מכיוון שאתה כותב בשם החברה שלך, נסה להיות רשמי ולא אישי מדי בעת כתיבת התכתבות עסקית.
עם אורח החיים המהיר של ימינו, אנשי עסקים שוכחים לעתים קרובות את ערך התקשורת הפורמלית. בהתכתבויות בדוא"ל, חברות לרוב מזדמנות יותר ויותר בכתיבה ללקוחות, לשותפים, למשקיעים ולציבור כאחד. עם זאת, יש ערך בכתיבת מכתבים עסקיים טובים, שיכולים לסייע בבסיס אמינותה ומקצועיותה של החברה. אמנם מאמר זה מכסה רק כתיבת מכתבים עסקיים, אך ישנם היבטים רבים אחרים למקצועיות העסקית החשובים לא פחות. אתה יכול ללמוד עוד על שיטות סטנדרטיות אלו של תקשורת והצגה על ידי לקיחת קורסים מקוונים ב ניהול עסקי.
כתיבת מכתבים עסקיים דורשת
כתיבת מכתבים עסקיים דורשת נימה רשמית יותר מאשר בעת כתיבת התכתבות אישית. זכור שאתה מייצג את החברה שלך, ושהאדם שאתה כותב אליו מייצג גם את החברה שלו. לכן, תוכן המכתב צריך לעמוד בפני עצמו ללא קשר לאדם שכותב או קורא אותו, ומכאן ההתמקדות בהתנהלות המקצועית ולא האישית. להלן מספר טיפים שיעזרו בשיפור ההתכתבויות העסקיות שלך.
פנה אל המקבל כראוי. התכתבות עסקית היא בדרך כלל רשמית, ולכן עליך לפנות לנמען באופן רשמי. כלול את כותרתו, תפקידו ושם החברה בכותרת. השתמש ב"מר " או "גב '" אם אינך בטוח. הגברות נכתבות כ"גב '" ללא קשר למצב המשפחתי. הכותרת עשויה להיראות כך:
מר ג'ון דו
נשיא, תאגיד Acme
מר איילה היקר:
השם אחרי "יקירתי" יהיה בדרך כלל גם רשמי. אבל אם אתה כותב קשר עסקי צמוד, השם הפרטי יספיק. אתה יכול לומר "ג'ון היקר", במקום "מר דו היקר". הדבר חל גם במיוחד על שותפים עסקיים, או אם האדם שאתה כותב נחשב לשווה ערך או בן זוג בעסק.
ציין את הסיבה שלך לכתיבה. כשאתה כותב התכתבויות עסקיות, עבור ישר לעניין. המשפט או הפסקה הראשונים צריכים להתייחס למטרת כתיבתך. אתה יכול לומר משהו כזה:
אני כותב לך בהתייחס להזמנה של חמש קופסאות של חיטוי Acme Industrial Strength שהזמנתי לפני שבועיים. אני מצטער להודיע לך שמשרדנו טרם קיבל את ההזמנה האמורה, ואנחנו רוצים לעקוב אחריה עם מחלקת המכירות שלך.
התכתבות עסקית היא בדרך כלל רשמית, ולכן עליך לפנות לנמען באופן רשמי.
היו ספציפיים עם מה שאתם צריכים. אם יש לך פתרון מוצע או אם אתה מצפה לנקוט בפעולה כלשהי, הקפד לכלול את אלה בפסקאות המעקב.
אנחנו לקוחות נאמנים כבר חמש שנים. עם זאת, אנו מקווים שנקבל את ההזמנה שלנו ביומיים הקרובים, או שנאלץ לחשוב מחדש על הקשר העסקי שלנו עם Acme ולחפש ספקים אלטרנטיביים אחרים של חומר חיטוי לתעשייה.
תן למקבל דרך ליצור איתך קשר. בעוד שכתובת ההחזרה שלך כלולה בדרך כלל במעטפה (או בתשובת הדוא"ל, אם אתה שולח את ההודעה בדוא"ל), זה עניין של נוחות לכלול פרטי קשר בהם הנמען יכול ליצור איתך קשר ישירות.
אם ברצונך לספק כמה הבהרות או עדכונים, אנא שלח לי דוא"ל בחזרה לכתובת xyz@company.com, או שאתה יכול להתקשר אלינו למספר 555-1212 בשעות העבודה.
ואז סיים את ההתכתבות שלך בברכות הסיום הרגילות כמו "בברכה", או "בברכה", ואז שמך וחתימתך.
היה רשמי. מכיוון שאתה כותב בשם החברה שלך, נסה להיות רשמי ולא אישי מדי בעת כתיבת התכתבות עסקית. אם אתה כותב למישהו שאתה מכיר באופן אישי, אתה יכול לכלול כמה שורות של ברכות אישיות, בהתאם למצב (למשל, אם זה חג). אחרת, היצמד לנושא ושמור עליו קצר ופשוט.
צפה באיות ובדקדוק שלך. אתה לא רוצה להיתקל כבלתי כשיר או רשלני, מכיוון שהדבר עשוי לשקף את העסק שלך או את החברה שלך. לכן, בדקו ובדקו שוב את מכתבכם לגבי שגיאות כתיב ודקדוק. מעבדי תמלילים כוללים בדרך כלל בדיקות איות ודקדוק מובנות. זה לוקח רק כמה דקות להריץ את אלה. אבל הדרך הטובה ביותר לבדוק היא עדיין דרך העיניים האנושיות. אם אינך בטוח לגבי איות ושימוש במילים, בדוק את המילון. אם אינך בטוח להשתמש בפיסוק נכון, התייעץ עם כתיבת ספרי יד.
כתיבה עסקית כולה קשורה לתקשורת אפקטיבית. בקש מעמית לקרוא טיוטה למכתבך. אם הוא מבין את הנקודות שלך ללא קושי, אז עשית מכתב עסקי טוב. תוכל ללמוד עוד על תקשורת עסקית עם כמה שיעורים עסקיים מקוונים.
