אם אתה באמת לא יכול להמליץ על האדם לתפקיד, אל תסכים לכתוב מכתב.
קבל טיפים לכתיבת מכתב המלצה למשרות, מכללות ועוד
ישנן סיבות רבות לכך שתתבקש לכתוב מכתב המלצה. אולי עובדת לשעבר זקוקה להתייחסות בקו עבודתה החדש, עוזרת הבית שלך רוצה לקבל לקוחות חדשים, הבייביסיטר האהובה עליך מחפשת את העבודה "האמיתית" הראשונה שלה, או שהמתמחה הוותיקה שלך פונה למכללה. למרות שמכתב המלצות במכללה עשוי להשתנות מעט ממכתבי המלצה למשרות, עדיין תוכל להשתמש באותו פורמט בסיסי.
האדם שמבקש ממך את המכתב עשוי לתת לך מעטפה מוטבעת מפושטת, מה שמקל על עבודתך.
לא משנה מה הנסיבות, יש כמה הנחיות שתוכלו לעקוב אחריה בעת כתיבה.
אם אתה באמת לא יכול להמליץ על האדם לתפקיד, אל תסכים לכתוב מכתב. קשה מספיק לתאר ולקדם במדויק את המאפיינים החיוביים של האדם. קשה כפליים לסובב את התכונות השליליות של מישהו למשהו שדומה למחמאה. אז אל תנסו אפילו.
במקום זאת, אתה יכול לומר לאדם: "אני מצטער, אבל אני באמת לא חושב שאני האדם הטוב ביותר לכתוב את המלצתך." אם הוא או היא דוחפים לקבלת הסבר, אתה יכול לומר להם שלא עבדת איתם מספיק קרוב כדי להכיר באופן מלא את סגנון העבודה או האתיקה שלהם. או להיות כנים באכזריות, "אני לא חושב שאתה מתאים לחברה הזו. צוות המכירות שלהם מסתמך רבות על עבודת צוות, ותמיד נראה שאתה עובד כאן באופן עצמאי טוב יותר." או, "אמנם אני יכול להעריך את האופן שבו אתה מסתכל לעתים קרובות על התמונה הגדולה, אבל אני יודע שמרי זקוקה למישהו שממוקד מאוד בפרטים."
לאחר שהסכמת לכתוב את מכתב ההמלצה, בדוק אם יש תאריך אחרון וקבל את שמו והכתובת הנכונים של הנמען. האדם שמבקש ממך את המכתב עשוי לתת לך מעטפה מוטבעת מפושטת, מה שמקל על עבודתך. אם מדובר במכתב כללי שמחפש העבודה עשוי להשתמש בו בנסיבות שונות במשך שנים קדימה, אתה יכול להשתמש ב"למי זה עשוי לחשוש "או פשוט להתחיל את מכתבך ללא הצדעה.
שאל את מחפש העבודה אם יש משהו שהוא רוצה שהוא יקבל. זה יעזור לך הביתה בנקודות שיעזרו לו או לה לקבל את העבודה. כתיבת מכתב המלצה יכולה להיות קשה אם אינך מודע לאילו כישורים הנמען צריך להיות מודגש.
התחל את המכתב בהצגת עצמך והסבר את יחסיך למחפש העבודה: "כסגן נשיא שיווק בחברת XYZ, אני מעסיק את ג'ניפר ג'ונס כעוזרת הבכירה שלי בשלוש השנים האחרונות."
ואז פרט מה מחפשת העבודה עשתה בתפקידה הנוכחי. שים לב כיצד משימות שביצעה בעבודתה הנוכחית יכולות להתייחס לתפקיד אליו היא פונה, והסביר כיצד התבלטה אצלך בעבודה: "כעוזרת שלי, ג'ניפר קבעה את כל הפגישות שלי, ענתה לטלפון שלי, פתחה את הדואר שלי., הגישה ניירת וסידרה את נסיעותיי העסקיות. למרות שתמיד הייתה עוזרת אדמיניסטרטיבית נהדרת, היא באמת הראתה את כישרונותיה האמיתיים בשיווק מאז שהחלה להשתתף בישיבות סיעור המוחות השבועיות שלנו. מנהלי ההנהלה בחברה העריכו את הערותיה התובנות, והם השתמשתי בהרבה מההצעות שלה בקמפיין המיתוג החדש שלנו. "
הצע כמה פרטים שיעזרו לך להמחיש מדוע אתה ממליץ על אדם זה לתפקיד. אל תשכח להזכיר לא רק את מוסר העבודה של מחפש העבודה, אלא גם את תכונותיו האישיות. יש כמה מאפיינים, כמו להיות "שחקן קבוצתי", "עובד קשה", "עמית ידידותי" או "אדם אופטימי", שמושכים כל מעסיק: "היא לקחה לאחרונה את הענק (ובלתי אסיר תודה משימת הכנת מצגת מולטימדיה לסניפים הזרים שלנו, כל זאת תוך המשך עבודתה הניהולית הקבועה. ג'ניפר סיימה את הפרויקט החשוב הזה בזמן עם חיוך על פניה - למרות שאני יודע שהיא עבדה לילות מאוחרים רבים כדי להשלים אותו.זו רק דוגמה אחת לאופן שבו ג'ניפר עשתה עלינו ללא הרף כאן ב- XYZ. "
השתמש לפחות בשלושה תארים כדי לתאר את מחפש העבודה ולחתום: "אם הייתי צריך לתאר את ג'ניפר ג'ונס בקומץ מילים, הייתי אומר שהיא חרוצה, מוכוונת לפרטים, חכמה ושחקנית קבוצה - בדיוק הסוג אדם שהיית רוצה בחברה שלך. למעשה, הלוואי שיהיה לנו מקום לג'ניפר כאן ב- XYZ, אבל נכון לעכשיו, עמדות השיווק ברמת הכניסה שלנו ממלאות. היא תתאים באופן מושלם כשותפה לשיווק. ב- ABC. אני מציע לך לחטוף אותה לפני שמישהו אחר יעשה זאת. אם יש לך שאלות, אל תהסס לפנות אלי. "
אל תשכח לבדוק את האיות שלך בעבודה. אולי תרצה לחבר או לעמית לקרוא את המכתב שלך לפני שתשלח אותו בדואר. תמיד טוב שמערכת העיניים השנייה תבדוק את כל מה שכתבת - במיוחד משהו חשוב כמו מכתב המלצה.
