כתובות יפניות שונות מאוד מכתובות מערביות סטנדרטיות. במקום שהבניינים שלהם יוצבו בתצורת רשת ויזמנו ברצף, כתובות יפניות נוצרות כרונולוגית עם בניית הבניינים. בנוסף לכך, רחובות צדדיים יפניים מסומנים לעתים נדירות. זה הופך את מערכת ההתייחסות למורכבת קצת יותר ממה שהמערבים רגילים לה. זה כמעט בלתי אפשרי עבור זר לאתר כתובות יפניות ללא עזרה מצד המקומיים. למרבה המזל, כדי להקל על העניינים, סניף הדואר היפני יקבל מגוון פורמטים.
כתובות יפניות סטנדרטיות מתחילות במיקוד בן 7 ספרות ואחריו המחוז. זוהי החלוקה הגדולה ביותר במדינה. לדוגמא, טוקיו, אוסקה וקיוטו הן מחוזות. המידע השני הוא העירייה. בהתאם למיקום זה יכול להיות עיר, מחלקה מיוחדת, מחוז, עיירה או כפר. גוש העיר, המחוז ומספר הבית הם הבאים. החלק האחרון הוא שם המקלט.
מידע זה מאורגן לפי השלבים הבאים:
כתובות יפניות מקומיות:
בשורה הראשונה-
- מיקוד,
- מחוז,
- סיטי ואוורד (קו),
-הקו השני-
- מספר חסום (chome),
- מספר מגרש (איסור),
- מספר בניין (עבור),
-הקו השלישי-
- שם הנמען (שם המשפחה נכתב תחילה)
הנה דוגמה לכתובת היפנית של מר היראטו נקיאמה מהעיר קיוטו ביפן, מחלקת פושימי, גוש 3, חלקה 4, בניין 11:
601-1437 קיוטו-פו, פושימי-קו, (מחוז, עיירה או כפר אם רלוונטי)
3 חדרים, 4 באן, 11
שערים, נקאיאמה היראטו
הפורמט הבינלאומי של כתובות יפניות מורכב מאותם שלבים עם הוספת יפן שנכתבה כשורה האחרונה.
כתובות יפניות בינלאומיות:
בשורה הראשונה-
- מיקוד,
- מחוז,
- סיטי ואוורד (קו),
-הקו השני-
- מספר חסום (chome),
- מספר מגרש (איסור),
- מספר בניין (עבור),
-הקו השלישי-
- שם הנמען (שם המשפחה נכתב תחילה)
-הקו הרביעי-
- יפן
601-1437 קיוטו-פו, פושימי-קו, (מחוז, עיירה או כפר אם רלוונטי)
3-חדרים, 4-באן, 11-go,
נקיאמה היראטו
יפן
שירות הדואר היפני יקבל גם כתובות שנכתבו בסגנון מערבי.
כתובות יפניות בסגנון מערבי:
-הקו הראשון-
- שם האדם ושמו.
-הקו השני-
- מספר חסום,
- מספר מגרש,
- מספר בניין,
- מחוז, עיירה או כפר אם רלוונטי
-הקו השלישי-
- מחלקה,
- מחוז, עיר,
- מיקוד,
- מדינה (אם בינלאומית)
מר היראטו נקיאמה,
3-4-11, (מחוז, עיירה או כפר אם רלוונטי)
פושימי-קו, קיוטו 601-1437, יפן
אם לא עוקבים אחר פורמטים אלה במדויק, סביר להניח ששירות הדואר היפני עדיין יוכל למסור את המכתב למיקומו. זה עלול לקחת מעט זמן.