כתיבת מכתב פירושה לקחת בחשבון את הנמען המיועד וכן את המסר הכללי. ישנם שני סוגים עיקריים של מכתבים - מכתבים עסקיים ואישיים. מכתב עסקי עשוי להיות מכתב מכירה או מכתב המודיע ללקוחות, עובדים או בעלי מניות על אירועים המתרחשים בתוך העסק. מכתב אישי הוא בדיוק זה - אישי. זה עשוי להיות מורכב מפריטים אישיים רבים ושונים המיועדים לחברים, בני משפחה או מכרים.
- אותיות עסקיות: יש לעצב מכתב עסקי עם קו נתונים מוצדק שמאלי במרחק של שני סנטימטרים מלמעלה כדי לציין את תאריך סיום המכתב. לאחר מכן מופיעה הכתובת המלאה של השולח ממש מתחת לקו הנתונים, ללא שם או כותרת. מתחת לזה צריכה להיות כתובת הנמען, כולל השם או הכותרת. לאחר מכן, על המכתב להיות ברכה המציינת את המקבל בשמו. לאחר השארת ריק אחד, יש להשאיר את החלק בגוף של המכתב מוצדק ולהשאיר ריק בין כל פיסקה.
הגוף צריך להיות אות תמציתית ונקודה שמתחילה בסקירת פיסקה על נקודת האות. על הפסקאות הבאות לגבות את הנקודה בסוג כלשהו של ראיות, והפסקה האחרונה צריכה להיות מסקנה העוטפת את הנקודה וקוראת לצורה כלשהי של פעולה מצד המקבל. הסגירה צריכה לבוא ממש מתחת לסוף הפסקה האחרונה, והמילה הראשונה צריכה להיות באותיות רישיות. אנשים רבים משתמשים ב"כבוד "כסגירה רגילה, אך" תודה "או כל סגירה אחרת שנשמעת מקצועית תעבוד. שם השולח צריך להגיע שלוש עד ארבע שורות לאחר הסגירה כדי לאפשר מקום לחתימה בכתב.
- מכתבים אישיים: מכתבים אישיים מוגבלים הרבה פחות על ידי צורה או תוכן, אך לרוב יהיו בהם חמישה חלקים. הכותרת היא בדרך כלל קו נתונים בראש העמוד. לאחר שורה שדילגה עליו, כתוב ברכה, שתשתנה במידת הפורמליות שלה. זה יכול היה לקרוא " דודה יקרה מטילדה " או "ברכות", או סתם "היי!"
גוף המכתב האישי יורכב מפסקאות מוטות או מוצדקות משמאל, ואין להן צורה מוגבלת. כל מידע שתרצו להעביר הוא בסדר. כל שעליך לעשות הוא לצפות בשגיאות דקדוק ואיות. הסגירה היא גם פחות רשמית מאשר במכתב עסקי. כמה דוגמאות לכך הן "שלך באמת", "אהבה" ו"החבר שלך. " לאחר הסגירה, שמך צריך להיות כשלוש שורות מתחתיו כדי לפנות מקום לחתימה בכתב. אם המכתב בכתב יד, הריווח הנוסף מיותר.
