איך להיות פקיד קבלה נהדר?

פקיד הקבלה הוא אחד העובדים המוערכים אך לא חשובים מאוד במשרד. האדם הראשון שלקוח פוטנציאלי יפגוש הוא פקיד הקבלה, ופקיד הקבלה אחראי על יצירת אווירה מקסימה ומקצועית במשרד. אם אתה עובד כפקיד קבלה, כך תוכל לעבוד בצורה יעילה ככל האפשר.

• חייכו. בין אם אתה מודה בכך ובין אם לאו, חיוך הוא למעשה חלק מתיאור התפקיד שלך כפקיד קבלה. כשם שנציג שירות הלקוחות מוטל על המשימה לגרום ללקוח להרגיש רצוי ומובטח, מוטלת עליכם המשימה לגרום ללקוחות להרגיש בבית ובנינוחות במשרד. אתה תמיד צריך לוודא שאתה מברך כל לקוח בלחיצת יד טובה ובחיוך. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא לסלק את הלקוח שלך רק בגלל שאתה נראה לא נעים או גס. זכרו, כמעט כל המשרדים והתעשיות תחרותיים מאוד כיום. אין לך מקום להיראות סנובי, אלא אם כן אתה בטוח שאין ללקוחות אפשרות אחרת מאשר לקבל שירותים מהמשרד ממנו אתה עובד.
• להתלבש. וודא גם שאתה מציג את עצמך בכבוד במשרד. ניתן לעשות זאת על ידי בחירת בגדים מתאימים. אתה לא צריך ללבוש בגדים יקרים מאוד, ואתה לא צריך להראות כמו דוגמנית-על כשאתה הולך לעבודה. אתה צריך להיראות הגון ומקצועי, עם זאת. בחר בגדים שמתאימים למשרד, אך נוחים ומחמיאים לגזרה שלך ולפנים שלך.
• קול. מענה לטלפון זו משימה נוספת עבור פקיד הקבלה. למרות שהאדם בקצה השני של הקו לא יוכל לראות אותך, אתה אמור לחייך כשאתה עונה לטלפון. חיוך בזמן שאתה מדבר יגרום לקולך להיראות הרבה יותר אופטימי ובהיר, וזה מה שהאדם בקצה השני של הקו יוכל להעריך. וודא גם שאתה מברך את המתקשר באדיבות ובכבוד.

  

• גרייס. חלק מהאתגרים הגדולים ביותר שתעמוד בפניך בעבודה כפקיד קבלה הם הלקוחות חסרי הסבלנות או הגסות. אי אפשר להימנע מאלה. לא משנה כמה הלקוחות יהיו גסים, עם זאת, זכרו שהם עדיין לקוחות והם עדיין האנשים שמשלמים את החשבונות במשרד בסופו של יום - כולל השכר שאתם מקבלים. ככזה, עליכם ללמוד כיצד להתמודד ולנהל אינטראקציה עם אנשים כאלה בחסד.
• תקשיב. לסיום, עבדו על כישורי ההאזנה שלכם. בתור פקיד הקבלה, תדבר עם לקוחות רבים ותפנה אותם לאנשי המקצוע שעובדים במשרד. עליכם לדעת מה הבעיות שלהם כדי שתוכלו להפנות אותם למומחה הנכון. בעת ההאזנה, הקפד לרשום הערות כדי שתוכלו להעביר את המידע לממונים עליכם מבלי להחמיץ פרטים מכריעים.

בצעדים אלה, אתה אמור להיות מסוגל לעבוד כפקיד קבלה יעיל.