלו.
תן את הסיבה מאחורי הדחייה. תן הצהרה כנה מדוע דחית את המועמד. היו ברורים כי הדחייה שלכם אינה בהכרח משום שכישוריו אינם עומדים בסטנדרטים שלכם, אלא שמצאתם מועמדים אחרים המתאימים יותר לתפקיד, ואולי יש להם ניסיון רב יותר בתחום.
אם המבקש אכן צריך לאסוף ניסיון רב יותר, או אם הוא זקוק לתואר או הסמכה חינוכית מסוימת, היה פשוט גם לגבי זה. לדוגמא, עבודות מסוימות כמו רפואה, תפקידי הוראה ו- IT בדרך כלל דורשות רישיונות והסמכה לפני שמישהו יכול להיות זכאי. באפשרותך לתת המלצותיך לכך, למשל להציע למבקש לבצע את בחינות הרישוי לפני שיחזור להגיש מועמדות שוב.
שמור את פרטי המועמד בתיק. אם זה נוהל החברה לעשות זאת, הסבירו למועמד כי תשמרו על תיקו, ותיצור איתו קשר במקרה שתמצאו עבודה המתאימה לכישוריו.
מנהל משאבי אנוש
המפתח מאחורי כתיבת מכתב דחייה טוב הוא להיות ישר וישר מבלי להציג את הדחייה בהכרח בצורה קשה מדי. כמנהל משאבי אנוש של החברה, באחריותך לוודא שאתה מעסיק את האנשים הנכונים עם הכישורים הנכונים. מצד המבקש, לעומת זאת, עדיף שמכתב דחייה יהיה בונה במקום קריטי.
