להיות פקיד קבלה טוב לא מסתיים בלהצביע בפני לקוח או אורח איפה לשבת ואיפה לחכות. תפקידיו של פקיד קבלה עשויים להיות מוגבלים לעיתים לפעולות כאלה, אך אם ברצונכם להיות פקיד קבלה טוב עליכם לדעת כיצד להראות לאורח היכן להמשיך בדרך האדיבה והמכובדת ביותר. שימו לב שפקיד קבלה הוא האדם הראשון שקצין או אורח פוגש עם כניסתו למשרדכם. אדם זה הוא זה שייתן את הטון למשרד. תוכלו להבריח לקוחות פוטנציאליים או למשוך לקוחות נוספים. ישנם צעדים מסוימים שאתה יכול לשקול אם אתה רוצה להיות פקיד קבלה טוב.
- לא לרכל. עם כניסתך לתפקידיך ומקום עבודתך, עבודתך מתחילה מיד. אם מישהו יראה אותך מרכל, זה עשוי להיות כיבוי גדול עבור לקוח פוטנציאלי שנכנס למשרד שלך. זה יגרום להם לחשוב שמדברים עליהם גם מאחורי גבם ויהיו נבוכים לחזור למשרד. לפיכך, הלקוח הפוטנציאלי כי יהיה להביא את העסק טוב אל חברה הולך לאיבוד.
- ענה לטלפון בחום. יש משרדים שמאבדים את לקוחותיהם בגלל הדואר הקולי המוקלט שהופך כעת לטרנד בעסק. לקוח מסורתי ירצה שמישהו יטפל בו באדיבות ובכבוד הראוי. ענה לטלפון בחיוך. אתה חייב להיות מסוגל להראות את החיוך הזה למרות שאתה פשוט מדבר בטלפון. טון הקול וההטיה שלך הם בדרך כלל האינדיקציה למה שאתה מרגיש.
- להיות אזור חיץ עבור עמיתיכם לעבודה. זה בעצם אומר שאתה מתנהג כמי שעוקב אחרי האם מישהו מהצוות האחר עסוק באדם מסוים או בעבודה. זאת בכדי להימנע מכל תמיכה ברגע האחרון עבורם שתעכב את עבודתם וכנראה תעכב את התקדמות המשרד כולו. דע מתי לפעול כחוצץ, הסבר ללקוח בנימוס שלא ניתן להפריע לצוות האמור או שהוא בפגישה עם לקוח אחר. היו כנים אם אפשר, אם לא תשקרו שקר לבן שיועיל לכולכם.
- הביאו לקוחות. אתה כאדם הראשון שהלקוח פוגש חייב להיות מסוגל למכור לו משהו. אם הלקוח מתבקש להמתין, למכור כמה שיותר מוצרים או שירותים. שמור על השולחן שלך מלא בחוברות של מוצרי החברה ושירותיה. כל תבלינים נוספים כמו קפה וסוכריות חייבים להיות בהישג יד בקלות, כך שתוכלו להציע להם את זה בזמן ההמתנה בנוחות.
תפקיד פקיד קבלה הוא לרוב הפונקציה הכי פחות מאומנת במשרד. לעתים קרובות התעלמו ממשרד משאבי אנוש מתפקיד זה כתחום מינימלי של התחשבות בעת העסקת אנשי מקצוע. עם זאת, התפקיד דורש יותר מסתם פרצוף יפה בימינו.
